O sábado termina, os árbitros saem de campo e alguém entrega três envelopes tirados do caixa da cantina. Funciona há décadas e é o jeito mais comum de os clubes comunitários pagarem as pessoas que tornam o esporte possível.
É também o ponto em que a papelada do clube costuma parar. O extrato bancário diz "saque em dinheiro". A ata não diz nada. E quando alguém finalmente pergunta o que eram aqueles pagamentos (um auditor, um tesoureiro novo, a entidade dirigente ou o próprio árbitro na época da declaração de imposto), a resposta honesta é que ninguém anotou.
A solução é pequena e começa com uma pergunta que o clube deve responder antes de o dinheiro sair: que tipo de pagamento é este?
Apenas informação geral. Este artigo traz informações gerais para clubes comunitários, e não aconselhamento jurídico, financeiro ou tributário, e não deixa o seu clube em conformidade com nada. Pagar alguém pode criar obrigações para o clube, e quais delas dependem do arranjo, dos valores e de onde vocês estão. Converse com o seu contador e consulte a autoridade tributária que se aplica ao seu clube antes de definir uma estrutura de pagamentos.
Três pagamentos que parecem iguais e não são
Reembolso. O clube devolve um dinheiro que a pessoa realmente gastou: a gasolina até um jogo fora, uma caixa de bolas de jogo que ela comprou, um estacionamento. A característica que define o reembolso é que a pessoa não fica em situação melhor do que antes. Um reembolso se apoia em comprovação do gasto: um recibo, um registro, uma tarifa aplicada a uma viagem real.
Ajuda de custo. Um pagamento simbólico que reconhece um serviço voluntário, normalmente a alguém que nunca pensaria em emitir uma nota: o anotador que está há anos no clube, um membro da diretoria que abriu mão de um verão. Ela não é calculada por horas trabalhadas nem por uma tabela de valores. É um agradecimento com dinheiro, e o tamanho dela deve ter cara de agradecimento.
Cachê por serviço. Pagamento por um trabalho feito: uma taxa por jogo para um árbitro qualificado, um valor por sessão para um treinador, um valor por escala para um anotador. Ele tem preço de acordo com o trabalho, é esperado por quem faz o trabalho e é o que as pessoas mais costumam disfarçar como um dos outros dois.
Um clube pode perfeitamente fazer os três tipos de pagamento na mesma temporada. O que ele não pode é fazer um e chamá-lo de outro porque parece mais simples.
Por que a diferença chega ao seu clube
Dois motivos, e o segundo surpreende mais as diretorias do que o primeiro.
Ela pode criar obrigações. Pagar alguém por serviços pode trazer questões tributárias e de contribuição previdenciária obrigatória para o clube, dependendo do arranjo. "É voluntário" não é uma classificação que resolve isso: o rótulo que o clube usa não decide a substância, o arranjo decide. Este é o ponto em que se chama um contador, e não um membro confiante da diretoria.
A autoridade tributária do seu país terá orientações equivalentes sobre pagamentos a voluntários e sobre quando um pagamento por serviços gera obrigações de retenção ou previdenciárias. Leia essas orientações antes de definir os valores, e não depois da primeira rodada de pagamentos, e busque orientação local: a resposta depende do arranjo, e não do nome que o clube dá a ele.
Ela é um registro de governança. Um reembolso, uma ajuda de custo e um cachê aparecem de forma diferente na contabilidade, e aparecem de forma diferente numa assembleia anual. "Pagamos aos nossos árbitros taxas por jogo que somam tanto" é um item normal. "Pagamos uma ajuda de custo ao cunhado do tesoureiro" é uma pergunta, e o clube quer uma boa resposta pronta: aprovado por quem, com que valor, registrado em ata quando. O próprio estatuto de vocês também pode restringir o que os membros da diretoria podem receber, que é exatamente o tipo de coisa que ninguém confere até ficar constrangedor.
A tabela de valores é o controle mais barato que você vai criar
A maior parte da bagunça vem de valores inventados a cada escala. Alguém liga para as pessoas, combina um número, e a mesa adivinha na semana seguinte.
Em vez disso, publique uma tabela de valores uma vez por temporada:
| Função | Categoria | Valor | Aprovado |
|---|---|---|---|
| Árbitro | Adulto | Definido pela diretoria | Data da ata |
| Árbitro | Base | Definido pela diretoria | Data da ata |
| Assistente / juiz de linha | Qualquer | Definido pela diretoria | Data da ata |
| Anotador / cronometrista | Qualquer | Definido pela diretoria | Data da ata |
| Deslocamento | Por viagem ou por distância | Definido pela diretoria | Data da ata |
Uma tabela publicada faz quatro trabalhos ao mesmo tempo: acaba com a negociação no campo, elimina a aparência de favorecimento, torna o orçamento previsível e dá ao tesoureiro algo com que conferir um pedido. Acrescente também a classificação à tabela (deslocamento é reembolso, taxa por jogo é cachê) e a decisão desconfortável é tomada uma vez, numa reunião, em vez de toda semana na janela da cantina.
Movimente o dinheiro do jeito sem graça
O dinheiro vivo é inimigo de um registro defensável. Ele não deixa rastro de quem recebeu o quê, se mistura mal com o caixa da cantina e coloca um voluntário na posição de carregar dinheiro dos outros.
A sequência que resiste a uma verificação:
- Escale o árbitro para o jogo antes do dia, com a função e o valor definidos.
- Peça que ele confirme a escala, para que uma vaga sem confirmação fique visível enquanto ainda há tempo de preenchê-la.
- Marque a escala como concluída depois do jogo: o pagamento existe porque um jogo aconteceu, e não porque alguém lembrou.
- Classifique o pagamento como reembolso, ajuda de custo ou cachê.
- Pague por transferência bancária, em lote, e não por envelope.
- Marque como pago, para que a mesma escala não possa ser paga duas vezes.
- Informe à diretoria o total por categoria, todo mês ou todo trimestre.
Para os reembolsos, acrescente a etapa da comprovação: um recibo ou um formulário de pedido que identifique a viagem e a tarifa. Um reembolso sem comprovação não é reembolso: é um pagamento sem explicação com um nome simpático.
Como o ClubHelix trata os pagamentos da arbitragem
O módulo de Arbitragem segue essa sequência de propósito.
Os árbitros ficam num cadastro com a disponibilidade de cada um, e as escalas trazem a função e o valor, com um fluxo de confirmação para que a mesa saiba quem realmente vai. Os valores vêm de tabelas definidas por categoria e função, então uma associação decide uma vez quanto recebem um árbitro adulto e um assistente, e quem faz as escalas para de adivinhar.
Depois, a parte que importa para este guia: toda escala com valor registra o que é o pagamento: reembolso, ajuda de custo ou cachê. O campo começa vazio, e não com um valor padrão, porque uma classificação que ninguém olhou é pior do que nenhuma: ela parece uma resposta. A exportação se recusa a gerar um arquivo de pagamento que contenha um pagamento com valor que ninguém classificou, apontando as linhas, para que a pergunta seja respondida antes de o dinheiro sair, e não um ano depois.
Os lotes de pagamento são exportados num CSV que o tesoureiro consegue conciliar.
O que o software deliberadamente não faz é decidir a classificação por você nem dizer quais são as suas obrigações. Ele registra a resposta do próprio tesoureiro e a mantém ligada ao pagamento. O julgamento continua com o clube e o contador dele, que é onde deve ficar, e a parte de relatórios dá os totais por categoria que a diretoria e a assembleia anual de fato pedem.
Situações comuns e a leitura sensata
"Os nossos árbitros são voluntários, mas damos a eles um valor fixo por jogo." Um valor por jogo definido em função do trabalho se comporta como cachê, seja qual for o nome que o clube dá. Decida com honestidade, registre como o que ele é e busque orientação se os valores forem relevantes.
"Pagamos o deslocamento de um treinador." Se reembolsa um deslocamento real, comprovado por registro ou recibos, é reembolso. Se é um valor redondo pago independentemente da distância, está virando cachê.
"A diretoria aprovou uma ajuda de custo para o secretário." Comum e muitas vezes totalmente razoável. Confira primeiro o estatuto, porque alguns restringem pagamentos a membros da diretoria; registre em ata a decisão, o valor e o motivo; e faça a pessoa interessada ficar fora da votação. A questão do conflito de interesses está no nosso guia de política de conflito de interesses.
"Pagamos adolescentes para cuidar do placar." Pagar menores de idade traz as suas próprias questões: autorização dos pais, o que o clube registra sobre eles e a mesma pergunta de classificação. Mantenha os valores modestos, pague na conta de um dos pais se a família preferir e anote o que foi combinado.
"Um árbitro trabalha muito para nós." O volume muda a cara de um arranjo. Uma pessoa que apita quase todo fim de semana pelos valores publicados começa a parecer menos um voluntário recebendo um agradecimento e mais alguém prestando serviços. Essa é a situação para levar a um contador cedo, e não depois de uma temporada de pagamentos.
O que levar à diretoria
Uma vez por ano, de preferência na hora de definir o orçamento:
- a tabela de valores da próxima temporada, com a classificação em cada linha;
- o total pago à arbitragem na última temporada, por categoria;
- uma nota sobre quem recebeu um total bem maior que o dos demais, e por quê;
- a confirmação de que os pagamentos foram feitos por transferência, com base em escalas concluídas;
- a opinião do contador, se os pagamentos do clube estiverem crescendo.
Cinco linhas na pauta de uma reunião, e o clube nunca precisa reconstruir um ano de envelopes.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre ajuda de custo e cachê?
Uma ajuda de custo é um pagamento simbólico que reconhece um serviço voluntário: não é calculada por horas nem por uma tabela, e não é exigida como condição para a pessoa ajudar. Um cachê é o pagamento por um trabalho feito, com preço de acordo com esse trabalho e normalmente esperado. O teste não é o tamanho do pagamento nem o nome que o clube dá a ele; é se o pagamento é uma contrapartida por serviços. Se você está escolhendo a palavra porque ela parece menos complicada, é sinal de que se trata de um cachê.
Temos de reter impostos ou recolher contribuições previdenciárias para os nossos árbitros?
Isso depende do arranjo, dos valores e das regras do lugar onde o clube está (na Austrália, por exemplo, a questão envolve a superannuation, a previdência obrigatória), e é exatamente a pergunta para fazer a um contador, e não a uma reunião da diretoria. O que o clube pode fazer sem orientação é acertar o registro: escalar, classificar, pagar por transferência, guardar a comprovação. Um clube que consegue mostrar o que foi cada pagamento tem uma conversa muito mais fácil do que um que tem uma pilha de saques em dinheiro.
Podemos pagar um membro da diretoria?
Às vezes, e o estatuto de vocês é o primeiro lugar para olhar: muitos estatutos restringem ou proíbem pagamentos a membros da diretoria, ou exigem uma deliberação dos sócios. Além do estatuto, trate o caso como conflito de interesses: a pessoa interessada não participa da decisão, o valor e o motivo ficam registrados em ata, e o pagamento aparece na contabilidade como qualquer outro.
Um pagamento de combustível é reembolso ou cachê?
É reembolso se devolver um deslocamento real, comprovado por um pedido que identifique a viagem e aplique uma tarifa combinada. Se for um valor fixo pago independentemente de alguém ter viajado, não está reembolsando nada. Defina a tarifa de deslocamento na tabela de valores, peça os detalhes da viagem no pedido, e a distinção se resolve sozinha.
Como devemos registrar os pagamentos à arbitragem?
Ligados à escala que os gerou: o jogo, a função, o valor, a classificação, a data de pagamento e o meio. Pague por transferência bancária, e não em dinheiro, marque cada escala como paga para que nada seja pago duas vezes e informe à diretoria os totais por categoria. É esse registro que transforma três envelopes num item que qualquer pessoa consegue explicar.
Escale árbitros, defina valores por categoria, classifique cada pagamento e exporte um lote de pagamentos com o ClubHelix. Próximos passos: o que faz o tesoureiro de um clube e o modelo de relatório do tesoureiro.
