Como fazer o orçamento de uma obra de infraestrutura do clube

O projeto de iluminação teve um valor associado a ele durante dois anos. Estava na ata da assembleia geral, estava na parede no mutirão de trabalho, e três diretorias o repetiram aos sócios como se fosse assunto encerrado. Quando a obra finalmente foi a concorrência, o preço voltou quase um terço mais caro, o edital que deveria cobrir metade tinha uma exigência de contrapartida que ninguém tinha lido com atenção, e o clube descobriu que seria faturado mês a mês por um trabalho que o financiador pretendia reembolsar só na conclusão.

Nada disso é incomum, e nada disso tem a ver de fato com construção. Obras de infraestrutura em clubes comunitários dão errado de três formas previsíveis: o escopo cresce aos poucos enquanto o orçamento fica parado, o dinheiro entra numa ordem diferente da ordem das faturas, e ninguém deixou por escrito quem podia aprovar um aditivo. Cada um desses é um problema de orçamento e de governança, o que quer dizer que cada um tem solução ainda na fase da mesa da cozinha, muito antes de alguém começar a cavar.

Este guia é para a diretoria prestes a assumir o maior valor que jamais vai aprovar: refletores, a ampliação da sede, a renovação de um piso, um novo vestiário, um sistema de irrigação. Ele mostra como definir o projeto antes de orçá-lo, como montar um plano de custos em vez de uma pilha de orçamentos, como combinar recursos de várias fontes sem que as condições entrem em choque, como dividir a obra em etapas e lidar com orçamentos que vencem, e como estabelecer as alçadas de decisão e os relatórios que mantêm uma diretoria voluntária longe de problemas.

Defina o projeto antes de orçá-lo

As palavras mais caras numa obra de clube são "já que estamos fazendo". Escreva primeiro uma declaração de escopo: cinco linhas, aprovadas em reunião de diretoria e registradas em ata, dizendo que problema o projeto resolve, o que muda fisicamente, o que continua como está, o que o clube vai poder fazer depois que não consegue fazer hoje e quanto a obra pronta vai custar para manter a cada ano.

Depois divida cada ideia ligada ao projeto em três colunas e não ceda.

A disciplina mora na coluna do meio. "Impossível de instalar depois" é o teste que empurra um item para a esquerda: eletrodutos sob um novo contrapiso, fundações dimensionadas para uma futura arquibancada, drenagem sob um piso. Eles entram na coluna do indispensável mesmo quando aquilo a que servem só será construído daqui a cinco anos, porque fazê-los depois significa fazer a obra inteira duas vezes.

Antes de gastar dinheiro com projeto, obtenha respostas honestas para cinco perguntas de viabilidade. Qualquer uma delas pode barrar o projeto, e descobrir cedo não custa nada.

• Prazo de cessão versus vida útil do bem. Não dá para financiar com responsabilidade um bem de vinte e cinco anos num contrato de locação que tem seis anos pela frente e nenhum direito de renovação. Verifique o prazo, o mecanismo de renovação e o que acontece com as benfeitorias no final.
• Licenças e aprovações. Quais autorizações são necessárias, quanto tempo levam e se algo no projeto tende a gerar objeções. Iluminação de campo perto de residências é o exemplo clássico.
• Capacidade das redes. Fornecimento de energia, pressão de água, esgoto e se a melhoria exige uma ligação junto à concessionária que custa mais do que aquilo que você está construindo.
• Acesso durante a obra. Que temporadas ou programas são interrompidos, para onde os sócios vão enquanto isso e quanto isso custa em receita perdida.
• O custo de operação depois. Refletores novos consomem energia, salas novas precisam de limpeza e seguro, pisos novos precisam de manutenção. Um projeto que melhora o clube e acrescenta em silêncio uma despesa permanente está planejado só pela metade.

Monte um plano de custos, não uma pilha de orçamentos

Um orçamento cobre o que foi pedido ao empreiteiro para orçar. Um plano de custos cobre o que o clube vai de fato gastar. A diferença entre os dois é onde os clubes perdem o controle, e ela costuma ser grande o bastante para pesar: conte com um plano de custos completo bem acima do valor da obra principal, e não só um pouco acima.

Quando cada linha tiver um valor, acrescente duas reservas por cima. São coisas diferentes e devem aparecer separadas nos documentos.

A contingência não é um caixa livre e não é opcional. Informe as faixas nos documentos da diretoria, diga quem pode liberar a contingência e em que parcelas, e informe quanto resta todo mês. Um projeto que se declara "dentro do orçamento" enquanto sua contingência sumiu em silêncio não está dentro do orçamento: está sem margem, e a próxima surpresa é a que dói.

O orçamento que você leva aos sócios é o conjunto inteiro: plano de custos, mais contingência de projeto e de obra, mais reajuste, mais a variação do custo de operação. Apresentar só o valor da obra principal é como uma diretoria acaba explicando um "estouro" que, na verdade, eram apenas as partes que ninguém contou.

Combine os recursos sem que as condições entrem em choque

Quase nenhum clube comunitário financia uma obra de infraestrutura com uma única fonte. Você está montando camadas, e cada camada chega com suas próprias condições, prazos e papelada.

Cinco regras orientam esse conjunto:

1. Nunca trate um edital não aprovado como recurso garantido. Mostre-o como "solicitado", com um plano para o que acontece se ele não sair. Diretorias que gastam o edital antes da hora acabam pegando empréstimo às pressas, em condições ruins.
2. Leia a definição de contrapartida, não a manchete. Os financiadores divergem sobre se trabalho voluntário, materiais doados, gastos anteriores ou outro edital contam como a sua parte. Essa única cláusula já travou mais projetos de clube do que qualquer outra.
3. Ordene o dinheiro condicionado. Se o edital A exige que você já tenha garantido o restante e o edital B paga na conclusão, você tem um problema de financiamento-ponte, não um problema de captação. Mapeie isso antes de se inscrever.
4. Valorize e documente as doações em serviço corretamente. Registre horas e materiais doados pelo valor que o financiador aceita, com datas, nomes e tarefas. Registrar horas de voluntariado para editais mostra como manter esse registro num formato que a prestação de contas aceite.
5. Saiba a que o dinheiro obriga você. Muitos editais para espaços esportivos impõem condições sobre o bem por anos depois: acesso público, horas de uso comunitário, restrições à venda. São compromissos que o clube assume em nome de diretorias que ainda nem existem, então registre-os em ata.

Escrever projetos para editais é uma disciplina própria, e um bom plano de custos já é a maior parte do trabalho. Veja como escrever um projeto para edital para o restante.

O conjunto habitual de um clube comunitário tem um edital público para espaços esportivos e de lazer como âncora, uma contribuição da prefeitura ou do locador ao lado dele, reservas do clube, campanhas e trabalho doado. As rodadas de financiamento costumam seguir um calendário previsível, então monte o cronograma do projeto de trás para a frente a partir da data de encerramento da rodada, e não para a frente a partir da sua reunião de diretoria. Quando o locador também é um possível cofinanciador, uma conversa cedo com ele é a reunião mais valiosa de todo o projeto. Sua federação ou entidade dirigente normalmente sabe dizer quais rodadas servem para obras em espaços esportivos.

Os impostos são a linha que pega os clubes de surpresa. Se o clube consegue recuperar tributos sobre os custos da obra, e como os tributos incidem sobre a receita do edital, depende do enquadramento do clube e de como o espaço é usado. Num projeto de seis dígitos, essa definição muda bastante o custo efetivo. Também significa que um orçamento feito com impostos incluídos e um edital pago sem impostos não vão fechar. Garanta que os valores apresentados estejam claramente identificados como com ou sem impostos, e confirme o tratamento com o seu contador antes de o orçamento ir aos sócios.

O fluxo de caixa é o que de fato para os projetos

Um projeto pode estar totalmente financiado no papel e mesmo assim ficar sem dinheiro no quarto mês. Os empreiteiros faturam mensalmente pelo serviço executado; os editais muitas vezes pagam por marcos, depois do serviço feito ou após a prestação de contas. Desenhe as duas curvas antes de assinar qualquer coisa.

O exemplo ilustrativo acima é propositalmente implacável: o clube fica no vermelho do mês três ao mês sete, apesar de estar totalmente financiado. Todas as suas opções valem a pena ser combinadas antes de você precisar delas: negociar pagamentos por etapa com o financiador, estruturar o contrato para que as medições coincidam com os marcos, manter um cheque especial modesto ou uma linha de curto prazo aprovada com antecedência, dividir a obra em fases que acompanhem o dinheiro, ou pedir ao empreiteiro prazos maiores em troca da certeza da contratação. O que você não pode fazer é começar a obra torcendo para que os prazos se acertem sozinhos.

Mantenha a tabela de fluxo de caixa nos documentos mensais da diretoria, ao lado do orçamento. É a página mais útil de todo o pacote de relatórios do projeto, e o lugar dela é junto com o restante do relatório do tesoureiro.

Etapas, e os orçamentos que vencem

Dividir em etapas é a resposta honesta quando o conjunto de recursos não fecha. Bem feito, entrega algo utilizável a cada passo; mal feito, dobra os custos e deixa o clube com meio projeto por três anos.

• Divida por resultado utilizável, não por disciplina. Cada etapa precisa deixar o espaço funcional e seguro. "Laje e estrutura este ano, paredes no ano que vem" não é uma etapa: é um prédio inacabado.
• Projete tudo de uma vez. O projeto completo desde o início, construído em partes, sai mais barato do que projetar três vezes. Também faz com que as inscrições em editais para as etapas seguintes citem plantas já aprovadas, algo de que os financiadores gostam.
• Faça primeiro o que fica enterrado. Eletrodutos, fundações, drenagem e capacidade das redes para o projeto final entram na primeira etapa, sempre. Instalá-los depois significa demolir a primeira etapa.
• Aprove e orce cada etapa separadamente. Uma etapa é um projeto, com seu próprio plano de custos, contingência e decisão da diretoria.

Os orçamentos merecem a mesma disciplina. Um orçamento é uma fotografia com data de validade, e comparar três deles de forma justa é mais difícil do que parece.

Dois hábitos importam mais que o resto. Peça um novo preço antes de assinar se o orçamento tiver mais de alguns meses, e deixe o processo de aditivos por escrito antes de a obra começar, porque é nos aditivos que os orçamentos realmente escorrem.

A maioria das obras de clube precisa de aprovação urbanística ou de alvará de construção junto à prefeitura, e projetos de iluminação costumam receber condições sobre a luz que vaza para a vizinhança e os horários de uso. Quando o clube está num terreno que não é dele, o consentimento do proprietário é um processo separado que muitas vezes demora mais do que a própria aprovação. Coloque os dois no seu cronograma com meses de verdade, não com duas semanas de otimismo, e confirme cedo a capacidade do fornecimento de energia.

Uma observação sobre prazos: programe a obra para a entressafra da sua temporada. Obras de piso, em especial, precisam de tempo de assentamento antes de o jogo voltar, e um mês chuvoso ou gelado no lugar errado pode custar semanas ou empurrar o projeto para o ano seguinte. Confirme as premissas de clima no cronograma do empreiteiro antes de assinar, e lembre que construir fora da temporada também protege a receita que você perderia com a sede fechada e os aluguéis cancelados.

Governança: quem assina, quem relata e com que frequência

Esta é a parte que as diretorias pulam e depois se arrependem. Uma obra de infraestrutura faz passar por uma organização voluntária, em seis meses, mais dinheiro do que ela costuma movimentar em cinco anos, e os controles precisam estar à altura.

Em torno dessa tabela, quatro controles fazem a maior parte do trabalho:

• Conflitos de interesse declarados e registrados em ata. A empresa de um diretor concorrendo à obra é comum e não é automaticamente errado, mas ele declara, sai da sala na hora da decisão e a ata registra isso. Tratado às claras, não vira nada. Tratado em silêncio, vira o assunto da próxima assembleia geral.
• Duas assinaturas em tudo. Pagamentos, contratos, aditivos, saques. Sem exceções por conveniência.
• Um registro de aditivos. Número, descrição, custo, quem aprovou, data e o total acumulado contra a contingência. Uma página, atualizada no mesmo dia em que cada aditivo é acordado.
• Aprovação dos sócios quando o estatuto exigir. A maioria dos estatutos define um valor acima do qual a diretoria não pode comprometer o clube sem assembleia geral. Confira esse valor no seu próprio estatuto antes da concorrência, e não depois. Nosso guia sobre como conduzir a assembleia geral do clube explica o funcionamento da reunião, caso você precise de uma deliberação especial.

O relatório mensal do projeto

Uma página, no mesmo formato todo mês, no pacote da diretoria:

A previsão de custo final é o número que a diretoria deve acompanhar, e não o gasto até agora. Um projeto pode ter 40% gastos e já prever 15% acima do orçamento, e quanto mais cedo isso aparece nos documentos, mais opções você ainda tem. Encaixe esta página no seu pacote mensal de relatórios da diretoria para que ela chegue junto com todo o resto.

Guarde cada aprovação, orçamento, fatura, aditivo e fotografia num só lugar desde o primeiro dia. As prestações de contas pedem comprovações num formato que você não consegue reconstruir depois, e uma pasta bem mantida também é o que protege os diretores que assinaram documentos quando uma diretoria futura fizer perguntas.

Depois da inauguração

O projeto não termina quando a obra termina. Quatro assuntos entram na pauta da reunião seguinte à entrega:

• Comece o fundo de reposição imediatamente. Divida o custo de reposição pela vida útil esperada do bem e coloque esse valor no orçamento todos os anos a partir de agora. Refletores, pisos e telhados se desgastam dentro de um prazo, e o clube que começa a poupar no primeiro dia nunca mais passa por essa crise.
• Atualize o valor segurado e o cadastro de bens. Sua cobertura foi definida para o espaço antigo. Inclua o novo bem, seu custo, sua data e sua vida útil esperada, com a mesma disciplina do seu inventário de equipamentos, em escala maior.
• Orce com honestidade a variação de operação. Coloque a energia, a limpeza, a manutenção e o seguro extras no orçamento operacional do próximo ano como uma linha própria, para que a melhoria não corroa em silêncio o superávit do clube.
• Preste contas a todos que pagaram. Sócios, financiadores, patrocinadores e doadores recebem um breve relato por escrito, com fotografias e números finais. Custa uma hora, e é o motivo de o próximo edital e a próxima campanha darem certo.

Os números onde a diretoria consegue vê-los

Uma obra de infraestrutura vive de registros: aprovações, gastos contra o orçamento, quem autorizou o quê e os relatórios que vão para financiadores e sócios. É muita coisa para guardar na caixa de entrada de um único tesoureiro. O ClubHelix dá à diretoria relatórios que ela consegue ler de verdade, ferramentas de governança e reuniões que mantêm pautas, documentos e atas juntos, para que a deliberação que aprovou um aditivo possa ser encontrada daqui a três anos, um registro de auditoria que anota quem mudou o quê e doações para a parte de campanhas do conjunto de recursos.

Se hoje os registros do clube estão espalhados por quatro notebooks e uma pasta compartilhada que ninguém encontra, mudá-los é um trabalho menor do que parece, e muito mais fácil antes de o projeto começar do que no meio dele. O plano Free basta para a maioria das diretorias descobrir se o sistema serve para elas, os preços estão publicados na íntegra e configurar o clube é trabalho para uma noite.

Perguntas frequentes

Quanto de contingência uma obra de infraestrutura do clube deve prever?

Preveja duas reservas e mostre-as separadamente. Uma contingência de projeto de cerca de 15–20% no início, caindo para perto de zero à medida que o projeto se resolve, e uma contingência de obra de cerca de 10–15% na fase de orçamento, apertando para 5–10% depois da contratação. Acrescente uma reserva para reajuste se houver um intervalo longo entre a estimativa e a concorrência, e informe quanto resta de contingência em toda reunião de diretoria.

Como os clubes financiam uma obra de infraestrutura?

Quase sempre com um conjunto de fontes, e não com uma só: um edital público ou de loteria para espaços esportivos como âncora, reservas do clube, uma contribuição do locador ou da prefeitura, um empréstimo, uma contribuição extra dos sócios ou uma campanha de arrecadação, patrocínio, campanhas comunitárias e serviços doados. Cada camada traz suas próprias condições e prazos de pagamento, então a verdadeira habilidade está em ordená-las, e não apenas em somá-las.

Qual é o erro mais comum em obras de infraestrutura?

O prazo do fluxo de caixa. Os clubes conferem que o projeto está totalmente financiado e esquecem que os empreiteiros faturam mensalmente, enquanto os editais muitas vezes pagam por marcos ou depois do serviço feito. Monte uma tabela mês a mês de saídas e entradas antes de assinar qualquer coisa, e combine com antecedência um financiamento-ponte ou pagamentos por etapa, em vez de fazer isso no quarto mês.

Quem deve aprovar os gastos numa obra do clube?

Defina os limites por escrito antes da concorrência. Normalmente a diretoria aprova o escopo, o orçamento e a contratação, um grupo do projeto pode liberar contingência até um limite definido, e tudo o que passar disso volta para a diretoria. Duas assinaturas em cada pagamento e contrato, um registro de aditivos por escrito e uma conferência do seu próprio estatuto para ver se há um valor que exige aprovação dos sócios.

Devemos dividir a obra em etapas se não conseguimos financiar tudo de uma vez?

Muitas vezes sim, mas divida por resultado utilizável, e não por disciplina: cada etapa precisa deixar o espaço seguro e funcional. Projete tudo de uma vez e construa em partes, e faça sempre o que fica enterrado (eletrodutos, fundações, drenagem, capacidade das redes) na primeira etapa, porque instalar isso depois significa demolir o que você já pagou.

Continue lendo: como escrever um projeto para edital para o recurso âncora, e modelo de orçamento do clube para o orçamento operacional em que a obra pronta vai precisar caber.