Como definir e cobrar as mensalidades de uma associação estudantil

Noventa e uma pessoas escreveram o nome na sua prancheta na feira de clubes. Trinta e quatro delas chegaram a pagar. Na quarta semana, o tesoureiro está pessoalmente no prejuízo por causa do churrasco de boas-vindas, o secretário mandou duas mensagens de lembrete cada vez mais envergonhadas e alguém na diretoria sugeriu, pela terceira vez neste semestre, que talvez a associação devesse simplesmente ser gratuita.

Essa diferença entre cadastros e pagamentos é o maior problema financeiro das associações estudantis, e quase nunca é um problema de preço. Associações que cobram mais do que a sua arrecadam mais do que a sua, porque pedem o dinheiro nos dez segundos em que a pessoa está na barraca dizendo sim, em vez de cobrá-la na sexta semana, quando ela já se esqueceu de que a sua associação existe.

Este guia cobre tudo: como calcular o valor a partir do orçamento e não a partir de uma sensação, o que cada faixa de preço sinaliza a um estudante, quais tipos de associação vale a pena oferecer, como cobrar sem caixa de dinheiro e as três conversas desconfortáveis (o sócio que entra tarde, a renovação, o reembolso) que toda diretoria acaba precisando roteirizar.

Comece pela conta, não pelo número

Quase toda diretoria discute o valor da mensalidade antes de alguém ter calculado quanto o ano custa. Faça ao contrário. O valor sai de uma única linha de aritmética:

Mensalidade = (custos fixos do ano − dinheiro que você consegue levantar com segurança por outros meios) ÷ sócios pagantes realistas

Depois, arredonde para algo redondo. A reserva para imprevistos pertence aos seus custos fixos como linha própria, e não acoplada no final, onde acaba sendo descartada sem ninguém notar.

Três desses quatro termos fazem as associações tropeçar.

Custos fixos são apenas as coisas que você precisa pagar quer apareçam doze pessoas ou cem. Custos por pessoa dos eventos não entram aqui: pertencem ao preço do ingresso de cada evento.

Como este guia é lido em uma dúzia de moedas, os valores de exemplo abaixo são contados em cafés: um café é o que custa um café com leite para viagem perto do seu campus. É uma unidade surpreendentemente estável e mantém a aritmética honesta onde quer que você tenha conta. A lista de custos fixos típica de uma associação em seu primeiro ano, em cafés:

Dinheiro que você consegue levantar com segurança por outros meios significa um edital já concedido ou um patrocínio já assinado, e não um que você pretende pedir. O otimismo aqui é como as associações terminam o ano no vermelho.

Sócios pagantes realistas é o termo que as diretorias mais erram. Não é a lista de cadastros do ano passado. Nas associações que acompanhamos, entre 30% e 50% dos nomes coletados numa lista de papel numa feira acabam pagando alguma coisa. Use o número de sócios que pagaram no ano passado, não o número de interessados do ano passado, e, se este é o primeiro ano, corte pela metade qualquer número que pareça empolgante.

Faça a conta com a lista acima. Sala grátis, nenhum gasto com site, então as linhas somam 66 cafés, e 15% de reserva leva a 76. Você tem um edital confirmado de 40 cafés e, no ano passado, 40 pessoas realmente pagaram. Sobram 36 cafés a levantar entre 40 sócios, nove décimos de um café por pessoa. Arredonde para um e os quatro cafés de folga são o seu colchão contra os sócios que entram e nunca mais voltam. Repare no que aconteceu: a conta chegou ao preço de um único café sem que ninguém na sala precisasse ter uma opinião sobre isso. É esse o objetivo de fazer a aritmética antes da discussão. Monte a versão completa no modelo de orçamento de associação estudantil antes de levar um número à diretoria.

Quanto cobrar e o que cada preço sinaliza

O preço é uma mensagem antes de ser uma linha de receita. Os estudantes o leem na hora, e o que leem, principalmente, é "quão séria é a coisa e a que estou me comprometendo". A mesma régua de antes, o café, porque é assim mesmo que a decisão é tomada numa barraca.

Duas coisas são verdadeiras ao mesmo tempo: o preço raramente é a barreira, e a associação gratuita raramente é gratuita. Uma associação que não cobra nada tem uma lista de pessoas que um dia manifestaram interesse, o que é um ativo muito diferente de uma lista de pessoas que pagaram. Listas gratuitas não dizem para quem mandar e-mail, quem pode votar na assembleia ou quem é de fato sócio quando a entidade estudantil pede números. Se você realmente quer nenhuma barreira financeira, cobre um valor simbólico e o dispense discretamente a quem pedir, em vez de cobrar nada e perder o sinal por completo.

A outra metade da questão do preço (o que organizações semelhantes cobram e como comparar) está em quanto deve custar a mensalidade de um clube.

Quanto cobrar. Associações sociais e acadêmicas costumam cobrar uma pequena taxa anual, enquanto clubes esportivos universitários cobram muito mais quando entram filiação, treino e inscrição em competições. O setor de clubes e associações do diretório ou centro acadêmico da sua instituição costuma definir as regras dentro das quais você precisa precificar: alguns limitam as taxas, alguns exigem valores reduzidos ou gratuitos para os próprios filiados, e muitos financiam editais para clubes que você deve contar antes de definir o seu número. Confira o manual atual: as regras mudam com mais frequência do que as mensalidades.

Os tipos de associação que valem a pena

A maioria das associações precisa de três tipos e nenhum a mais. Cada tipo extra é uma regra que alguém precisa lembrar no dia da feira.

A associação vitalícia merece cuidado. A 2,5 a 3 vezes a anuidade, é mais ou menos justa para os dois lados no caso de um sócio com três anos pela frente, e é um bom negócio de verdade para um calouro que fica cinco. O problema não é o preço, é a contabilidade: você recebe o dinheiro este ano e deve o serviço por décadas, e a diretoria que gasta esse dinheiro nunca é a que vai honrá-lo. Se você vender associações vitalícias, ponha o dinheiro numa linha de reserva que a próxima diretoria herde, limite o número vendido a cada ano e registre por escrito o que um sócio vitalício realmente tem direito. Os critérios de associação vitalícia mostram como definir as regras de qualificação para que a honraria conserve o seu sentido.

Quaisquer que sejam os tipos que você definir, a tabela de preços pertence ao seu próprio site, ao lado do botão de entrar: não numa mensagem fixada que rola para fora da tela, nem na cabeça de um diretor na barraca.

Forma jurídica e tributos. Muitas associações funcionam como clubes sem personalidade jurídica própria sob a entidade estudantil, o que é aceitável enquanto o dinheiro é pouco. Quando você passa a ter dinheiro de verdade em seu próprio nome (um contrato de locação, um treinador pago, um saldo relevante), tornar-se uma entidade jurídica própria pode dar à diretoria responsabilidade limitada e costuma ser o que um banco quer ver. Mensalidades e tributos sobre vendas têm regras e limites próprios, e as entidades estudantis não são automaticamente isentas de nada. São informações gerais: confira com o setor de clubes e associações ou com um profissional antes de se basear nelas.

Cobre nos dez segundos em que dizem sim

Eis o problema inteiro em dois números. Uma lista de papel numa barraca converte cerca de um terço dos nomes em pagamentos. Uma inscrição que recebe o dinheiro na hora (celular na mão, código lido, dados do cartão já salvos na carteira do telefone) converte a maioria das pessoas que se dão ao trabalho de começar. A mesma associação, a mesma mensalidade, a mesma tarde: aproximadamente o dobro do dinheiro e nenhuma cobrança.

O dinheiro vivo na barraca também não é a resposta, e todo tesoureiro aprende por quê do jeito difícil:

• A conta pessoal de alguém vira a conta da associação, e ninguém consegue reconstituir qual depósito era de quem.
• O troco vai para casa no bolso de uma jaqueta na noite da feira.
• Você não consegue provar quem pagou, e as discussões da semana onze sobre direito de voto se tornam impossíveis de vencer.
• A passagem de diretoria em junho transfere uma caixa de sapatos de recibos e uma ideia aproximada.
• Duas pessoas da diretoria manusearam a caixa, e agora ninguém pode ser inocentado de nada, o pior resultado de todos.

Um bom fluxo de adesão on-line faz cinco tarefas numa única etapa: recebe a mensalidade, cria o cadastro do sócio, coleta os campos de que você realmente precisa (nome social, e-mail institucional, restrições alimentares e de acessibilidade, contato de emergência para qualquer atividade física), envia um recibo automaticamente e marca o sócio como pago até uma data que você define. Esta última é o que torna as renovações possíveis. A inscrição paga de autoatendimento faz exatamente isso, e os detalhes de como configurá-la (o que perguntar, o que não perguntar, como é um bom formulário) estão em como cobrar as mensalidades do clube on-line.

Quando pagamentos e cadastros ficam juntos, as perguntas em que as diretorias perdem horas se respondem sozinhas: quantos sócios pagantes temos, quem deixou vencer, quanto arrecadamos na primeira quinzena do período e como isso se compara à mesma quinzena do ano passado. Os relatórios transformam isso de uma conciliação de planilha num número que você pode citar num pedido de financiamento.

Onde o dinheiro fica. Muitas entidades estudantis guardam os fundos dos clubes numa conta interna e pagam as suas faturas, o que elimina por completo o problema do banco, mas também significa que você não pode receber pagamentos por cartão diretamente sem a autorização delas. Se a sua associação tem conta em nome próprio, espere que o banco queira os dados de registro da associação e dois signatários da diretoria, e a conta deve estar em nome da associação, nunca de um estudante. Pergunte ao setor de clubes e associações qual modelo se aplica antes de prometer aos sócios uma opção de pagamento on-line.

As três conversas desconfortáveis

Quem entra na semana onze

A pessoa pergunta, com razão, se precisa pagar um ano inteiro por seis semanas. Decida a resposta antes que alguém pergunte, publique e aplique sem negociação. A regra viável é uma data de virada publicada (em geral o início da segunda metade do ano letivo), a partir da qual abre uma associação mais barata de meio ano, com preço de 50 a 60% da mensalidade principal e vencimento na mesma data que o de todos os outros. Não tente fazer proporcional semana a semana. Isso cria aritmética numa mesa de cavalete, e os valores são pequenos demais para importar.

Na própria feira de clubes, a outra alavanca é uma taxa de entrada por tempo limitado: um código que tira algumas unidades da mensalidade de quem se inscrever no dia ou nas 48 horas seguintes. Ele converte os indecisos enquanto ainda se lembram da sua barraca e, ao contrário de uma redução permanente de preço, expira. Os códigos de desconto com validade e limite de uso fazem isso sem que ninguém confira uma lista à mão, e o roteiro completo da barraca está em recrutando na feira de clubes do início do ano.

A renovação que ninguém envia

Defina o ano de associação como o ano letivo, vencendo no recesso e não em 31 de dezembro, para que a renovação aconteça quando os estudantes já estão pensando no ano que vem. Depois faça três contatos e pare:

1. Duas semanas antes do vencimento: um bilhete curto dizendo o que a associação fez neste ano, o que vem aí e um link para renovar. Comece pelo ano, não pela cobrança.
2. No vencimento: uma linha: "sua associação venceu ontem, aqui está o link", mais a única coisa concreta que a pessoa vai perder no próximo mês.
3. Três semanas depois: um último contato sincero, formulado como pergunta e não como exigência. "Você ainda quer ficar na lista?" recebe respostas que "PAGAMENTO EM ATRASO" nunca recebe.

Depois de três, pare. Um sócio que ignorou três mensagens está lhe dizendo alguma coisa, e a quarta custa uma boa vontade que vale mais do que a mensalidade. Mova-o para uma lista de vencidos, mantenha-o no boletim geral se ele não tiver cancelado o recebimento e tente de novo na próxima feira de clubes.

O reembolso

Escreva a política antes de precisar dela, porque você escreverá uma muito pior sob pressão às 21h. Uma política sensata para uma associação estudantil: as mensalidades não são reembolsáveis depois que o primeiro evento acontece; os ingressos podem ser reembolsados até um número definido de dias antes do evento, descontado qualquer custo irrecuperável, como uma garantia de buffet por pessoa; e, em caso de dificuldade financeira genuína ou de trancamento dos estudos, o presidente pode reembolsar a seu critério. Ponha essas três frases na página de adesão. Quase toda discussão sobre reembolso que uma associação tem é, na verdade, uma discussão sobre uma política que nunca foi escrita.

Uma reunião de 45 minutos para definir a mensalidade

Coloque isto na pauta da última reunião da diretoria antes da feira de clubes. É um único item, não um debate permanente.

Vale registrar a moção com precisão em ata, porque a diretoria do ano que vem vai precisar saber o que foi decidido e por quê:

Que as mensalidades de [ano] sejam fixadas em [valor] para a associação anual padrão, [valor] para a associação de meio ano disponível a partir de [data] e [valor] para a associação vitalícia, com no máximo [número] vendidas por ano; que a associação por dificuldade financeira esteja disponível a critério do presidente, sem documentação; e que as mensalidades sejam revisadas pela diretoria entrante antes da feira de clubes de [ano+1].

Valores padrão sensatos para os espaços em branco que uma diretoria de primeiro ano sempre deixa vazios: defina a data de virada do meio ano no primeiro dia de aulas depois do recesso do meio do ano e limite as associações vitalícias a três a cinco por ano, para uma associação de cerca de 40 sócios: o bastante para que a honraria signifique algo, pouco o bastante para que você não esteja vendendo em silêncio a receita da próxima década.

Leve essa ata, os números reais e o acesso ao sistema para o seu pacote de passagem de diretoria. As mensalidades são uma das poucas decisões que realmente precisam sobreviver à diretoria que as tomou: o modelo de relatório do tesoureiro e o guia mais amplo para administrar uma associação estudantil pressupõem que os números estejam num lugar onde o próximo tesoureiro os encontre.

Perguntas frequentes

Quanto uma associação estudantil deve cobrar de mensalidade?

Calcule em vez de chutar: pegue os custos fixos do ano, subtraia editais e patrocínios que você realmente recebeu, some cerca de 15% de reserva e divida por uma contagem realista de sócios pagantes, baseada nos pagamentos do ano passado e não na lista de cadastros do ano passado. Para a maioria das associações sociais e acadêmicas, isso cai em torno do preço de um café. Clubes esportivos e associações com custos de uniforme, treino ou filiação ficam muito acima, e tudo bem, desde que a página de inscrição deixe o valor óbvio.

Devemos tornar a associação gratuita?

Em geral não: cobre algo pequeno. Uma associação gratuita acaba com uma lista de pessoas que um dia manifestaram interesse, que não diz para quem mandar e-mail, quem pode votar na assembleia nem quantos sócios você tem quando a sua entidade estudantil pergunta. Uma taxa simbólica filtra o interesse casual, produz uma contagem real de sócios e dá a você um orçamento. Se o custo é a preocupação, mantenha a mensalidade e a dispense discretamente a quem pedir, em vez de eliminá-la para todos.

Podemos cobrar só pelos eventos, em vez de uma mensalidade?

Pode, e muitas associações fazem isso, mas isso muda o que você é. Preço só por evento significa ter clientes em vez de sócios: nenhuma receita recorrente para planejar um ano, nenhum motivo para alguém aparecer num mês parado e nenhuma lista defensável quando a entidade estudantil pergunta quem são os seus sócios. O meio-termo viável é uma pequena anuidade mais preço de sócio nos eventos: os sócios pagam menos na porta, o que faz a associação parecer uma compra e não uma doação.

O que fazer com um sócio que realmente não pode pagar a mensalidade?

Tenha uma taxa para dificuldade financeira, faça dela uma única frase na página de adesão e nunca monte um processo em torno disso. Algo como "se a mensalidade for uma barreira, mande uma mensagem para o presidente e a gente resolve, sem precisar explicar" custa a você duas ou três associações por ano e compra uma reputação que vale muito mais. Não peça comprovação, não registre nomes em ata e não crie um formulário: a papelada é justamente o que impede as pessoas de pedir.

Precisamos mesmo cobrar uma mensalidade se recebermos financiamento?

Não: algumas organizações são tão bem financiadas que a mensalidade é um complemento e não o modelo, e algumas são contratualmente desencorajadas a cobrar. O que importa é saber em qual situação você está antes de montar um orçamento, porque dinheiro de edital e dinheiro de mensalidade se comportam de maneira muito diferente: um chega uma vez, no calendário de outra pessoa, com condições e uma prestação de contas no final, e o outro chega de forma constante e é seu para gastar.

Os editais da entidade estudantil costumam ser a principal fonte, distribuídos uma ou duas vezes por ano a partir de um orçamento apresentado, com uma prestação de contas esperada depois.

Onde o ClubHelix entra

O problema das mensalidades de uma associação é, na verdade, um problema de registros: o dinheiro e a lista de sócios precisam ser a mesma coisa, ou o tesoureiro passa o ano conciliando duas listas que nunca batem. O ClubHelix dá à sua associação um site próprio com inscrição paga de autoatendimento embutida, de modo que alguém na sua barraca entra e paga numa única etapa e o cadastro do sócio já existe antes de a pessoa sair de perto. Os códigos de desconto cuidam da taxa do dia da feira, e os relatórios mostram quem está em dia, quem deixou vencer e quanto você arrecadou, de uma forma que dá para colar direto num pedido de financiamento.

Ele também sobrevive à passagem de diretoria, o que uma planilha no drive de um tesoureiro que está se formando não faz. Veja os preços para saber quanto custa a uma associação do seu tamanho.