A excursão que prejudica um clube quase nunca é aquela em que o ônibus quebra. É aquela em que quatro atletas desistem três semanas antes, o sinal da hospedagem já foi pago, e o clube cobre o rombo em silêncio com o faturamento da cantina da temporada, porque ninguém quis ser a pessoa que corre atrás das famílias cobrando dinheiro.
Uma excursão é a coisa de maior valor emocional que um clube faz — e a de maior exposição financeira. É a viagem que transforma um elenco em um grupo de amigos, que dá a um garoto de catorze anos o primeiro jogo fora de casa diante de estranhos, e da qual as pessoas ainda falam na festa de premiação dez anos depois. É também um projeto em que um voluntário sem nenhuma experiência no setor de turismo compromete milhares em dinheiro dos outros com fornecedores que não vão devolver nada, e depois assume a responsabilidade pelos filhos dos outros durante a noite.
Este guia foi escrito para o responsável pela excursão que acabou de aceitar organizar uma. Ele cobre como definir que tipo de viagem você está realmente organizando, como calcular os custos e montar um cronograma de pagamentos que proteja o clube, e não a excursão, a divisão de quartos e a supervisão quando há atletas menores viajando, o seguro e a papelada médica, o plano de emergência que você espera nunca precisar abrir e o roteiro do próprio dia da viagem.
Defina que tipo de viagem é esta antes de orçar qualquer coisa
Muitos problemas em excursões vêm de um grupo que achava que estava em outra viagem. Dê um nome à viagem no primeiro e-mail e mantenha essa linha até o fim.
| Tipo de excursão | Objetivo principal | Formato típico | O principal risco a gerenciar |
|---|---|---|---|
| Excursão de desenvolvimento de base | Tempo de jogo e experiência para atletas jovens | Dois ou três jogos, supervisão intensa | Dever de cuidado e expectativas dos pais |
| Excursão competitiva adulta | Ganhar alguma coisa | Um festival ou torneio a convite, curto e intenso | Disponibilidade do elenco e desistências de última hora |
| Excursão social ou de veteranos | A viagem é o objetivo | Um jogo, um almoço demorado, um voo cedo de volta | Álcool, conduta e a reputação do clube |
| Excursão mista do clube | Integração de todo o clube entre as categorias | Vários times, faixa etária ampla | Dois roteiros muito diferentes no mesmo hotel |
| Intercâmbio ou visita recíproca | Visita recíproca com outro clube | Hospedagem em casas de famílias ou compartilhada | Verificação das famílias anfitriãs e combinação das famílias |
Escreva uma carta da excursão em um parágrafo e coloque-a no topo de todos os documentos: para quem é, para que serve, as datas, o custo aproximado por pessoa e uma frase sobre os padrões de comportamento. Quando alguém argumentar depois que o sub-16 deveria poder sair depois do jantar de premiação, é para a carta que você aponta.
A data costuma se resolver sozinha em torno da sua temporada e das férias escolares: a maioria das excursões de clubes cai em uma pausa no meio da temporada ou no fim dela. A distância é a outra restrição de planejamento — uma viagem longa pode levar um dia inteiro de deslocamento em cada sentido, então inclua um dia de descanso em qualquer roteiro que tenha um jogo nas primeiras vinte e quatro horas após a chegada, e verifique a política de calor ou de clima para qualquer jogo nos meses mais quentes.
Como calcular o custo da excursão e montar um cronograma de pagamentos
Calcule o custo da excursão antes de divulgá-la. A falha mais comum é anunciar cedo um preço de destaque para criar empolgação e depois descobrir que o orçamento do ônibus considerava um grupo menor.
Monte a planilha de custos em duas colunas
Separe cada linha em custos fixos, que não mudam independentemente de quantas pessoas viajam, e custos variáveis, que aumentam por pessoa. Divida o total fixo pelo número conservador de participantes, não pelo número otimista.
| Item | Fixo ou variável | Observações |
|---|---|---|
| Aluguel de ônibus ou micro-ônibus | Fixo | Confirme a jornada do motorista e se o pernoite do motorista está incluído |
| Passagens aéreas | Variável | Tarifas de grupo costumam exigir os nomes antes do que as famílias se comprometem |
| Hospedagem | Variável | Cobrada por quarto, então as decisões sobre a divisão dos quartos mudam o total |
| Taxas de jogos e de campo | Fixo | Inclui a arbitragem quando o anfitrião repassa esse custo |
| Refeições do time | Variável | Mais barato e mais tranquilo do que cada um procurar o próprio jantar |
| Uniforme da excursão | Variável | Encomende depois do pagamento final, nunca antes |
| Jantar de premiação ou evento | Misto | O mínimo do local é fixo; o bufê por pessoa é variável |
| Fisioterapia ou primeiros socorros | Fixo | Inegociável em uma excursão de base de um esporte de contato |
| Reserva para imprevistos | Fixo | Reserve um percentual deliberado, não um erro de arredondamento |
Inclua uma linha de reserva para imprevistos de algo entre cinco e dez por cento do total, e avise as pessoas que ela existe. Uma excursão sem reserva transforma cada pequena surpresa — um segundo traslado de ônibus, uma nova encomenda de uniforme, o voo cancelado de uma família — em um pedido de mais dinheiro a pessoas que já pagaram o que foi combinado.
Os seus números vão depender inteiramente do destino, da época e do tamanho do grupo, então faça o orçamento com os seus fornecedores reais — hospedagem, transporte, jogos e aluguel de campo, e qualquer uniforme da excursão — em vez de copiar um valor de outro lugar.
A regra do sinal que protege o clube
O princípio é simples e vale repetir em toda comunicação: o clube nunca fica com um valor que não consegue recuperar. Faça o que você arrecada acompanhar o que você já comprometeu.
- Manifestação de interesse, sem dinheiro. Nomes em uma lista, com um prazo definido e um tamanho mínimo de grupo definido para a viagem sair.
- Sinal não reembolsável, pago antes de você assinar qualquer coisa. Defina o valor para cobrir os sinais que você está prestes a pagar aos fornecedores. É esse pagamento que transforma interesse em número de participantes.
- Segunda parcela no momento em que as passagens ou os quartos são fechados. A partir dessa data, os nomes não podem ser trocados sem uma taxa.
- Pagamento final de quatro a seis semanas antes, antes de enviar os números finais aos fornecedores. Ninguém viaja sem ter pago tudo.
- Extras cobrados à parte. Uniforme da excursão, jantar de premiação e qualquer passeio opcional ficam fora do preço principal, para que o valor base continue honesto.
Publique as condições de desistência junto com o cronograma, em palavras simples: o que é reembolsável em cada etapa, o que não é e o que acontece se um atleta se machucar. A versão mais justa e mais clara é que o clube reembolsa o que conseguir de fato recuperar dos fornecedores, menos as taxas já cobradas, e nada além disso. Diga isso antes de qualquer pessoa pagar e aplique a regra igualmente a todos — inclusive à família do próprio treinador.
Faça todo o dinheiro passar pela conta do clube, nunca por uma conta pessoal, e concilie-o como uma linha própria na contabilidade, para que seja possível mostrar que a excursão fechou no zero a zero. O modelo de orçamento do clube tem uma estrutura que você pode copiar para um controle financeiro próprio da excursão.
Quartos, supervisão e dever de cuidado com atletas menores
Esta é a parte em que uma excursão deixa de ser um evento e se torna uma responsabilidade. Decida estes pontos em uma reunião da diretoria, registre-os em ata e entregue uma cópia a cada adulto que vai viajar.
Divisão dos quartos
- Faixas etárias não se misturam. Adultos não dividem quarto com menores que não sejam seus próprios filhos. Menores de idades muito diferentes não dividem quarto. As duas regras são absolutas, e nenhuma delas é negociável por causa de um grupo de amigos.
- Divida por time e por idade, e só depois aceite pedidos. Peça a indicação de um colega de quarto preferido, e não de um grupo inteiro, para que ninguém fique visivelmente sem ser escolhido.
- Publique a lista de quartos antes da viagem. Mudanças de última hora causam mais dor de cabeça do que uma dupla impopular.
- Adultos no mesmo andar, com um adulto responsável por corredor e um horário de recolher que é conferido, e não apenas anunciado.
- Uma regra por escrito sobre apagar as luzes e visitar outros quartos, assinada por atletas e pais como parte do termo da excursão.
Supervisão
Defina por escrito a proporção de adultos por menor e tenha essa equipe garantida antes de receber um único sinal. As proporções ficam mais rígidas com faixas etárias mais novas, com pernoites, com atividades na água e com qualquer tempo livre em uma cidade desconhecida. Monte a escala dos adultos direito — um adulto de plantão, com nome definido, para cada período do dia, para que a responsabilidade seja sempre de alguém e nunca de todo mundo.
Cada adulto que viaja precisa de uma função definida, e ajuda muito se o responsável pela excursão não for também o treinador. A equipe mínima para uma excursão de base é um responsável pela excursão, que cuida da logística e do dinheiro; um treinador, que cuida da parte esportiva; uma pessoa designada para os primeiros socorros; e um contato de bem-estar, a quem um jovem possa recorrer para falar de algo que não tem nada a ver com esporte. Divulgue quem é esse contato de bem-estar, com foto, antes da partida.
Adultos em funções que envolvem crianças geralmente precisam de uma verificação de antecedentes ou de proteção em dia, e as exigências podem variar entre regiões — inclusive para voluntários que viajam para fora da sua região. Confirme o que a lei e a sua entidade esportiva nacional ou regional exigem para uma excursão de base com pernoite, e reserve semanas para os pedidos. Estas são apenas informações gerais, então confirme as regras vigentes com a autoridade competente.
O termo da excursão
Uma página, assinada pelo atleta e, no caso de menores, por um dos pais ou responsável. Ele cobre as expectativas de comportamento, as regras sobre álcool por faixa etária, o horário de recolher, as regras de celular e redes sociais, a consequência de uma infração grave — que deve incluir ser mandado para casa por conta da família — e o consentimento para fotos. Adapte o código de conduta dos atletas que você já tem, em vez de escrever um documento novo, para que o padrão na excursão seja visivelmente o mesmo de casa.
Seguro, fichas médicas e o plano de emergência
Verifique a cobertura antes de se comprometer
Não presuma que o seguro habitual do clube acompanha o elenco na excursão. Faça à sua seguradora, ou ao plano da sua entidade dirigente, quatro perguntas específicas, por escrito: a apólice cobre esta atividade neste destino? Cobre viagem e hospedagem, além do jogo? Cobre os voluntários que viajam como dirigentes? E o que está excluído? Depois, contrate um seguro-viagem separado para as lacunas, incluindo cancelamento da viagem se houver um valor relevante não reembolsável em jogo. O nosso guia sobre se o seu clube precisa de seguro mostra o formato geral da cobertura de um clube, e o de gestão de riscos no clube esportivo trata da avaliação que você deve fazer em paralelo.
Confirme se o transporte de emergência por ambulância está coberto no destino, já que as regras variam de lugar para lugar, e uma conta inesperada de transporte é um péssimo fim para uma boa viagem.
A ficha médica
Colete uma por viajante, em formato digital, e não entregue cartão de embarque nem chave de quarto sem ela:
- Nome completo, data de nascimento e dados do passaporte ou documento de viagem, quando for o caso
- Dois contatos de emergência, cada um com duas formas de contato e uma observação de quem pode ser encontrado em quais horários
- Nome e contato do médico
- Condições de saúde, alergias e restrições alimentares, incluindo anafilaxia
- Medicamentos em uso, com as doses, e quem vai administrá-los
- Qualquer lesão em tratamento e o que o profissional responsável liberou
- Consentimento para atendimento médico de emergência quando não for possível falar com os pais
- Dados do plano de saúde ou do convênio
Mantenha o material acessível offline, além de online — o responsável pela excursão leva uma cópia impressa em uma pasta lacrada, porque recepções e estacionamentos de estádios têm sinal pouco confiável. Guarde a versão digital com controle de acesso adequado e apague-a quando a prestação de contas da viagem for concluída, em vez de deixá-la para sempre em uma caixa de e-mail pessoal.
O plano de emergência
Escreva-o em uma página, plastifique e entregue uma cópia a cada adulto que vai viajar:
- Quem está no comando em um incidente, e quem assume se essa pessoa for a vítima.
- O hospital e o pronto-atendimento mais próximos da hospedagem e de cada local de jogo, com os endereços no formato local e o tempo de deslocamento.
- O número de emergência local de cada lugar por onde vocês vão passar.
- Quem liga para a família, o que diz e com que rapidez. Uma única pessoa designada faz todas as ligações para as famílias.
- Quem liga para o clube e para a entidade dirigente, e quem não fala com a imprensa nem publica nas redes sociais em hipótese alguma.
- O procedimento para pessoa desaparecida — quanto tempo até acionar ajuda, quem procura, quem fica com o grupo.
- O registro do incidente — faça-o no mesmo dia, enquanto a memória está fresca, seguindo o processo normal de incidentes do clube.
- O plano de encerramento antecipado — se a excursão precisar terminar antes, como todos voltam para casa e quem autoriza o gasto.
Explique os pontos três, quatro e seis a todo o grupo antes da partida. Um grupo que sabe o que fazer no momento em que algo dá errado age com calma — e calma é a maior parte do trabalho.
O dia da viagem e os dias seguintes
O roteiro do dia da partida é curto e vale a pena ser ensaiado:
- Marque o encontro noventa minutos antes do necessário. Sempre alguém vai se atrasar, e a folga não custa nada.
- Chamada em cada transição — saída do clube, embarque, chegada, saída de cada local, volta à noite. Mesma pessoa, mesma lista, em voz alta.
- Um único canal de mensagens em grupo para todo o grupo de viagem, com os pais em um canal separado só de avisos. Não conduza uma excursão por um grupo privado de rede social que metade dos pais não consegue ver.
- Uma atualização diária para casa. Duas frases e uma foto, enviadas em um horário previsível, evitam uma dúzia de perguntas individuais.
- Uma conversa diária entre os adultos depois do horário de recolher — dez minutos sobre como foi o dia, o que merece atenção e a escala de amanhã.
Quando voltarem, encerre direito. Concilie as contas e publique um breve resumo financeiro para todos que pagaram. Devolva qualquer sobra ou transfira-a explicitamente para a próxima excursão, com a aprovação da diretoria registrada em ata. Escreva um relatório da excursão de uma página com o que funcionou, o que você mudaria e quanto as coisas realmente custaram, e arquive-o onde o próximo responsável vá encontrar. Agradeça por escrito ao clube anfitrião, aos motoristas e aos voluntários. Depois, publique as fotos no site do clube enquanto as pessoas ainda estão empolgadas — como divulgar um evento do clube traz ideias para fazer o resumo da viagem funcionar como recrutamento para o próximo ano.
Organize a excursão pelo site do clube
Uma excursão é um formulário de inscrição, um cronograma de pagamentos, uma ficha médica, uma lista de quartos, um termo de consentimento e umas quinze mensagens para dois públicos diferentes. Fazer tudo isso entre uma planilha, uma conta bancária pessoal e um grupo de conversa é o que faz organizar uma excursão parecer um segundo emprego. O ClubHelix reúne tudo em um só lugar — um evento com ingressos e confirmação de presença que recebe sinais e parcelas online (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), formulários para dados médicos e preferências de quarto que ficam vinculados ao cadastro do sócio, termos de responsabilidade digitais para o termo da excursão e os consentimentos, e SMS para as mensagens que realmente não podem esperar o e-mail no dia da viagem.
Começar não custa nada, e os planos e preços estão publicados na íntegra. Se a excursão já está no calendário, você pode criar o site do seu clube esta semana e abrir as inscrições e os sinais antes da primeira reunião informativa.
Perguntas frequentes
Com quanta antecedência uma excursão do clube deve ser planejada?
De seis a nove meses para qualquer viagem que envolva passagens aéreas, bloqueios de quartos ou travessia de fronteira, e de três a quatro meses para uma viagem nacional de fim de semana. As restrições decisivas costumam ser as verificações de antecedentes dos adultos que viajam, a disponibilidade de hospedagem para grupos nas férias escolares e o tempo de que as famílias precisam para se organizar para os pagamentos. Contar de trás para frente a partir da data do pagamento final é a forma mais fácil de testar se o seu cronograma é realista.
Qual deve ser o valor do sinal de uma excursão do clube?
O suficiente para cobrir os sinais que você está prestes a pagar aos fornecedores, e nada além disso — esse é o valor realmente em risco se alguém desistir. Deixe-o não reembolsável, avise antes de qualquer pessoa pagar e programe as parcelas restantes para vencerem pouco antes de cada momento em que o clube perde a possibilidade de alterar os números sem taxa. O clube nunca deve assumir uma obrigação que ainda não tenha recebido.
Qual é a proporção de supervisão necessária para uma excursão de base?
A sua entidade dirigente nacional define o padrão a seguir, e ele fica mais rígido para faixas etárias mais novas, pernoites e atividades na água. Além do número, o que importa é que a supervisão seja feita por escala, e não presumida — um adulto de plantão, com nome definido, para cada período do dia, adultos hospedados perto dos jovens e um contato de bem-estar designado que não seja o treinador. Confirme as exigências vigentes com a sua entidade dirigente antes de anunciar a viagem.
O seguro do clube cobre uma viagem para jogar fora?
Não automaticamente. Pergunte por escrito à sua seguradora, ou ao plano da sua entidade dirigente, se a apólice cobre esta atividade, neste destino, incluindo viagem e hospedagem além do jogo, e se os voluntários que viajam estão cobertos como dirigentes. Depois, contrate um seguro-viagem e médico separado para as lacunas e considere um seguro de cancelamento assim que o clube tiver compromissos não reembolsáveis. Trate isto como informação geral e busque orientação adequada ao seu clube.
Que documentos cada viajante precisa?
Um termo da excursão assinado, uma ficha médica e de contatos de emergência preenchida, o consentimento para atendimento de emergência e para fotos, e os documentos de viagem que o destino exigir. No caso de menores, tudo é assinado por um dos pais ou responsável. Colete tudo em formato digital para que fique completo e pesquisável, leve uma cópia impressa em uma pasta lacrada como reserva offline e guarde a versão digital com controle de acesso adequado, e não na caixa de e-mail pessoal de alguém.
Continue lendo — gestão de riscos no clube esportivo trata da avaliação que sustenta uma excursão, e viagens e excursões de entidades estudantis aborda o mesmo problema para a diretoria de uma entidade estudantil.
