A reunião sobre arrecadação costuma seguir sempre o mesmo roteiro. O tesoureiro diz que faltam cerca de $1.400 (valores de exemplo; ajuste para a sua moeda) para cobrir o que a programação deste ano realmente custa, alguém sugere uma venda de bolos, todo mundo concorda aliviado e, seis semanas depois, você tem $140 num pote de marmita e quatro membros da diretoria que nunca mais querem ouvir a palavra "arrecadação".
A venda de bolos não é o problema. O problema é que as entidades estudantis quase nunca fazem a única conta que faz a arrecadação funcionar: quanto uma ideia rende por hora de voluntariado. Uma diretoria de sete pessoas tem talvez de 90 a 120 horas de tempo voluntário real e disposto num semestre, depois das aulas, das provas, do trabalho remunerado e dos eventos que vocês já prometeram. Gaste 26 dessas horas numa lavagem de carros que rende $220 líquidos e você efetivamente comprou dinheiro a $8 por hora, na única moeda que a sua entidade não consegue repor.
Este guia classifica, por esse critério, as ações de arrecadação que as entidades estudantis realmente fazem. Ele mostra a conta por trás de cada uma, aponta as autorizações de que você precisa antes de anunciar qualquer coisa e diz quais ideias não valem a escala de voluntários. Ele parte do princípio de que vocês não têm caixa para arriscar, não têm funcionários e têm uma diretoria que muda por completo a cada doze meses.
Calcule o déficit antes de escolher uma ideia
"Precisamos arrecadar mais" não é uma meta. Uma meta é um número com prazo e finalidade, e você só chega a ela depois de colocar no papel quanto o ano custa.
Faça nesta ordem. Some os custos já comprometidos do ano: o aluguel de sala de que não dá para fugir, a taxa de filiação, o equipamento que precisa ser substituído, o subsídio que vocês querem dar nos ingressos do baile para que os calouros possam ir. Depois subtraia tudo o que já está garantido: a receita de anuidades, com uma taxa de adesão realista, o que a sua entidade representativa estudantil de fato concedeu (não o que vocês esperavam), o patrocínio confirmado e a receita dos eventos no ponto de equilíbrio. O que sobra é o déficit, e o déficit é o único número que a arrecadação precisa atingir.
Três coisas mudam depois que você o coloca no papel. Vocês param de fazer ações de arrecadação de que não precisam, que é o jeito mais rápido de esgotar uma diretoria. Vocês ganham uma frase de propósito: "$2.400 para que ninguém pague mais de $55 no baile" funciona muito melhor do que "fundos para a entidade", numa proporção em que a maioria das diretorias custa a acreditar. E você consegue saber de antemão se uma ideia tem o tamanho certo: um déficit de $2.400 não se fecha com vendas de bolos, e um déficit de $300 não justifica uma vaquinha online.
Coloque o déficit no orçamento como uma linha própria, para que a próxima diretoria possa vê-lo. O nosso modelo de orçamento tem uma visão de caixa semestre a semestre feita exatamente para isso e, antes de arrecadar um único centavo, confira se vocês não estão deixando dinheiro fácil na mesa no guia de financiamento e editais ou no guia de patrocínio. Dinheiro de editais e de patrocinadores custa muito menos horas de voluntariado do que qualquer coisa abaixo.
Classifique pelo rendimento por hora de voluntariado, não pelo valor bruto
O faturamento bruto é o número que as pessoas citam na assembleia geral anual. O valor líquido por hora de voluntariado é o número que diz se vale a pena repetir.
Calcule assim: líquido = bruto − custos diretos − taxas de pagamento, e depois divida por todas as horas que qualquer pessoa gastou, incluindo planejamento, compras, montagem, tempo na mesa, desmontagem e conferência depois. Conte as duas horas do tesoureiro brigando com recibos; elas são reais. Reserve cerca de 2–3% mais um pequeno valor fixo por transação com cartão em tudo o que vocês venderem online, e conte o estoque não vendido como prejuízo, mesmo que ele esteja no apartamento de alguém "ainda valendo alguma coisa".
Esta é a tabela honesta para uma entidade de 60 a 250 membros. As faixas são largas porque cada campus é diferente, mas a ordem é notavelmente estável.
| Ação de arrecadação | Líquido típico | Horas de voluntariado | Líquido por hora | Dinheiro arriscado antes |
|---|---|---|---|---|
| Pedido aos formandos e ex-membros | $300–1.200 | 4–8 | $50–200 | $0 |
| Rifa online com prêmios doados | $500–1.500 | 10–15 | $40–125 | $0 |
| Desafio patrocinado com páginas individuais | $800–2.500 | 20–30 | $30–100 | $0 |
| Vaquinha online para uma coisa específica | $600–2.000 | 15–25 | $30–100 | $0 |
| Noite com ingresso num local que dispensa o aluguel | $400–900 | 18–24 | $20–45 | $0–150 de sinal |
| Lançamento de produtos da entidade sob encomenda | $300–700 | 12–18 | $20–50 | $0 se for sob encomenda |
| Brechó de livros, uniformes ou fantasias | $100–300 | 10–14 | $8–25 | $0 |
| Barraca de comida num ponto realmente movimentado | $250–600 | 20–28 | $10–25 | $150–300 em estoque |
| Venda de bolos | $80–200 | 12–16 | $6–14 | $30–60 |
| Lavagem de carros | $150–350 | 24–30 | $6–13 | $40 |
| Venda por catálogo ou de caixas de chocolate | $100–250 | 20+ | $5–11 | $200–500 em estoque |
Dois padrões saltam aos olhos. O topo da tabela é quase todo feito de pedidos: você convida pessoas que já se importam a dar dinheiro. O fim da tabela é quase todo feito de comércio, em que você troca horas de voluntariado por margens pequenas sobre produtos físicos. E o topo da tabela não arrisca nada antes, o que importa muito quando o seu caixa é de $400 e o tesoureiro é um aluno do segundo ano que não tem como cobrir um prejuízo do próprio bolso.
Mais uma restrição que nenhuma planilha mostra: a boa vontade tem limite. Uma entidade de 250 membros tolera uns três pedidos diretos de dinheiro por ano, além das anuidades, antes de as pessoas começarem a silenciar vocês. Escolha esses três de propósito, em vez de deixar que eles se acumulem.
O nível de alto rendimento
O pedido aos formandos e ex-membros
É o melhor rendimento por hora da arrecadação estudantil, e quase ninguém faz. Alunos do último ano que tiveram três bons anos, e membros que saíram há dois a cinco anos e agora têm salário, respondem a uma mensagem curta e específica de uma pessoa com nome. Não "por favor, doe", mas "estamos arrecadando $2.400 para que os calouros do ano que vem paguem $55 em vez de $80 no baile; $40 cobrem o subsídio de um ingresso".
Mande uma vez só, pelo presidente, com uma assinatura de verdade e um link que funcione com um toque. Espere que 3–8% de uma lista próxima deem alguma coisa, com média de $25–60. Isso funciona, e um apelo genérico não, porque quem lê vê exatamente o que o dinheiro compra. Uma página de doações no seu próprio site, com valores sugeridos e um total atualizado, faz todo o trabalho, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online. A alternativa, um link de pagamento colado num chat com um sistema de confiança, arrecada cerca de um terço disso e não pode ser passada para a diretoria do ano seguinte.
Duas regras. Guarde um e-mail pessoal de cada membro antes de ele se formar, porque os endereços institucionais de estudante são desativados em poucos meses. E agradeça a cada doador pelo nome em até 48 horas, publicamente se a pessoa concordar, porque é isso que faz o pedido do segundo ano funcionar.
A rifa com prêmios doados
É o carro-chefe. A conta é simples: se os prêmios forem doados, quase tudo o que você arrecada é líquido. Se você compra uma cesta de $300 e vende 200 bilhetes a $2, lucrou $100 com uma dúzia de horas de voluntariado, o que coloca a rifa na metade de baixo da tabela, não no topo.
Então o trabalho está em pedir, não em vender. Procure dez comércios locais que já querem clientes estudantes (um café, uma livraria, um ginásio de escalada, uma barbearia, o local que vocês usam) e peça um vale-compras em vez de dinheiro. Uns três vão dizer sim, e isso basta. Junte os prêmios pequenos num pacote atraente, em vez de listar onze vales de $20.
Venda os bilhetes online, e não num talão. Um talão de papel significa alguém conferindo canhotos com o dinheiro à meia-noite, membros que "pagam depois" e um sorteio que não consegue provar a própria lisura. Uma rifa online que emite bilhetes numerados, recebe o pagamento no momento da venda e registra cada comprador elimina tudo isso, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, e os membros podem mandar um único link para a família em vez de bater de porta em porta.
Antes de imprimir qualquer coisa, confira o que vocês têm permissão para fazer. Esta é a parte que as diretorias pulam.
Rifas e loterias são regulamentadas em quase todo lugar, e as regras normalmente dependem do valor total dos prêmios, do preço do bilhete e de quem faz o sorteio. Um sorteio pequeno, só entre membros, pode ser permitido sem autorização, enquanto um maior precisa de uma licença do órgão que regula jogos ou loterias onde vocês estão, muitas vezes disponível só para uma entidade sem fins lucrativos com personalidade jurídica própria, o que uma entidade estudantil vinculada à representação dos estudantes talvez não tenha. Isso geralmente deixa duas opções limpas: fazer o sorteio sob a autorização e a conta bancária da própria entidade representativa, ou mantê-lo pequeno e só entre membros. Outras regras comuns incluem uma parte mínima da arrecadação destinada à finalidade anunciada, proibição de venda a menores, sorteio na data divulgada e publicação do ganhador. Vender por um link público pode levar uma rifa do campus para além das fronteiras, então pergunte ao setor de entidades estudantis antes de publicá-lo. O nosso guia de rifas para clubes trata da mecânica. Apenas informação geral: confirme com a sua entidade representativa estudantil ou com um profissional.
O desafio patrocinado
Uma maratona de jogos de 24 horas, um revezamento em volta da pista, uma noite de estudo em silêncio, todo mundo caminhando o equivalente a uma montanha em uma semana. O que arrecada o dinheiro é o mecanismo, não a façanha: cada participante tem a própria página e pede à própria rede de contatos, então doze membros trazendo $80 cada um somam $960 sem que nenhum membro precise pedir o valor inteiro.
Defina uma meta por pessoa, e não um total, coloque na página as contribuições da própria diretoria antes do lançamento (uma página mostrando $0 não arrecada nada) e faça o desafio um pouco absurdo em vez de um pouco impressionante: as pessoas doam para um amigo fazendo algo ridículo, não para um amigo sendo sensato.
A vaquinha online para uma coisa específica
Vaquinha para "fundos da entidade" fracassa. Vaquinha para "um conjunto de 24 instrumentos usados para que o programa de iniciação seja gratuito" funciona, porque é uma coisa com preço e foto. Faça durar de 10 a 14 dias, não um mês (o impulso morre na terceira semana), e garanta 40% da meta antes de tornar a campanha pública, com a diretoria, a lista de ex-membros e dois ou três comércios locais simpáticos. Uma página que chega a 40% nas primeiras 48 horas converte desconhecidos numa taxa várias vezes maior do que uma parada em 5%.
O lançamento de produtos da entidade sob encomenda
Os produtos da entidade são ao mesmo tempo arrecadação e ferramenta de captação: um moletom que as pessoas usam pelo campus é propaganda que você não paga. É também a forma mais comum de as entidades perderem dinheiro, porque a diretoria encomenda 80 moletons, vende 41 e os outros 39 ficam dois anos debaixo de uma mesa.
A regra é absoluta: primeiro as encomendas, depois o estoque. Abra as vendas por dez dias a um preço fixo, encerre e só então faça o pedido exatamente do que foi vendido, mais duas peças de reserva. A sua margem deve ser de pelo menos 40%: se o preço do fornecedor deixa $6 por unidade, o lançamento não vale a escala. Uma loja da entidade online, com tamanhos, variantes e data de encerramento, faz isso sem uma planilha de nomes, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, e garante que o dinheiro seja recebido antes de vocês deverem qualquer coisa ao fornecedor.
O nível intermediário: vale fazer, mas não vale montar o ano em torno disso
Estas ações merecem o lugar porque fazem algo além de arrecadar: colocam os calouros para conversar com a diretoria, preenchem uma semana parada ou transformam tralha em dinheiro.
Uma noite com ingresso num local que dispensa o aluguel da sala em troca do consumo no bar é a mais confiável delas. Defina o preço para cobrir os custos com 55% da capacidade, venda em lotes em vez de dar desconto na última semana e dê ao evento um único responsável e um roteiro. O guia de eventos trata da mecânica, vender ingressos para um baile trata da versão com risco financeiro de verdade, e o roteiro de noite de perguntas e respostas é o formato mais barato para começar: um quiz precisa de uma sala, de alguém que escreva as perguntas e de nada mais. Se vocês preferirem acoplar um pequeno elemento de arrecadação a algo que já iam fazer, percorra a lista de ideias de eventos sociais e acrescente uma rifa no intervalo.
Um brechó de livros, uniformes, fantasias ou equipamentos não custa nada, libera espaço no depósito e é realmente útil para os membros. Cobre uma comissão sobre as vendas entre membros, em vez de comprar estoque.
Um leilão de habilidades ou serviços (um membro oferece três horas de aula particular, outro cozinha um jantar) arrecada surpreendentemente bem e custa apenas a noite em que acontece.
E há a arrecadação com comida, que todo campus tem em alguma versão.
Uma barraca simples de comida continua sendo uma opção confiável: insumos baratos, apelo universal, e um ponto no fim de semana na frente de um comércio movimentado coloca vocês diante de pessoas que não são estudantes. No campus, uma barraca na hora do almoço num corredor movimentado nas primeiras semanas de aula também serve para captar membros. Mantenha o cardápio mínimo, monte turnos de duas horas para que ninguém abra mão de um dia inteiro e aceite pagamentos sem dinheiro vivo, porque uma barraca que só aceita dinheiro hoje perde boa parte dos clientes. Antes de cozinhar qualquer coisa, confira as autorizações: uma barraca temporária de comida normalmente precisa de aprovação da prefeitura ou do processo de segurança alimentar da própria universidade e, muitas vezes, de alguém com treinamento em higiene de alimentos em cada turno. O setor de entidades estudantis pode ter um acordo já pronto e um formulário. Apenas informação geral: confirme as exigências com a sua entidade representativa estudantil ou com a autoridade local.
As que não valem a escala
Diga não a estas, com gentileza, quando aparecerem na reunião.
Vendas por catálogo e de caixas de chocolate. Vocês ficam com o estoque encalhado, cobram dos membros o dinheiro que eles já gastaram, e a margem é pequena. Vinte horas por $180 é o resultado de sempre.
Qualquer rifa em que vocês compram o prêmio. Se o prêmio não é doado, vocês estão tocando um negócio de margem baixa, com burocracia incluída.
A lavagem de carros. Popular porque parece trabalho em equipe. Seis pessoas, cinco horas, uma mangueira e $240 num dia bom. E chove.
O desafio do silêncio patrocinado, e parentes. Não arrecadam nada, porque ninguém fora da sala tem motivo para se importar.
Uma festa em que um promotor fica com a bilheteria. Vocês levam 200 pessoas e recebem uma conta de bar. Negocie por escrito um valor por pessoa ou não faça.
Qualquer coisa que precise de mais de seis turnos de voluntários que ainda não estão preenchidos. Confirme os nomes antes de anunciar o evento, não depois. Uma ação de arrecadação com metade da equipe é pior do que nenhuma: ela esgota as pessoas mais confiáveis, que também são as que vão se candidatar à diretoria no ano que vem.
Vender qualquer coisa que vocês precisaram comprar antes de vender, a menos que a margem passe de 40% e o estoque possa ser devolvido.
Para onde vai o dinheiro, e quanto isso custa
Toda ação de arrecadação termina com a pergunta menos glamorosa: em que conta isso entra, e o que podemos dizer sobre isso?
Acerte a disciplina com o dinheiro, seja onde for. Nunca deposite o que foi arrecadado na conta pessoal de um membro da diretoria: é assim que entidades perdem dinheiro para algo tão pouco sinistro quanto a transferência do aluguel de um colega de apartamento, e isso torna o tesoureiro pessoalmente responsável por uma confusão que não foi ele quem causou. Duas pessoas contam o dinheiro, as duas assinam a folha de contagem, e ele é depositado ou entregue ao setor financeiro da entidade representativa em até um dia útil. Reembolse quem adiantou dinheiro em até uma semana, porque um membro que fica $180 no prejuízo por seis semanas não se oferece de novo. E aceite pagamentos com cartão sempre que puder: barracas sem dinheiro vivo faturam bem mais por cliente, e cada transação se registra sozinha em vez de virar um risco no verso de um envelope.
Muitas entidades estudantis guardam o dinheiro numa conta administrada pelo setor financeiro da entidade representativa, e não numa conta bancária própria, o que acaba com a correria anual para trocar quem assina e mantém a diretoria livre de responsabilidade pessoal. Se vocês tiverem conta própria, exijam duas pessoas com poder de assinatura e troquem-nas até uma semana depois da assembleia geral anual. Sobre impostos, duas coisas importam. Impostos sobre vendas dificilmente se aplicam ao faturamento típico de uma entidade estudantil, mas pergunte à equipe financeira antes de definir o preço de um baile ou festival grande. E doações para uma entidade estudantil normalmente não são dedutíveis do imposto. Nunca prometa um recibo para dedução que vocês não podem emitir: diga claramente na página de doações que as doações não são dedutíveis. Se uma empresa quiser dedução, venda patrocínio a ela, que ela normalmente pode tratar como publicidade, e que é uma proposta melhor de qualquer forma. Apenas informação geral, não orientação tributária: confirme com a sua entidade representativa estudantil ou com um profissional.
Um exemplo prático: $2.400 em oito semanas
A entidade precisa de $2.400 para manter os ingressos do baile a $55 em vez de $80. Este é o plano que funciona, com três ações de arrecadação em vez de sete.
| Semana | O que acontece |
|---|---|
| 1 | Confirme o número e a frase. Defina um responsável por ação. Peça prêmios de rifa a dez comércios. |
| 2 | Prêmios confirmados (a meta é três). Página da rifa no ar a $5 o bilhete, 400 bilhetes. A diretoria compra os primeiros 20 para o contador não ficar no zero. |
| 3 | Abrem as encomendas de produtos por dez dias, com margem de 45%. Rifa divulgada na reunião semanal e no boletim. |
| 4 | O presidente manda o e-mail para ex-membros e formandos, com a frase dos $40 que subsidiam um ingresso e um link de um toque. |
| 5 | Encerram as encomendas; faça o pedido ao fornecedor exatamente do que foi vendido. Segunda divulgação da rifa, com fotos dos prêmios. |
| 6 | Sorteio da rifa em público, no encontro social de sempre. Ganhador divulgado na mesma noite. Agradeça pelo nome a quem doou os prêmios. |
| 7 | Os produtos chegam e são entregues numa sessão de retirada, que também vira um encontro social. Segundo pedido, mais curto, para quem não abriu o primeiro. |
| 8 | Faça a conferência. Divulgue o total e exatamente o que ele comprou. Registre a avaliação final na pasta de transição. |
A conta realista: a rifa vende 320 bilhetes a $5 com prêmios doados e rende cerca de $1.520 líquidos depois das taxas; o lançamento de produtos vende 34 unidades com margem de $14, somando $476; o pedido aos ex-membros traz $520 em 14 doações. São $2.516 com cerca de 40 horas da diretoria ao longo de dois meses, uns $63 por hora, e nada disso exigiu que a entidade arriscasse dinheiro que não tinha.
A avaliação final na oitava semana não é opcional. Anote quanto cada ação rendeu líquido, quantas horas levou, quem foi o responsável e o que você mudaria. Sem isso, a diretoria do ano que vem repete a lavagem de carros.
Perguntas frequentes
Qual é a melhor ação de arrecadação para uma entidade estudantil?
A que vocês conseguem repetir no ano que vem sem implorar por voluntários. Se você quer uma resposta específica, é uma rifa online com prêmios doados, porque ela não precisa de estoque, de local nem de escala, e os mesmos três patrocinadores normalmente doam de novo depois de receberem um agradecimento à altura. A concorrente mais próxima é um pedido direto a formandos e ex-membros, que rende mais por hora, mas só funciona se vocês tiverem guardado os e-mails pessoais. As duas superam com folga qualquer atividade de comércio.
Quanto uma entidade estudantil consegue arrecadar por ano, de forma realista?
Uma entidade de 60 membros que faz duas ações bem escolhidas pode esperar de $800 a $2.000 por ano além das anuidades. Uma entidade de 250 membros com uma boa lista de ex-membros e um evento principal com ingresso pode chegar a $4.000 a $8.000, embora a maior parte disso venha de duas atividades, e não de dez. Se a sua meta está acima disso, a resposta honesta é que a arrecadação não é a alavanca: editais e patrocínio são, porque chegam em valores maiores por muito menos horas.
Podemos arrecadar para uma instituição de caridade além de para nós mesmos?
Sim, e muitas entidades fazem as duas coisas, mas mantenha tudo completamente separado. O dinheiro arrecadado para uma causa não é de vocês para gastar com os custos da entidade, nem temporariamente, nem para cobrir as despesas da própria ação, a menos que isso tenha sido dito desde o início. Tenha linhas separadas no orçamento, diga no momento da venda exatamente para onde vai cada centavo, obtenha autorização por escrito da instituição antes de usar o nome ou o logo dela e transfira a parte dela em até duas semanas, e não no fim do ano.
Sempre que puder, arrecade sob a autorização da própria instituição: a arrecadação para fins beneficentes costuma ser regulamentada, e uma instituição de caridade registrada normalmente já tem as autorizações e pode fornecer uma carta de autorização e materiais. A sua entidade representativa estudantil também terá regras sobre arrecadações beneficentes no campus.
Não seria melhor só cobrar uma anuidade maior em vez de fazer arrecadação?
Muitas vezes, sim, e é a opção que as diretorias pulam porque parece constrangedora. Aumentar uma anuidade de $10 para $15 entre 140 membros pagantes dá $700 por ano com praticamente zero hora de voluntariado, algo que nenhuma venda de bolos vai igualar. O limite é que uma taxa mais alta exclui pessoas, então aumente só junto com um valor reduzido e um motivo visível. Faça as contas com o nosso guia de anuidades antes de dedicar um semestre a uma arrecadação de que vocês talvez nem precisem.
A nossa ação de arrecadação deu prejuízo. E agora?
Anote exatamente o que aconteceu enquanto está fresco, diga à diretoria o número real, e não um arredondado, e coloque-o no relatório do tesoureiro. Uma ação que perde $200 é uma lição barata; o mesmo erro repetido por três anos porque ninguém registrou não é. Depois verifique as duas causas de sempre: estoque comprado antes de ser vendido e um compromisso com o local assinado antes de os ingressos começarem a ser vendidos. As duas são evitáveis com encomenda antecipada e um cálculo de ponto de equilíbrio, e as duas devem estar nas suas notas de transição, para que a próxima diretoria herde a lição, e não o prejuízo.
Onde o ClubHelix se encaixa
Quase tudo o que torna a arrecadação de uma entidade estudantil exaustiva é trabalho administrativo: o talão de rifa conferido à meia-noite, a planilha de produtos com nomes e tamanhos, o link de pagamento colado num chat que ninguém consegue auditar, o total de doações atualizado à mão. O ClubHelix coloca campanhas de doação, rifas online e uma loja da entidade no seu próprio site, ao lado da lista de membros e dos eventos, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online. Assim o dinheiro, os registros de compradores e o total atualizado ficam num só lugar que pertence à entidade, e não na conta de quem configurou tudo.
Isso importa principalmente na transição, quando o próximo tesoureiro precisa ver o que foi arrecadado, quanto custou e a quem se deve um agradecimento. Se vocês estão só começando a organizar a entidade, comece por como administrar uma entidade estudantil, veja os modelos de site prontos e confira o que o responsável pelas entidades estudantis na universidade precisa do outro lado na nossa visão geral para o setor de entidades estudantis. O plano Free serve para montar o site e testar; receber pagamentos online e ser encontrado nos mecanismos de busca começam nos planos pagos, e os detalhes estão na página de preços. Para clubes não estudantis, o mesmo assunto está nas nossas ideias de arrecadação para clubes, e como escrever um projeto para editais trata do dinheiro que custa menos horas de todos.
O ClubHelix dá à sua entidade um só lugar para doações e campanhas, rifas online e produtos da entidade, com os registros intactos quando a diretoria muda. Comece grátis antes da sua próxima ação de arrecadação.
