Como aumentar o número de sócios do clube: um guia prático para diretorias voluntárias

Toda diretoria de clube já passou pelo mesmo item da pauta: "o número de sócios caiu, o que vamos fazer?". A resposta de sempre é uma onda de atividade, com um panfleto, um post no Facebook e um dia de inscrição, seguida de silêncio até a mesma conversa no ano seguinte.

Aumentar o número de sócios não depende de uma grande ideia. É um funil: as pessoas precisam ouvir falar de você, encontrar você, se inscrever sem obstáculos e ter uma primeira temporada boa o bastante para ficar e trazer amigos. A maioria dos clubes perde mais sócios em potencial por uma etapa quebrada desse funil do que por falta de interesse pelo esporte. Este guia percorre cada etapa com ideias de recrutamento que uma diretoria voluntária consegue colocar em prática, além do acompanhamento que a maioria dos clubes deixa de lado.

Primeiro, descubra onde você está perdendo gente

Antes de gastar qualquer coisa com recrutamento, descubra onde você está perdendo pessoas hoje. Faça três perguntas na próxima reunião da diretoria:

1. Quantos contatos recebemos na última temporada, e quantos viraram sócios? Se você não sabe, essa é a primeira correção: todo contato deveria chegar a um lugar onde possa ser acompanhado, e não à caixa de entrada de três voluntários diferentes.
2. Quanto tempo leva para ir do "tenho interesse" ao "estou inscrito e paguei"? Se a resposta envolve um formulário impresso, uma transferência bancária e esperar a secretaria responder, você está perdendo gente exatamente no momento em que ela estava pronta para entrar.
3. Quantos sócios do primeiro ano voltaram para o segundo? Recrutar e reter são o mesmo problema visto por lados diferentes: um clube que mantém 85% dos sócios precisa de muito menos gente nova do que um que mantém 60%.

Os clubes que tapam esses buracos muitas vezes crescem sem nenhum marketing novo: o interesse sempre esteve lá.

Seja encontrado: a busca local é o seu maior canal

Quando os pais decidem que o filho deveria experimentar um esporte, ou quando alguém que acabou de se mudar quer conhecer gente, o primeiro passo quase sempre é uma busca:

"escolinha de futebol perto de mim", "clube de vôlei" mais o nome do bairro ou da cidade.

Se ninguém encontra você, você não existe.

• Tenha um site de verdade, com o seu bairro ou cidade e o seu esporte no texto. Uma página em rede social, sozinha, não aparece na busca local e esconde as suas informações de quem não está logado. Se você ainda não tem um site, o nosso guia passo a passo para criar o site do clube cobre o trabalho todo.
• Reivindique o seu Perfil da Empresa no Google. É grátis, coloca o clube no mapa (literalmente) e mostra o local de treino, os horários e o link do site. Peça a alguns sócios avaliações sinceras: clubes com algumas avaliações recentes se destacam.
• Deixe valores e datas de início à vista. Os pais comparam. "Entre em contato para saber os valores" passa a impressão de caro e demorado; uma tabela de valores clara passa a impressão de organização.
• Publique notícias com regularidade. Um site com relatos de jogo e comunicados datados mostra um clube vivo tanto para os mecanismos de busca quanto para os pais que o visitam. Um feed de notícias que qualquer voluntário consegue atualizar vale mais do que uma página inicial linda que ninguém mexe.

Tire os obstáculos da inscrição: a correção de maior retorno desta lista

Imagine o momento em que alguém decide entrar no clube. Normalmente são 21h de um dia de semana, no celular. O que acontece em seguida no seu clube?

Se a resposta é "baixe este PDF, preencha e leve ao treino com o dinheiro", você vai perder uma boa parte dessas pessoas antes do sábado. A motivação some rápido; cada passo a mais, cada atraso e cada e-mail que depende de resposta leva embora uma porcentagem.

O padrão ideal é um fluxo online único: a pessoa encontra a sua página de inscrição, escolhe uma categoria de associação, preenche os dados (incluindo as informações médicas e os consentimentos de que você precisa), paga com cartão, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, e recebe uma confirmação na hora, sem nenhum voluntário no meio. É exatamente isso que um bom fluxo de autoinscrição faz, e ele funciona enquanto a sua diretoria dorme.

Dois detalhes que fazem diferença:

• Coloque o link de inscrição em todo lugar. No topo do site, em um post fixado nas redes sociais, em um QR code em cada panfleto e cavalete, na assinatura de e-mail de cada membro da diretoria.
• Deixe as pessoas pagarem na hora. Clubes que separam "inscrever-se" de "pagar depois por transferência bancária" entram na temporada arrastando uma longa lista de inscrições não pagas. Se você ainda cobra as taxas manualmente, leia o nosso guia sobre como receber as taxas de associação online.

Ideias para atrair sócios que funcionam de verdade

Com o funil consertado, aqui estão as ações de recrutamento que dão resultado de forma consistente em clubes comunitários, mais ou menos em ordem de retorno sobre o esforço dos voluntários.

1. Dias de aula experimental

A forma de recrutamento mais confiável na maioria dos esportes. Mantenha o formato simples: 90 minutos, grátis, com equipamento fornecido e sócios de verdade conduzindo atividades divertidas,

e alguma comida no final.

A parte crucial é coletar os contatos e dar retorno: pegue o nome e o contato de cada participante com um formulário curto (um QR code no dia é melhor do que uma prancheta) e mande uma mensagem pessoal em até 48 horas com um link direto para a inscrição. Um dia de aula experimental sem retorno é um bom evento comunitário; com retorno, é uma máquina de recrutamento.

2. Rodadas de "traga um amigo"

Uma ou duas vezes por temporada, transforme um treino normal em um treino aberto e peça a cada sócio que traga uma pessoa. Os sócios atuais são o seu canal de marketing mais confiável: o convite de um amigo converte muito melhor do que qualquer anúncio. Dê um incentivo: o sócio cujo amigo se inscrever ganha um boné do clube

ou um vale para a lanchonete do clube.

3. Parcerias com escolas e com a comunidade

Um único período de oficinas na hora do almoço em uma escola de ensino fundamental da região pode abastecer as categorias de base por anos. Ofereça-se para fazer uma atividade na festa da escola, patrocine o boletim ou forneça material para as aulas de educação física. A mesma lógica vale para centros comunitários, centros de apoio a imigrantes e atléticas universitárias: qualquer lugar onde os seus futuros sócios já se reúnem.

4. Opções sociais e de formato curto

Para muitos adultos, a barreira não é o interesse, é o compromisso. Um torneio social com times de seis, um bloco de seis semanas para iniciantes ou uma sessão em que os pais também jogam enquanto as crianças treinam dá às pessoas indecisas uma porta de entrada sem grande compromisso. Cobre um valor modesto e deixe óbvio o caminho até a associação completa.

5. Presença em eventos locais

Barracas em feiras, quermesses e festivais são baratas e eficazes quando você leva o esporte junto, com um alvo para chutar, um radar de velocidade ou uma miniquadra, e não só uma mesa de folhetos. Toda atividade termina do mesmo jeito: "escaneie este código para marcar uma aula experimental grátis".

6. Reconquiste quem saiu e quem acabou de chegar

Dois grupos esquecidos: ex-sócios (um e-mail simpático de "adoraríamos ter você de volta" a cada pré-temporada, com um link de inscrição de um clique) e quem acabou de se mudar para a região (kits de boas-vindas por meio de imobiliárias e de grupos da comunidade no Facebook). Os dois convertem muito mais do que um público frio, porque o interesse já existe.

Conte a sua história a temporada inteira, não só na época das inscrições

Os clubes que crescem tratam a comunicação como um hábito do ano todo. O conteúdo não precisa ser caprichado; precisa ser regular e humano:

• Relatos de jogo e resultados toda semana (delegue aos responsáveis pelos times: um parágrafo basta).
• Fotos. Nada recruta tanto quanto imagens de pessoas se divertindo. Resolva a autorização de uso de imagem uma vez só, na inscrição.
• Marcos e perfis: quem chegou a 100 jogos, treinadores novos, o voluntário do mês.
• Chamadas de "inscrições abertas" nos momentos certos: na pré-temporada, depois das finais e no começo do ano letivo, quando os pais planejam os meses seguintes.

Publique primeiro no seu site e depois compartilhe em todos os outros lugares. O texto do site trabalha por você nos resultados de busca durante anos; um post em rede social some em um dia.

Faça da primeira temporada uma ótima experiência: o crescimento se acumula

O recrutamento traz as pessoas até a porta; a experiência decide se essa porta vira uma porta giratória. Três hábitos baratos com efeito enorme:

• Uma pessoa de referência para receber quem chega. Cada novo sócio ou família é apresentado a uma pessoa cuja tarefa é aprender o nome deles e acompanhar como estão no primeiro mês.
• Um e-mail de boas-vindas para novos sócios com os horários de treino, o que levar, onde estacionar, como pedir o uniforme e a quem pedir ajuda. Escreva uma vez e envie automaticamente.
• Uma conversa no início da temporada. Depois de quatro semanas, faça aos novos sócios uma pergunta: "como está sendo até agora?". Você pega pequenos problemas enquanto ainda dá para resolvê-los, e o próprio ato de perguntar já ajuda a reter.

Faça isso bem e o seu crescimento se acumula: os novos sócios satisfeitos deste ano são os recrutadores do "traga um amigo" do ano que vem. O manual completo de retenção está no nosso guia complementar, como reter os sócios do clube.

Um calendário simples de recrutamento

Copie este ritmo e coloque um nome ao lado de cada item:

Perguntas frequentes

Qual é o jeito mais rápido de aumentar o número de sócios do clube?

Conserte o seu fluxo de inscrição antes de qualquer outra coisa. A maioria dos clubes já gera interesse suficiente, pela busca, pelo boca a boca e pela presença local, mas perde os interessados para uma inscrição lenta e manual. Passar para a inscrição online imediata com pagamento por cartão, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, costuma aumentar as conversões na hora, e todas as outras ideias de recrutamento funcionam melhor quando o funil por trás delas está em ordem.

Quanto devemos gastar com recrutamento de sócios?

Para a maioria dos clubes comunitários, quase nada: as atividades de maior retorno (dias de aula experimental, rodadas de "traga um amigo", oficinas em escolas, um site fácil de encontrar com inscrição online) custam tempo de voluntário, e não dinheiro. Se for gastar, invista em um impulsionamento modesto dos posts sobre o dia de aula experimental em grupos da comunidade local, e não em publicidade genérica da marca.

Como atrair sócios fora do nosso público habitual?

Vá até onde essas pessoas já estão, em vez de falar mais alto. Faça parcerias com escolas, centros comunitários e associações culturais; ofereça formatos curtos e amigáveis para iniciantes, para que quem chega não seja jogado direto em uma competição completa; e garanta que as suas fotos e o material de boas-vindas mostrem de fato a diversidade que você quer atrair. Uma temporada realmente acolhedora faz mais do que qualquer campanha.

Os dias de aula experimental viram mesmo novos sócios?

Sim, quando há retorno. Clubes que coletam o contato de cada participante no dia e mandam uma mensagem pessoal com um link direto para a inscrição em até 48 horas costumam converter uma boa parte dos participantes. Clubes que fazem o dia e esperam as pessoas voltarem sozinhas convertem muito menos. O evento é a metade fácil; é no retorno que as associações acontecem.

---

Pronto para consertar o funil? O ClubHelix oferece ao seu clube autoinscrição online com pagamento (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), um feed de notícias que qualquer voluntário consegue atualizar e formulários para inscrições em aulas experimentais, tudo em uma única plataforma. Veja os planos para começar.