Como recrutar membros na feira de entidades do início do ano

A sua entidade estudantil recebe uma mesa dobrável, uma toalha que alguém trouxe de casa e cerca de quatro horas. Dois ou três mil estudantes vão passar por ela. Umas duas centenas vão diminuir o passo. Algo entre quarenta e cento e cinquenta vão deixar um e-mail, e um desses endereços é da pessoa que, daqui a oito meses, será a única candidata a tesoureira.

Quase tudo o que a sua entidade fizer este ano remonta àquela tarde: o tamanho dos eventos, o dinheiro na conta, se alguém vai se candidatar na assembleia geral anual, se a entidade ainda vai existir depois que esta diretoria se formar. Mesmo assim, a feira de entidades do início do ano costuma ser a coisa menos planejada do calendário. Uma placa feita à mão. Uma prancheta. Três membros da diretoria em pé atrás de uma mesa olhando para o celular. Uma lista de papel que fica numa sacola de pano por onze dias até alguém digitá-la, quando um terço dos endereços já está ilegível e todo mundo já esqueceu quem vocês eram.

Esta é a versão que vale ler na semana antes da feira: os números para planejar, o que realmente faz alguém parar, um fluxo de inscrição que sobrevive a uma bateria descarregada e a um salão sem sinal de celular, a abordagem de quinze segundos e o acompanhamento de 48 horas que decide se uma inscrição um dia vira membro.

Comece pelo número de que você precisa, não pelo número que dá para conseguir

Antes que alguém desenhe um banner, escreva um número no roteiro do dia.

Faça a conta de trás para a frente a partir da entidade que vocês querem ter na oitava semana. O recrutamento é uma série de cortes brutais pela metade: das pessoas que deixam um e-mail na feira, cerca de metade conclui a associação, cerca de metade dessas aparece em alguma atividade e cerca de metade dessas ainda está indo no meio do semestre. Isso significa que uma entidade que quer vinte e cinco pessoas numa sala na oitava semana precisa de algo perto de cento e cinquenta inscrições no dia da feira.

Duas dessas taxas estão sob o seu controle no dia: se as pessoas param e se pagam antes de ir embora. Tudo o que vem abaixo delas é decidido pelo que vocês fazem nas quatro semanas seguintes, o que é assunto para outro guia: como aumentar o número de membros e o que realmente organizar depois que as pessoas chegam.

Escreva os dois números (inscrições e membros pagantes) no topo do roteiro, diga a todos da escala quais são e conte o total parcial a cada troca de turno. Uma mesa que sabe que está em 61 de 150 às duas da tarde se comporta de um jeito completamente diferente de uma mesa que só descobre no domingo.

Reserve a mesa antes de planejar a mesa

A distribuição das mesas acontece semanas antes da feira, normalmente por meio da associação estudantil que filia as entidades no seu campus, e em geral só para entidades cuja filiação para o ano seguinte já está concluída. Todo ano há entidades que perdem a feira, não por desorganização no dia, mas porque ninguém preencheu um formulário enquanto o campus estava vazio. Coloque o prazo no material de transição para que a próxima diretoria o herde.

Ao reservar, consiga por escrito as respostas para seis perguntas:

• Qual é o tamanho da mesa, e há uma parede ou um painel atrás dela?
• Há tomada no ponto da mesa?
• Há sinal de celular ou wi-fi utilizável dentro do local? Peça que verifiquem, não que chutem.
• Dá para fazer uma atividade ou tocar som na frente da mesa?
• Dá para distribuir comida ou bebida?
• Onde fica o seu ponto em relação à entrada, à saída e à comida?

Duas dessas respostas mudam o plano inteiro. Sem tomada, todos os aparelhos funcionam na bateria por quatro horas. Sem sinal, um QR code que leva a um formulário online é cara ou coroa, e você precisa da alternativa offline descrita abaixo, pronta, e não improvisada.

As mesas da feira de recepção ou de entidades são distribuídas pelo setor de entidades e grupos da sua associação estudantil, normalmente por meio de um formulário que fecha semanas antes do início das aulas, às vezes com uma taxa pela mesa, e em geral só para grupos com filiação ou registro em dia no ano. Muitas associações também vinculam o financiamento ao número de membros e à presença nos eventos, então as inscrições registradas no dia viram o orçamento do ano seguinte: mais um motivo para não perder a lista numa sacola. Pergunte cedo se há também uma segunda feira, menor, mais adiante no ano.

O que realmente faz alguém parar

Um estudante andando por uma feira lotada dá a cada mesa uns três segundos. Em três segundos, dá para ler umas seis palavras e perceber uma coisa em movimento. Planeje para isso e para nada além disso.

Diga o que vocês fazem, não como se chamam. "Entidade de Dança Latina" não diz a quem passa nada sobre o que fazer. "Salsa, quartas às 19h, não precisa de par, primeira aula grátis" diz tudo o que a pessoa precisa para decidir. O nome vai no banner; a oferta vai na altura dos olhos, na maior letra que vocês puderem pagar.

Fique acima da mesa. Qualquer coisa deitada é invisível para quem está seis pessoas atrás. Vocês precisam de um elemento vertical (um banner de chão, uma folha colada na parede, até uma pessoa segurando uma placa) que mostre a oferta na altura da cabeça.

Tenha alguma coisa acontecendo. As mesas com gente em volta quase sempre são as que fazem alguma atividade: um jogo em andamento, uma demonstração de dois minutos, um instrumento, uma degustação. Isso transforma quem só está passando em alguém que já passou trinta segundos com vocês, e trinta segundos são a batalha inteira.

Fique na frente da mesa, não atrás. A mesa é um balcão, e balcões mantêm as pessoas afastadas. Duas pessoas na frente, uma atrás cuidando das inscrições e dos pagamentos.

Escolha brindes que continuem trabalhando. Comida grátis atrai quem quer comida grátis. Adesivos e bottons vão parar em notebooks e garrafinhas e fazem propaganda de vocês por um ano; qualquer coisa impressa com o link de associação continua rendendo depois da feira. Se o orçamento for pequeno, gaste com o banner antes dos brindes.

O que nunca funciona: um notebook passando uma apresentação de slides, uma página impressa cheia de parágrafos, um logo sem nenhuma palavra sobre o que vocês fazem e uma diretoria sentada.

A abordagem de quinze segundos

Escreva a abordagem e faça cada pessoa da escala dizê-la em voz alta uma vez antes de começar o turno. Três frases, terminando com uma pergunta:

"Oi, nós somos a [Entidade]. A gente [faz a atividade] toda [dia] às [hora] em [local], e a primeira é grátis. O nosso primeiro evento é no dia [data]. Quer que eu te mande os detalhes?"

A última frase faz o trabalho. Dá para responder com "sim", e a resposta ao "sim" é o seu celular com o formulário de inscrição já aberto.

Prepare a escala para as três respostas que vocês vão ouvir o dia inteiro:

• "Depois eu procuro vocês." Isso quase sempre significa não. "Sem problema: trinta segundos agora e você recebe um único e-mail com os detalhes. É só escanear aqui."
• "Quanto custa?" Saiba o valor e saiba exatamente o que ele inclui. "Acho que é mais ou menos…" custa a inscrição. Se as taxas ainda não estiverem definidas uma semana antes, resolvam isso: como definir a taxa de associação da entidade vai levar vinte minutos.
• "Preciso ter experiência?" A resposta é sempre alguma versão de "não", seguida de um exemplo concreto: "Metade das pessoas na nossa primeira sessão do ano passado nunca tinha jogado."

Deixe claro também o que ninguém pode prometer: nada de ingresso grátis para a festa, nada de vaga garantida num time, nada de cargo na diretoria, nada de reembolso inventado na hora.

Prepare a página de inscrição na semana anterior

Seja como for o cadastro da sua entidade no diretório da associação estudantil, ele é uma listagem, não um fluxo de inscrição. O que a feira precisa é de um link que faça quatro coisas ao mesmo tempo: explique a entidade em um parágrafo, colete os dados de que vocês precisam, receba o pagamento da associação e coloque a pessoa na sua lista sem ninguém redigitar nada.

Se a sua entidade ainda não tem site próprio, isso é trabalho para uma noite na semana antes da feira (um nome, uma cor, um modelo, uma página de associação) e transforma o dia de "coletar e-mails e correr atrás depois" em "membros antes de irem embora". O nosso guia sobre como criar um site para a entidade estudantil mostra o processo inteiro.

Registre inscrições sem uma lista de papel

A prancheta é o hábito mais caro de uma feira de entidades. Ela falha de quatro jeitos previsíveis.

Letra. Numa folha movimentada, algo entre um em cada dez e um em cada seis e-mails é inutilizável: um nome com uma vogal ambígua, um domínio que pode ser duas coisas, um ponto que pode ser um ponto ou uma marca perdida de caneta. Vocês só vão descobrir quais quando os e-mails voltarem.

Atraso. Digitar 120 linhas são duas horas que ninguém tem na primeira semana. Na prática, a lista é digitada na terceira semana, quando as pessoas nela já entraram em outras três entidades e esqueceram a sua.

Sem pagamento. Cada dia entre "deixei meu nome" e "paguei" custa conversões. É nesse intervalo que os seus 55% viram 35%.

Sem registro de consentimento. Vocês têm papel com endereços e nenhum registro confiável do que cada pessoa aceitou receber, o que importa mais do que as diretorias imaginam.

A substituta é um QR code que leva ao seu próprio formulário de inscrição, impresso grande e impresso várias vezes:

• Imprima em A4 ou maior, em três lugares: no painel, deitado sobre a mesa e no verso de cada panfleto. Um código pequeno colado num canto vai ficar tapado por um cotovelo a tarde inteira.
• Teste em dois celulares diferentes pela rede móvel, não pelo wi-fi do campus, dois dias antes, e teste de novo em pé no salão, na manhã do evento.
• Limite o formulário a cinco campos. Nome, e-mail, um campo que ajude a segmentar (curso ou ano), um sobre o que a pessoa quer da entidade e uma caixa de consentimento. Cada campo extra custa inscrições de pessoas em pé numa sala barulhenta.
• Pergunte qual e-mail a pessoa realmente lê e, se um dia quiserem uma lista de ex-membros, peçam um que ela ainda vá ter depois de se formar.
• Tenham dois aparelhos com o formulário já aberto para quem não pode ou não quer escanear, mais uma bateria externa carregada. Os aparelhos morrem às 14h, todo ano.
• Planeje a ficha de papel para ser legível, não rápida: letra de forma, uma letra por quadradinho no e-mail e um membro da diretoria que lê cada endereço em voz alta antes de a pessoa sair.
• Recebam o dinheiro no momento da inscrição. Essa é a maior alavanca do dia inteiro. Um formulário que termina no pagamento converte muito mais do que qualquer quantidade de cobrança depois, porque vocês pedem enquanto a pessoa ainda está animada e em pé na sua frente.

A associação por conta própria é exatamente para isso que servem a inscrição e o pagamento online, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online: o membro preenche os próprios dados, paga e entra na sua lista com um recibo, sem que ninguém da diretoria digite uma única linha. Depois, o mesmo site pode ser instalado na tela inicial do celular como um aplicativo para membros direto do navegador, com eventos, notificações push e a carteirinha, o que é muito melhor para deixar nas mãos de alguém do que um panfleto.

Um alerta antes de imprimir qualquer coisa com link de pagamento: quanto vocês podem cobrar, e em que conta o dinheiro pode cair, é decisão da associação estudantil, não da diretoria. Perguntem, por escrito, bem antes da feira.

A associação anual de uma entidade estudantil costuma ser uma taxa pequena, e muitas associações estudantis exigem que o dinheiro das entidades passe por uma conta que elas mantêm ou conseguem ver, o que decide se vocês podem receber pagamentos com cartão em nome da própria entidade. Algumas associações vendem as inscrições pelo próprio sistema e entregam a lista depois. É muito improvável que impostos sobre vendas ou consumo se apliquem ao faturamento de uma entidade típica, mas uma conta da associação pode trazer regras próprias sobre recibos e prazos bancários. Confirme tudo isso antes de imprimir um QR code de pagamento. Esta é apenas uma informação geral; confira com a sua associação estudantil.

As 48 horas depois da feira

A lista que vocês coletaram tem uma meia-vida medida em dias. Na quinta-feira, metade das pessoas nela não vai conseguir dizer o nome da sua entidade sem ajuda. O acompanhamento não é uma tarefa administrativa para quando a semana acalmar; é a segunda metade do recrutamento.

Mande o e-mail de boas-vindas na mesma noite. Não na semana seguinte. São quinze minutos, e eles valem mais do que a última hora da mesa. Entram cinco coisas: quem vocês são, em uma frase; a data e o local do primeiro evento; o link de associação para quem ainda não pagou; uma frase sobre o que esperar para quem nunca foi; e o nome de uma pessoa de verdade para responder.

Assunto: Você se inscreveu na feira — aqui está o primeiro encontro

Oi, [nome],

Obrigado por passar na nossa mesa hoje. Nós somos a [Entidade]: a gente [faz a atividade] toda [dia] às [hora] em [local].

Primeiro evento: [dia, data], [hora], [local]. Não precisa levar nada nem ter experiência, e você não precisa conhecer ninguém: muita gente vem sozinha na primeira vez.

[Se você ainda não se associou, dá para fazer aqui. Leva um minuto.]

Qualquer dúvida, é só responder este e-mail. — [Nome], [Cargo]

Divida a lista em duas. Quem pagou recebe "aqui está o seu primeiro evento". Quem se inscreveu mas não pagou recebe a mesma coisa, mais uma linha clara sobre como se associar. Mandar o mesmo e-mail para os dois grupos desperdiça o seu melhor momento.

Mande mais uma vez, 48 horas antes do primeiro evento. Curto, um link, o número da sala. Esse lembrete normalmente aumenta a presença em um terço.

Enviar pelo sistema da própria entidade, e não pela conta pessoal de um membro da diretoria, importa mais do que parece: os comunicados aos membros guardam o status de consentimento de cada membro, acrescentam o link para cancelar a inscrição por você e deixam um histórico de envios que a próxima diretoria herda, em vez de uma lista de e-mails que vive na pasta de enviados de um estudante que está se formando. Se os seus e-mails costumam sumir, por que os e-mails do clube vão para o spam explica quase tudo.

Há também um lado legal na lista que vocês acabaram de montar. Não é pesado, mas é real, e é responsabilidade da diretoria, não da universidade.

Coletar nomes e endereços torna a sua diretoria responsável por esses dados nos termos da lei de privacidade ou de proteção de dados do lugar onde fica a sua universidade, e a política da própria associação ou da universidade pode se somar a isso. Na prática: diga, no momento da inscrição, exatamente o que vocês vão enviar, peça uma autorização clara em vez de uma caixa já marcada, envie só isso, coloque um link funcional para cancelar a inscrição em cada mensagem, guarde a lista num lugar de onde a diretoria inteira não consiga baixá-la casualmente e nunca a entregue a um patrocinador. Esta é apenas uma informação geral; a sua associação estudantil terá uma política própria além disso.

O primeiro evento precisa existir antes da feira

Reserve a sala e defina a data antes de reservar a mesa, para que a abordagem possa dizer "quinta, dia 14, 18h, sala 2.11" em vez de "a gente entra em contato". Mantenha o evento grátis ou quase grátis, com pouco compromisso, e dê a um membro da diretoria a única tarefa de conversar com quem estiver sozinho. Registre a presença, porque a diferença entre "veio uma vez" e "nunca veio" mostra exatamente quem merece mais um convite específico e quem vai para a lista geral. Esse também é o número que o seu pedido de financiamento vai pedir mais tarde.

O roteiro do dia da feira

Monte a escala do dia em turnos de noventa minutos com três pessoas em cada: duas na frente conversando, uma atrás cuidando das inscrições e dos pagamentos. Nunca deixe uma pessoa sozinha: mesas com uma pessoa só param de converter em vinte minutos, porque não há ninguém para manter a conversa enquanto a inscrição acontece. Inclua água, comida e intervalos na escala de forma explícita, e coloque os calouros mais animados no turno mais movimentado, em vez dos membros mais antigos da diretoria: quem pensa em entrar quer conhecer alguém parecido consigo, não o presidente.

A caixa: banner ou painel, três placas A4 com o QR code, dois aparelhos carregados, uma bateria externa, fichas reservas impressas, fita adesiva, tesoura, massa adesiva, um marcador grosso, canetas extras, a folha de contagem, água, lanches e o que a atividade exigir.

Perguntas frequentes

Quantas inscrições devemos esperar numa feira de entidades?

Uma entidade no primeiro ano, com uma mesa pequena e sem reputação, costuma conseguir 30–60 inscrições; uma entidade estabelecida, com uma boa localização, um banner e uma atividade, consegue 120–250. O que mais pesa não é o tamanho nem o orçamento, e sim se há alguém em pé na frente da mesa conversando com as pessoas, porque uma mesa ativa e com gente converte várias vezes mais do que uma sem ninguém no mesmo ponto. Defina a meta a partir do número de membros ativos que vocês querem na oitava semana, não para ter do que se gabar, e lembre que cem inscrições acompanhadas valem mais do que trezentas que nunca recebem um e-mail.

Devemos cobrar a associação na mesa ou deixar as pessoas pagarem depois?

Cobre na mesa se a sua associação estudantil permitir: a perda entre "se inscreveu" e "pagou" é o maior vazamento do funil inteiro, e ela aumenta a cada dia que passa. Um formulário de inscrição que termina num pagamento com cartão, no celular da própria pessoa, costuma converter mais de 70%, contra 35–55% no "vamos te mandar um link por e-mail". Se vocês realmente não puderem receber pagamentos no dia, pelo menos façam do primeiro e-mail de acompanhamento um link de pagamento com um prazo ligado a algo concreto, como um primeiro evento só para membros.

Precisamos estar filiados para reservar uma mesa?

Quase sempre, sim, e o prazo de filiação normalmente cai semanas antes da feira, antes de alguém voltar ao campus e começar a ler e-mails. Trate isso como uma tarefa anual fixa, de responsabilidade do secretário e registrada no material de transição, e não como algo para resolver quando as aulas começarem.

A filiação, o registro ou o reconhecimento junto à sua associação estudantil é renovado todo ano, e o setor de entidades e grupos vai verificá-lo antes de distribuir uma mesa na feira. A renovação normalmente exige a lista atual da diretoria, o estatuto atualizado se ele mudou, o resumo financeiro do ano anterior e um número mínimo de membros e, em muitas instituições, a comprovação de que os principais dirigentes concluíram a capacitação exigida.

O que fazer com quem se inscreveu mas nunca pagou?

Façam três contatos e depois parem. O e-mail de boas-vindas, um lembrete 48 horas antes do primeiro evento e uma última mensagem cerca de quatro semanas depois, dizendo o que a pessoa perdeu e oferecendo um último jeito fácil de entrar. Depois disso, mantenham essas pessoas na lista geral de avisos (muita gente entra numa entidade na segunda metade do ano, ou no ano seguinte), mas parem de tratá-las como uma cobrança. Diretorias gastam uma energia enorme com as vinte pessoas que nunca vão entrar e deixam de lado as quarenta que já entraram.

Uma lista de inscrição em papel é alguma vez a resposta certa?

Só como reserva, nunca como plano. Se o salão não tiver sinal e os dois aparelhos estiverem descarregados, uma ficha bem planejada (letra de forma, uma letra por quadradinho no e-mail e alguém lendo em voz alta) salva o dia. Fotografe cada ficha na desmontagem, antes de ela ir para uma sacola, digite tudo na mesma noite, enquanto a letra ainda está fresca na memória de alguém, e nunca deixe o papel ser a única cópia da sua lista por mais de uma noite.

Onde o ClubHelix se encaixa

A feira é um problema de conversão, e problemas de conversão se resolvem eliminando etapas. O ClubHelix dá à entidade um link que se explica sozinho, recebe a inscrição e o pagamento de uma só vez (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) e coloca o novo membro numa lista que a próxima diretoria vai herdar, para que o QR code do seu banner leve a um membro, e não a uma tarefa pendente. Na mesma noite, um comunicado para todo mundo que se associou sai com o registro de consentimento e o cancelamento de inscrição resolvidos por você.

Vocês podem ter o site e a página de associação no ar antes da feira no plano Free, e os planos pagos só começam a fazer diferença quando vocês tiverem uma lista de membros de verdade e estiverem enviando e-mails para algumas centenas de pessoas: veja os planos e preços. Se preferirem ler sobre o ano inteiro antes da tarde inteira, comecem por como administrar uma entidade estudantil.