Cómo organizar un club de senderismo

A las ocho menos veinte de un domingo por la mañana, catorce personas esperan en un estacionamiento de ripio a la entrada de un parque nacional. La mayoría lleva mochila de día, botas y uno o dos litros de agua. Una lleva una bolsa de tela, zapatillas de lona y el celular con el once por ciento de batería. La caminata empieza en veinte minutos, y quien guía la salida hace tres cosas a la vez: cuenta cabezas, confirma que alguien en casa sabe que el grupo está ahí, y piensa en silencio cómo decirle a la persona de zapatillas de lona que hoy no es su día.

Ese estacionamiento es el club entero en miniatura. Un club de caminatas parece la organización más simple del deporte comunitario. No hay cancha que mantener, ni fixture, ni cantina, ni uniformes, ni árbitros. Lo que realmente gestiona es una operación de gestión de riesgos con vistas excelentes, y su recurso más escaso no es el dinero ni las instalaciones: son voluntarios capacitados y dispuestos a hacerse responsables de otras personas en lugares donde la ayuda está a horas de distancia, y a veces a un día entero.

Esta guía es para la comisión directiva de un club de caminatas, senderismo o excursionismo, tenga treinta socios u ochocientos. Explica cómo clasificar las salidas para que cada persona elija bien, cómo formar y retener guías, cómo evaluar a los participantes sin dejar de ser acogedores, cómo escribir un plan de comunicación y un procedimiento por retraso que funcionen de verdad a las 9 de la noche de un domingo lluvioso, y cómo organizar salidas de varios días con su transporte, permisos, reservas y dinero. Los sistemas no son complicados. Solo tienen que existir antes del día en que los necesites.

Cómo es el año de un club de caminatas

La mayoría de los clubes funcionan con un programa continuo en lugar de una temporada, y el programa es el producto del club. Los socios no renuevan porque les guste la comisión directiva; renuevan porque había algo en el calendario que valía la pena anotar en su agenda.

Publica el programa con al menos un trimestre de anticipación y fija las fechas antes que los destinos. Los guías se anotan en una fecha mucho antes de comprometerse con una ruta, y dos semanas vacías en el programa son valor para los socios que nunca recuperas. Dale a un integrante de la comisión directiva la tarea de conseguir guías para cada fecha: es un trabajo de teléfono, no de correo, y lleva unas dos horas por trimestre.

La mayoría de los clubes de caminata se afilian a un organismo regional o nacional de senderismo o montañismo. La afiliación suele ser la vía para que el club acceda a un seguro de responsabilidad civil, a trayectos de formación de guías y a una voz colectiva ante los organismos que administran los parques y las tierras públicas. Confirma exactamente qué incluye tu cobertura para recorridos fuera de sendero, rápel y barranquismo antes de programar cualquiera de esas actividades, y lee ¿nuestro club necesita un seguro? junto con tu certificado de seguro.

Cómo clasificar las salidas para que nadie llegue a la caminata equivocada

Una sola letra de dificultad no es información suficiente para que alguien tome una buena decisión sobre su propio cuerpo. Las categorías son un atajo para los habituales del club y no significan nada para la persona nueva que leyó la página web dos veces y quiere ser prudente.

La solución es aburrida y eficaz: publica cuatro números con cada salida, siempre.

1. Distancia real sobre el terreno, no la longitud del sendero marcado.
2. Desnivel positivo total, que predice el esfuerzo mucho mejor que la distancia.
3. Horas de caminata previstas, incluidas las pausas, porque es lo que la gente usa para planificar su día.
4. Tiempo de viaje en auto de ida y de vuelta, porque un viaje de cuatro horas en total cambia quién puede ir.

Después asocia una categoría a esos números, para que se refuercen entre sí.

Dos reglas hacen que un sistema de clasificación funcione. Primero, el guía clasifica la salida y la comisión directiva no la suaviza: bajar la categoría de una caminata para atraer gente es la forma de terminar con un grupo de seis que avanza a tres velocidades distintas. Segundo, clasifica las condiciones, no el mapa. La misma ruta es de categoría 2 con el clima seco del otoño y de categoría 4 con roca mojada, nubes bajas y un arroyo crecido, y tu descripción debería decirlo.

Una plantilla de descripción de salida que puedes copiar

Cada salida del programa debería tener los mismos campos, en el mismo orden, para que los socios aprendan dónde mirar.

• Fecha, punto de encuentro, hora de encuentro y tiempo de viaje en auto de ida y de vuelta
• Categoría, más los cuatro números
• Resumen de la ruta y el nombre de la carta topográfica o de la zona
• Lo que el grupo no va a hacer; por ejemplo, ningún cruce con el agua por encima de la rodilla, ningún descenso por la quebrada si está mojada
• Requisitos previos, dichos con claridad (por ejemplo, dos caminatas de categoría 3 completadas con el club)
• Cupo del grupo y cómo reservar, incluida la fecha límite de reserva
• Lista de equipo, destacando cualquier cosa fuera de lo común (linterna frontal, polainas, casco, agua extra)
• El nombre del guía y cómo contactarlo antes del día, no esa misma mañana
• El texto sobre cancelación y horarios límite

La línea de requisitos previos es la oración más útil de toda la plantilla. Traslada la conversación incómoda desde el estacionamiento a las 7:40 de la mañana a una página web a las 9 de la noche del martes anterior, donde nadie tiene por qué pasar vergüenza.

Guías: construir la escalera antes de necesitarla

Haz la cuenta una vez y va a cambiar cómo actúa tu comisión directiva. Un club con dos salidas por semana necesita unas 104 jornadas de guía por año. Si una carga cómoda para un guía voluntario es de seis salidas por año, hacen falta unos dieciocho guías activos. La mayoría de los clubes descubre que tiene siete, de los cuales tres guían casi todo y uno está agotado en silencio.

La escalera de guías

Trata el rol de guía como un camino con peldaños visibles, y suma gente al primer peldaño todo el tiempo.

Qué debería tener un guía

Los requisitos varían según el club y el terreno que programa, así que toma esto como orientación general y confirma los detalles con tu organismo rector o la autoridad correspondiente. La mayoría de los clubes termina exigiendo un certificado de primeros auxilios vigente para todos los guías, una certificación en primeros auxilios en zonas remotas o agrestes para cualquier salida a más de unas pocas horas de un camino, una competencia en orientación demostrada y evaluada por otro guía, y una habilitación registrada para cada categoría que la persona está aprobada para guiar. Llévalo en un registro, no en la memoria colectiva: una planilla con nombres, categorías aprobadas, vencimiento de primeros auxilios y última salida guiada te dice de un vistazo quién necesita una actualización y quién dejó de guiar sin decir nada.

Lo que un guía asume de verdad

Sé honesto con los guías nuevos sobre esto, porque la vaguedad es lo que asusta a la gente. Un guía no es un guía profesional ni garantiza la seguridad de nadie. Acepta la responsabilidad de planificar una salida adecuada a la categoría anunciada, de no aceptar a quienes no están equipados para ella, de tomar decisiones prudentes cuando cambian las condiciones y de seguir el plan de comunicación del club. Dilo en voz alta, ponlo en un acuerdo de una página para guías y haz que la comisión directiva firme la misma página: los guías que saben que la comisión va a respaldar una cancelación cancelan con mucha más facilidad.

Sumar gente a este camino es el mismo problema que tiene todo club, solo que con más en juego. Cómo conseguir voluntarios para el club cubre cómo hacer el pedido, y el truco propio de los clubes de caminatas es dividir el rol: el puesto de cierre del grupo, que no implica más que caminar último y llevar una campera de repuesto, se convierte en un guía en dos temporadas más seguido que con cualquier campaña de captación.

Evaluar a los participantes sin dejar de ser acogedores

Evaluar suena poco amable. Bien hecho, es lo contrario: es cómo evitas el momento en que alguien pasa vergüenza delante de todos en el punto de encuentro, y cómo evitas el momento en que un grupo de doce baja de noche por una ladera cuidando a una persona agotada.

Cuatro mecanismos hacen casi todo el trabajo.

• La caminata de introducción. Cada socio nuevo hace una caminata fácil o moderada con un guía designado antes de reservar algo de categoría 3 o superior. Se presenta como una bienvenida, no como una prueba, y es donde un guía se forma una opinión reservada sobre el estado físico, el calzado y el criterio de la persona.
• Una declaración propia al asociarse. Pide los datos de contacto de emergencia, las condiciones médicas relevantes que el guía debería conocer, los medicamentos que lleva y cualquier historial de lesiones. Explica con claridad por qué lo pides, quién lo ve y que solo se abre en una emergencia. Guárdalo una vez, en un solo lugar, y no en las bandejas de entrada de siete guías.
• Requisitos previos en la publicación de la salida. Si se dicen de antemano, rechazan por ti.
• Un control de equipo en el punto de encuentro. Publicado de antemano como lista, revisado en treinta segundos y aplicado a todos, incluido el guía.

Dales a los guías un texto para decir que no, porque la mayoría de la gente evita una confrontación que no ensayó. Algo así: "Lo siento, la caminata de hoy requiere botas con apoyo en el tobillo y tres litros de agua, y no puedo llevarte sin eso. Ven a la caminata por sendero del domingo: es muy linda y te presento al grupo." Firme, concreto, y termina con una invitación en lugar de un rechazo.

Cuando caminan menores con el club, aplica las mismas políticas de protección infantil que cualquier organización comunitaria: verificación de antecedentes para los adultos en roles de guía, una madre, un padre o un tutor presente o una delegación explícita, y un código de conducta claro. Los requisitos cambian según la jurisdicción, así que consulta con tu organismo rector o la autoridad correspondiente. Normas de protección infantil para clubes deportivos es un buen marco para empezar.

Planes de comunicación, radiobalizas y el procedimiento por retraso

Esta es la sección que distingue a un club de caminatas de un grupo de amigos que camina. Cada salida que sale de la zona de cobertura celular necesita un plan escrito que responda una pregunta: si este grupo no vuelve, ¿quién se da cuenta, cuándo y qué hace?

El registro de la salida

Un registro por salida, en manos de alguien que no participa. Contiene:

• Nombre de la salida, categoría, fecha, guía y asistente, con sus números de celular
• La lista completa del grupo con sus contactos de emergencia
• La ruta prevista, incluidas las rutas de escape planificadas y cualquier alternativa que el guía pueda elegir
• Dónde se van a estacionar los autos, con sus números de patente o placa
• Hora prevista de regreso a los autos y hora prevista del mensaje de "todos bien"
• Qué medios de comunicación de emergencia lleva el grupo, incluido el número de registro de la radiobaliza
• El nombre y el número de la persona de guardia del club ese día

La persona de guardia

Asigna por turnos a un integrante de la comisión directiva o a un guía con experiencia como persona de guardia cada fin de semana. Su tarea es guardar los registros de las salidas, tener el teléfono encendido y seguir el cronograma de escalamiento. Es una tarea pequeña y casi siempre tranquila, y justamente por eso tiene que estar asignada por turnos y no darse por sentada.

Publica esos horarios para los socios. La mitad del valor de un procedimiento por retraso está en que los caminantes saben que una llegada tardía va a disparar llamadas, así que mandan el mensaje de "todos bien" antes de ir a tomar un café.

Cómo elegir el equipo de comunicación

Una o dos radiobalizas propias del club, prestadas con un registro firmado de salida, son de los mejores equipos que puede comprar una comisión directiva. Mantén los datos de registro actualizados a nombre del club, con un contacto designado que no sea la persona que la lleva.

Registra cada radiobaliza del club ante la autoridad de registro de radiobalizas que corresponda donde estás, y asegúrate de que los contactos que figuran sean personas que vayan a atender a las seis de la mañana de un domingo. En una emergencia, el grupo llama al número de emergencias donde haya señal y activa la radiobaliza donde no la haya. Donde el fuego es un riesgo estacional, programa según los índices oficiales de peligro de incendio como una regla fija, no como algo a criterio, y cancela automáticamente los días de peligro extremo o cuando haya una prohibición de hacer fuego declarada en la zona de la caminata.

Salidas de varios días: transporte, permisos y reservas

En cuanto una salida necesita camas, permisos o un traslado, deja de ser una caminata y se convierte en un pequeño proyecto con dinero de por medio. Organízala con un cronograma.

La disciplina con el dinero importa más de lo que la gente cree. El club suele adelantar las señas, así que publica una política de cancelación en el mismo momento en que publicas la salida y aplícala sin excepciones: seña reembolsable hasta el cierre de reservas, reembolso de la mitad hasta una fecha indicada y sin reembolso después, salvo que el lugar se vuelva a vender a alguien de la lista de espera. Ponlo por escrito en la publicación. Todo club que se saltea esto termina con un tesorero persiguiendo personalmente a cuatro personas por la reserva de un refugio que nadie usó.

El transporte es por donde se escapa la buena voluntad. Fija una tarifa publicada de aporte por kilómetro, divide el total por la cantidad de personas en el auto sin contar a quien maneja, e indícalo en la publicación para que nadie negocie en un estacionamiento al amanecer. Mantén la regla de que quien maneja no pone de su bolsillo y quienes viajan como pasajeros no pagan de más, revisa la tarifa cada año cuando cambia el precio del combustible, y aclara quién paga la entrada al parque y los peajes.

Los permisos y las reservas son la restricción alrededor de la cual planificas, no lo último que haces. Las rutas populares de varios días en casi todos los países funcionan hoy con cupos, sorteos o ventanas de reserva que abren con meses de anticipación y se agotan en minutos, y una reserva del club para diez personas es más difícil de conseguir que una reserva privada para dos.

En muchos parques nacionales y áreas protegidas, las reservas de campamentos y refugios ahora se hacen por sistemas de reserva en línea, con permisos obligatorios para muchas caminatas con pernocte y límites al tamaño de los grupos en zonas agrestes. Algunas rutas populares liberan los lugares con meses de anticipación y se agotan rápido, y algunas tarifas de reserva no son reembolsables. Revisa también las reglas del administrador del terreno para actividades grupales: a veces los clubes organizados necesitan un permiso de grupo aparte o una licencia de tipo comercial para cualquier cosa que parezca una actividad guiada.

Dinero, equipo y el fondo de equipamiento

Las finanzas de un club de caminatas son agradablemente simples, y vale la pena proteger esa simplicidad.

Lleva un registro de equipo con fecha de compra, vida útil y costo de reemplazo: las radiobalizas tienen fecha de vencimiento de batería, las cuerdas y los arneses tienen fecha de retiro, y los botiquines tienen insumos que vencen en silencio dentro de un armario. Divide el costo de reemplazo por la vida útil restante y tómalo como un gasto anual desde ahora. La plantilla de registro de equipos del club te da las columnas.

Fija una cuota individual que cubra la afiliación, el seguro y la administración, con una tarifa por hogar que cueste menos que dos cuotas individuales, más un pequeño cargo por salida si tus costos dependen de cuántas veces sale la gente. Las salidas de varios días se cobran al costo. Vale la pena buscar subsidios para equipos de seguridad y capacitación de voluntarios a través de organismos que financian el deporte y la recreación y de programas comunitarios locales: cómo escribir una solicitud de subsidio explica la disciplina de la solicitud.

Incidentes, casi accidentes y la evaluación posterior

Registra todo, incluso lo que terminó bien. Un casi accidente (el resbalón en el tronco mojado, la persona del grupo que se quedó sin energía a dos horas de los autos, el arroyo que estaba más crecido de lo que el guía esperaba) es información gratuita sobre un sistema que está a punto de fallar de verdad.

Que sea lo bastante liviano como para que los guías lo hagan. Un formulario breve, enviado dentro de la semana, que registre qué pasó, dónde, quiénes estaban involucrados, qué se hizo y qué cambiaría el guía. La comisión directiva revisa el registro cada trimestre y busca patrones, no culpables: tres incidentes por calor en un verano son un problema del programa, no de un guía. Usa la plantilla de formulario de reporte de incidentes como estructura inicial, y enmárcala con la gestión de riesgos en clubes deportivos, que cubre el registro de riesgos que debería llevar tu comisión directiva.

Cuando un incidente incluye una lesión que requiere atención o una operación de búsqueda y rescate, repórtalo pronto a tu aseguradora y a tu organismo rector y sigue su procedimiento. Esto es información general y no asesoramiento: tu organismo de afiliación va a tener obligaciones de reporte específicas, y conviene leerlas antes de necesitarlas.

Llevar el papeleo de las salidas sin planilla en mano

Casi todos los sistemas de esta guía son administración, y la administración es lo que agota en silencio a las comisiones directivas de los clubes de caminatas: un programa repartido entre un boletín y un grupo privado, reservas en la bandeja de entrada de un guía, fichas médicas en una carpeta que alguien se llevó a su casa y un registro de salida que vive en un papelito en la cocina de la persona de guardia. ClubHelix pone todo el ciclo de las salidas en la página web de tu propio club: eventos con límites de cupo y listas de espera para el programa, confirmaciones y asistencia para que el guía tenga una lista exacta del grupo en su celular, descargos digitales firmados una sola vez al asociarse en lugar de a las apuradas en el punto de encuentro, y reporte de incidentes para que los casi accidentes queden en un registro y no en una charla. Los socios, los contactos de emergencia y las notas médicas están en una sola lista de socios que tus guías pueden ver y nadie más.

Los clubes cuyo calendario completo son actividades y no partidos suelen descubrir que el software pensado para competencias no les encaja, y por eso también construimos para clubes organizados en torno a una actividad compartida, además de para el deporte de fin de semana. Los clubes chicos empiezan sin pagar nada, y todos los planes y límites están publicados abiertamente en la página de precios, así que no hay nada que pedir ni que negociar. La mayoría de los grupos tiene algo que funciona en una sola noche: crea el sitio de tu club, publica en él el programa del próximo trimestre y deja que las reservas lleguen a un lugar donde tu persona de guardia de verdad pueda verlas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo debería clasificar sus caminatas un club de senderismo?

Publica una categoría y cuatro números con cada salida: distancia, desnivel positivo total, horas de caminata previstas y tiempo de viaje en auto de ida y de vuelta. La categoría les dice a los habituales qué esperar de un vistazo; los números le permiten a una persona nueva tomar una decisión honesta sobre su propio estado físico. Clasifica las condiciones y no el mapa, porque la misma ruta puede ser dos categorías más difícil con lluvia.

¿Qué certificaciones debería tener un guía de caminatas?

La mayoría de los clubes exige un certificado de primeros auxilios vigente, una competencia en orientación demostrada y evaluada por otro guía, y una habilitación registrada para cada categoría que la persona puede guiar, con una certificación en primeros auxilios en zonas remotas o agrestes para las salidas lejos de un camino. Los requisitos cambian entre organismos rectores y jurisdicciones, así que confirma los tuyos en lugar de copiar las reglas de otro club.

¿Qué es un procedimiento por retraso?

Es la respuesta escrita a "si este grupo no vuelve, ¿quién se da cuenta y qué hace?". Una persona de guardia asignada por turnos guarda el registro de la salida, espera el mensaje de "todos bien" a la hora prevista de regreso y sigue un cronograma de escalamiento publicado, con llamadas telefónicas antes de avisar a los servicios de emergencia. Publicar el cronograma para los socios es lo que hace que la gente envíe el mensaje de "todos bien" a tiempo.

¿Cuántas personas debería haber en una caminata del club?

La mayoría de los clubes pone un cupo de entre ocho y quince personas, con un cupo menor para las salidas más exigentes o fuera de sendero, y un mínimo estricto de cuatro para que un caminante lesionado nunca quede solo. Quienes administran las áreas naturales suelen imponer sus propios límites de tamaño de grupo en zonas agrestes, así que revisa el límite de tu ruta antes de publicar el tuyo.

¿Un club de caminatas debería cobrar por las salidas?

Las caminatas de un día suelen estar cubiertas por la cuota anual más un aporte pequeño para el seguro y el equipo, mientras que las salidas de varios días se cobran al costo, con una seña y una política de cancelación publicadas. Lo importante es publicar las condiciones de cancelación en el mismo momento en que publicas la salida, porque normalmente es el club el que adelanta las señas.

Sigue leyendo: cómo organizar un club de escalada profundiza en la habilitación por competencias, y cómo organizar un club de caravanas y camping cubre la parte de las reservas para los clubes cuyos fines de semana fuera incluyen vehículos.