Como administrar um clube de games

Seis e quarenta de uma sexta-feira. Seis mesas dobráveis estão montadas, um projetor mostra a entrada errada, duas pessoas estão passando uma extensão por onde não deviam e um garoto de catorze anos está parado na porta, segurando uma caixa de baralho, esperando alguém dizer onde ele pode sentar. Na mesa do fundo, três sócios na casa dos sessenta montam um wargame que vai levar quatro horas. No canto, quatro adolescentes querem o console ligado, e no volume máximo.

Esse é o problema real que um clube de games resolve. Não são os jogos: os jogos se viram sozinhos. O problema é que quatro públicos incompatíveis dividem uma sala, uma fonte de energia e uma janela de três horas, e que o seu quadro de sócios vai dos treze aos sessenta anos, com tudo no meio. Um clube que programa só para um desses grupos é um clube que, aos poucos, vai virar só esse grupo.

Este guia é para quem está montando ou estabilizando um clube de games comunitário e abrangente: videogames no console e no PC, jogos de tabuleiro, jogos de cartas e a vida social de sócios em torno deles. Ele mostra como programar uma noite que funcione para todos, a camada nada glamorosa de local, energia e telas, como manter um acervo de equipamentos sem perder metade dele e como escrever um código de conduta que os seus voluntários vão aplicar de verdade. Se o seu clube está caminhando para o jogo competitivo em equipe, como administrar um clube de esports começa onde este termina.

Saiba quem realmente aparece

Antes de planejar qualquer coisa, dê nome aos seus segmentos. A maioria dos clubes de games comunitários tem quatro ou cinco, e cada um quer algo fisicamente diferente da mesma sala.

As incompatibilidades ficam óbvias quando estão escritas: o canto do console é barulhento, a mesa de tabuleiro precisa de silêncio e luz e a fileira da LAN consome energia e espaço. Você não vai conciliar isso com boa vontade. Vai conciliar com zonas e uma programação.

Acrescente mais um espaço que os clubes raramente planejam e sempre precisam: um canto de descompressão, com algumas cadeiras longe de todas as telas e nada acontecendo. Adolescentes que precisam de dez minutos de pausa, sócios neurodivergentes que acham o barulho difícil depois de duas horas e pais esperando para buscar os filhos, todos usam. Custa três cadeiras e compra uma retenção que você nunca vai conseguir medir.

Programar uma noite que funcione para todos

O formato que mantém unido um quadro de sócios variado é âncora mais livre. Uma atividade âncora programada por noite, apresentada, cronometrada e encerrada no horário, e todo o resto livre em torno dela. A âncora dá aos novatos algo para participar sem conhecer ninguém; o tempo livre dá aos frequentadores a liberdade que os tornou frequentadores.

Faça a âncora circular para que nenhum segmento espere mais de um mês:

Depois, repita o mesmo formato toda semana para que ninguém precise pensar:

Três detalhes fazem o trabalho pesado. Uma recepção na porta: uma pessoa nomeada cuja única função é acolher quem chega sozinho, aprender o nome dela e levá-la pessoalmente até uma mesa. Uma mesa de aprender a jogar toda semana, sem exceção, com três jogos curtos que se ensinam em cinco minutos, porque um novato que fica duas horas só olhando nunca mais volta. E a regra dos dois minutos para avisos, porque o jeito mais rápido de perder uma sala cheia de jogadores é alguém da diretoria com um microfone e uma pauta.

Publique a programação onde as pessoas possam ver sem entrar num grupo de mensagens. Uma lista pública de eventos no seu próprio site, com cada noite listada e os sócios marcando que vão, diz à equipe de montagem se é para colocar seis mesas ou doze: confirmação de presença e frequência transforma esse palpite num número, e os eventos permitem cobrar ingresso nas noites maiores (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online).

Local, energia e telas

O local decide que tipo de clube vocês podem ser. Avalie as opções pelo que realmente pesa, e não pelo que fica bonito numa foto.

A energia é a limitação que as pessoas subestimam. Como exemplo ilustrativo, um PC gamer com monitor pode consumir entre 300 e 500 watts sob carga; seis desses conjuntos, mais um switch, um projetor e uma chaleira elétrica, podem passar de 3.000 watts. Um único circuito de uso geral num salão comunitário mais antigo pode ter capacidade de uns 2.400 watts. Duas consequências: distribua as cargas pesadas por tomadas de circuitos diferentes, em vez de concentrá-las na parede mais próxima, e nunca ligue réguas de tomada em cascata para chegar lá. Pergunte ao local quais tomadas estão em qual circuito antes da primeira noite e, se não tiver uma resposta clara, peça que um eletricista qualificado faça a verificação. Esta é uma orientação geral: as regras do próprio local e as normas elétricas locais sempre prevalecem.

As regras de segurança elétrica para equipamentos levados a um local alugado variam. Muitos locais esperam que cabos, réguas de tomada e carregadores do clube sejam inspecionados e testados periodicamente por uma pessoa competente, e alguns pedem comprovação antes de você ligar qualquer coisa; onde não há um regime formal, a responsabilidade é do clube. Pergunte ao local o que ele espera, use réguas com proteção contra surtos, reserve verba para os testes todo ano e guarde os registros junto com a lista de equipamentos. Onde o fornecimento de energia não é confiável, planeje uma noite que termine mais cedo.

Telas e rede. Duas ou três telas grandes em suportes atendem melhor a zona do console do que um projetor, porque um projetor precisa de escuridão, e a escuridão acaba com as mesas de tabuleiro. Nas noites de LAN, leve o seu próprio switch e os cabos, e não dependa do Wi-Fi do local: ele vai estar dividido com todo mundo que estiver no prédio. Etiquete cada cabo nas duas pontas; o clube que etiqueta os cabos desmonta em vinte minutos, e o que não etiqueta leva uma hora.

O acervo de equipamentos

Cedo ou tarde o seu clube passa a ter coisas: consoles, controles, um switch, telas, uma estante de jogos de tabuleiro, uma caixa de cabos, uma chaleira. Sem um registro, tudo isso vai virando propriedade pessoal de alguém ou some de vez.

Mantenha uma única lista, com estes campos para cada item.

Depois, escreva três regras e coloque-as na folha de empréstimos. Sócios pegam emprestado, visitantes não: uma política de empréstimo precisa de um cadastro de sócio por trás. Duas semanas e volta, tenha ou não alguém esperando, porque empréstimos sem prazo nunca voltam. Fotos do estado nas duas pontas, tiradas pelo responsável pelo equipamento, o que encerra qualquer discussão antes de ela começar.

Mais dois hábitos que valem a pena. Marque com um adesivo colorido os itens de sócios que aparecem com frequência no clube e registre de quem são, porque, do contrário, a cultura do traga-o-seu e o acervo do clube se misturam em um ano. E aposente equipamentos de forma deliberada: um console de duas gerações atrás que ninguém liga há seis meses deve ser sorteado numa rifa ou vendido para financiar algo que as pessoas vão usar. O modelo de registro de equipamentos do clube é uma estrutura inicial que funciona, e vale ler o nosso clube precisa de seguro? quando o seu acervo passar a valer mais do que algumas centenas em equipamento.

Um código de conduta que é aplicado

A maioria dos clubes tem um código de conduta. Poucos têm um que alguém já tenha aplicado, e um código que nunca foi aplicado é enfeite. Três coisas separam um do outro.

Escreva em três partes, não em uma.

• Pessoas. Como os sócios se tratam: assédio, ofensas, contato indesejado, ataques em grupo e a expectativa específica de que um jogo competitivo não autoriza abuso.
• Conteúdo. O que aparece nas telas e nas mesas numa sala compartilhada, com várias idades. Numa sala com menores de dezoito anos, o padrão é o adequado para a pessoa mais nova presente, e todo o resto vai para uma sessão separada, com regras de entrada próprias.
• Espaço. Cuidado com o equipamento e com o local, desmontagem, regras sobre comida e bebida e a posição do clube sobre bebidas alcoólicas.

Publique uma escada de consequências e diga quem aplica cada degrau.

Exija duas pessoas responsáveis por qualquer decisão acima de uma conversa discreta. A regra das duas pessoas protege o voluntário tanto quanto o sócio, elimina o problema do "ele implicava comigo" e impede que um anfitrião exausto tome às dez da noite uma decisão de que vai se arrepender. Mantenha o registro num único lugar que sobreviva às trocas de diretoria, e não no celular do presidente.

Num clube com adolescentes e adultos, acrescente de forma explícita a camada das idades misturadas: pelo menos dois adultos presentes sempre que houver menores de dezoito anos, nenhum membro da diretoria sozinho com um jovem, uma política clara sobre fotos e gravação de trechos com opção de recusa e um contato nomeado para preocupações que não seja a pessoa que está conduzindo a noite. Colete a concordância com o código no cadastro, em vez de pendurá-lo na parede: um formulário curto na adesão, renovado todo ano, dá a você um registro datado de cada sócio. Como organizar um grupo de jovens aborda o quadro mais amplo do dever de cuidado se boa parte dos seus sócios estiver em idade escolar.

A bebida alcoólica é a outra linha a traçar cedo. Muitos salões comunitários, bibliotecas e instalações escolares proíbem totalmente ou exigem autorização, e vender qualquer bebida alcoólica geralmente exige licença ou alvará. Além disso, uma noite do clube com menores de dezoito anos presentes é o lugar errado para testar limites. Decida como diretoria, coloque no código e confirme a posição com o local e com a autoridade local responsável pelas licenças, em vez de presumir. Estas são informações gerais, não aconselhamento.

A entrada, as taxas e o dinheiro

As finanças de um clube de games são pequenas e implacáveis: o aluguel do local é fixo e chega venham doze pessoas ou quarenta.

A maioria dos clubes usa um de três modelos, e o terceiro costuma ser a resposta.

• Só taxa de entrada. Simples, acolhedor para visitantes avulsos e impossível de orçar.
• Só associação anual. Previsível, mas desestimula o visitante curioso que viraria o tesoureiro do ano que vem.
• Associação mais uma pequena taxa de entrada, com as duas primeiras visitas grátis. Uma receita de base previsível, uma barreira baixa para experimentar e uma resposta clara para "eu sou sócio?".

Um exemplo das contas, com valores ilustrativos: se o salão custa o equivalente a duas horas e meia de um salário de meio período por noite e vocês fazem 44 noites por ano, esse é todo o seu custo fixo. Divida pela frequência média real (não pela sua melhor noite) e você terá o valor por pessoa que a taxa de entrada precisa superar. Tudo o que passar disso financia o acervo de equipamentos, e é o acervo que faz o clube parecer um clube, e não uma reserva de sala.

Duas fontes de receita valem ser acrescentadas quando o clube estiver estável. Uma mesa de lanches e bebidas com uma margem pequena, que se paga sozinha e dá uma tarefa aos sócios mais tímidos. E um leilão de jogos ou feira de troca anual, em que os sócios vendem os jogos que não usam mais e o clube fica com uma pequena parte: é popular, não custa nada organizar e libera espaço nas estantes.

Para o aluguel do salão, pergunte à prefeitura sobre preços para grupos comunitários (muitas dão desconto a grupos comunitários registrados) e olhe além do centro comunitário óbvio: sedes de escoteiros, salões paroquiais, salões de festas de clubes esportivos, auditórios de escolas e salas de reunião de bibliotecas costumam ser mais baratos. Editais comunitários locais também financiam equipamentos exatamente para esse tipo de clube, e um registro de equipamentos por escrito deixa esse pedido muito mais forte.

Crescer sem estragar o que trouxe as pessoas

Todo clube de games bem-sucedido bate na mesma parede: a noite enche, a sala fica barulhenta, quem joga tabuleiro para de vir e ninguém consegue entender o que mudou. Três respostas, em ordem de preferência.

Limite a noite e crie uma segunda. Duas noites de trinta pessoas são um clube mais saudável do que uma noite de sessenta, e a segunda noite pode ter outro perfil: uma noite mais tranquila de jogos de mesa, uma sessão mais cedo e familiar, uma mais tarde só para adultos.

Divida por interesse, não por habilidade. Uma liga de cartas que se reúne numa noite própria continua pertencendo ao mesmo clube, com a mesma associação e as mesmas contas. As seções mantêm os especialistas contentes sem fragmentar a sua organização.

Só mude de sala quando tiver os voluntários. Um local maior significa mais montagem, mais custo e mais trabalho de moderação. Se a sua diretoria tem quatro pessoas e duas delas são o pai e a mãe da mesma pessoa, uma sala maior vai quebrar vocês.

Fique de olho também no gargalo do fundador. Clubes assim costumam ser criados por uma pessoa que é dona do equipamento, guarda as chaves, conhece o gerente do local e cuida da programação. Anote o que ela faz, divida em responsável pelo equipamento, contato com o local, anfitrião da noite e tesoureiro, e passe essas partes adiante enquanto todo mundo ainda está se divertindo. O checklist de transição da diretoria é a versão prática dessa conversa, e vale ler como administrar um clube sem tempo se hoje tudo isso está nas mãos de uma pessoa só.

Um só lugar para o quadro de sócios, o registro e a sala

A administração por trás de uma boa noite de games é pequena, mas não dá trégua: quem vem, para você saber quantas mesas colocar; quem pagou; quem concordou com o código de conduta; quem está com o projetor nesta semana; e o que aconteceu na última reunião da diretoria. Espalhado entre um grupo de mensagens, uma planilha e a memória de uma pessoa, isso vira um emprego sem que ninguém perceba. Num único site do clube, vira uma olhada rápida: as noites listadas como eventos com confirmação de presença, a frequência marcada na porta, a associação e a concordância com o código coletadas por um formulário no cadastro e canais do clube que pertencem aos seus sócios, e não a quem ainda tem um link de convite.

O ClubHelix é feito para grupos comunitários tocados por voluntários exatamente deste tamanho: um plano Free que atende um clube pequeno com folga, preços transparentes se vocês crescerem além dele e um site de verdade em vez de uma página numa rede social que ninguém encontra. Dê ao seu clube uma casa na internet e comece numa noite, entre guardar as mesas e trancar o salão.

Perguntas frequentes

Como organizar uma noite de clube de games que agrade tanto quem joga videogame quanto quem joga tabuleiro?

Divida a sala em zonas e faça a atividade âncora circular. Dê aos consoles um canto barulhento só deles, aos jogos de tabuleiro um conjunto de mesas bem iluminado e silencioso e aos PCs a ponta do salão com mais energia; depois, programe uma atividade âncora apresentada por noite e alterne, semana a semana, o segmento que ela atende. Acrescente uma mesa de aprender a jogar toda semana para que os novatos sempre tenham por onde entrar.

O que verificar num local antes de reservar uma noite de clube de games?

Mesas e cadeiras, iluminação regulável, armazenamento no local, acesso sem degraus para carga com estacionamento, cozinha, tolerância a barulho no fim da noite e, o mais esquecido, em quantos circuitos elétricos as tomadas estão. Pergunte quais tomadas dividem um circuito antes de planejar uma montagem pesada e siga as regras do local sobre testes de equipamentos.

Como um clube deve gerenciar os equipamentos de jogo compartilhados?

Mantenha um registro com código, número de série, dados da compra, propriedade, estado, data da inspeção e situação do empréstimo de cada item. Empreste só para sócios, limite os empréstimos a um prazo fixo, fotografe o estado nas duas pontas e aposente o equipamento que ninguém usa, para que o dinheiro vá para o que as pessoas realmente jogam.

Como aplicar um código de conduta num clube com várias idades?

Divida o código em pessoas, conteúdo e espaço, publique uma escada numerada de consequências e exija dois membros da diretoria para qualquer decisão além de uma conversa discreta. Mantenha um registro por escrito que sobreviva às trocas de diretoria, ajuste as expectativas de conteúdo à pessoa mais nova da sala e colete a concordância com o código no cadastro, para que cada sócio tenha um registro datado.

Quanto um clube de games comunitário deve cobrar?

Faça a conta a partir do aluguel do local. Pegue o seu custo fixo anual, divida pela frequência média real, e não pela sua melhor noite, e defina uma associação mais uma pequena taxa de entrada que cubra esse valor com margem para o acervo de equipamentos. Deixar a primeira ou as duas primeiras visitas grátis custa muito pouco e converte muito mais visitantes do que qualquer desconto.

Continue lendo: como administrar um clube de esports, se estiverem se formando equipes competitivas, e como criar um clube social, para o manual mais amplo de clubes comunitários.