Como criar formulários online para o clube

Conte os formulários que o seu clube realmente usa, e o número é sempre maior do que qualquer um espera. Há a ficha de associação, claro. Mas há também a inscrição no programa de base, o pedido de disponibilidade que o responsável pelo time manda no grupo de conversa toda quarta-feira, a lista do mutirão no mural da sede, o pedido de uniformes que vive em uma planilha compartilhada uma vez por ano, o livro de ocorrências no armário dos primeiros socorros, a autorização de uso de imagem que ninguém nunca encontra e a dúvida que chega como mensagem na página do clube em uma rede social às dez da noite.

Oito ou nove processos, oito ou nove lugares e, em algum canto, um voluntário que guarda a cópia oficial na cabeça. Nenhum deles é um problema difícil por si só. Juntos, eles são o motivo pelo qual a temporada do responsável pelas inscrições começa três semanas antes da de todo mundo e termina três semanas depois. O trabalho nunca é o formulário em si — é a digitação, a cobrança, a conferência e a pergunta silenciosa que vem depois de cada envio: alguém chegou a responder isto?

Este guia trata de levar todo esse conjunto para o online do jeito certo, e não apenas de colocar um PDF no seu site. Ele cobre como levantar o que você já usa, os oito formulários que a maioria dos clubes deveria converter primeiro, como usar perguntas condicionais para que cada pessoa só responda o que se aplica a ela, como receber pagamentos no formulário sem criar uma dor de cabeça na conciliação, como lidar de forma responsável com consentimentos e respostas sensíveis e — a parte que decide se tudo isso funciona — para onde vão as respostas e quem é avisado.

Comece por um levantamento, não por um criador de formulários

O instinto é abrir um criador de formulários e começar a arrastar campos. Resista por uma noite e anote, em vez disso, o que vocês realmente usam. Uma diretoria que faz isso costuma descobrir duas coisas — um formulário que ninguém lembra de ter criado e que ainda coleta dados toda semana, e um processo que todos achavam que era um formulário, mas que na verdade são quatro mensagens de texto e a memória de alguém.

Use cinco colunas. A última é a única que importa na hora de decidir a ordem do trabalho.

Esses números são um exemplo para um clube de porte médio, não uma referência — coloque os seus. Mas o formato é quase sempre o mesmo, e ele produz uma classificação realmente surpreendente. A associação é o primeiro passo óbvio, porque é o maior bloco isolado. A surpresa é o pedido semanal de disponibilidade, que ninguém considera um formulário porque nunca passa pelo papel, mas que, ao longo de vinte e duas rodadas e uma dúzia de times, consome discretamente mais tempo de voluntários do que o livro de ocorrências, os mutirões e os pedidos de uniforme juntos.

Duas perguntas que definem a ordem

Com a lista pronta, classifique-a com dois critérios de desempate:

• A resposta movimenta dinheiro? Inscrições, pedidos de uniforme, ingressos de eventos e taxas de programas devem vir primeiro, porque a versão online faz dois trabalhos ao mesmo tempo — coleta a resposta e coleta o pagamento, eliminando toda a etapa de cobrar e conferir que vem depois.
• A resposta cria um registro que você talvez precise apresentar um dia? Incidentes, consentimentos, termos de responsabilidade e reclamações devem ficar perto do topo mesmo com pouco volume, porque um registro legível, com data e hora, e que não pode ser alterado vale muito mais do que os vinte minutos de digitação que ele economiza.

O resto pode esperar a segunda rodada. Um clube que converte três formulários do jeito certo está em uma situação muito melhor do que um que converte nove de qualquer jeito e abandona seis deles até junho.

Os oito formulários para levar ao online primeiro

1. Inscrição e renovação da associação. O formulário principal. Ele reúne a escolha da categoria, os dados de contato, o contato de emergência, as observações médicas, os consentimentos e o pagamento em um único envio, e é o formulário que alimenta todas as listas de que você vai precisar pelo resto do ano. Monte a renovação como um caminho separado e bem mais curto — um sócio atual deve confirmar o que mudou, e não digitar o endereço de novo. Se você quiser um ponto de partida campo a campo, o nosso modelo de ficha de associação mostra o que coletar e o que deixar de fora de propósito.

2. Inscrição no programa de base e no dia de experimentação. Público diferente, trabalho diferente. Este é preenchido por um pai ou uma mãe que nunca viu você, muitas vezes no celular, muitas vezes em pé na porta da escola. Mantenha-o extremamente curto — nome da criança, idade, contato do responsável, um campo médico, consentimento, pagar ou reservar a vaga. Todo o resto pode ser perguntado depois que a família se comprometeu. Um formulário de base longo é a forma mais eficaz de perder uma família que estava a dois toques de entrar.

3. Disponibilidade semanal. Aquele que ninguém classifica como formulário. Disponível, indisponível, disponível com condições, mais um campo de texto livre para "só consigo no primeiro jogo". Enviá-lo como um formulário estruturado, e não como uma mensagem no grupo, faz o responsável pelo time ler uma lista em vez de rolar uma conversa, e quem não respondeu fica visível, em vez de presumido.

4. Inscrição de voluntários e preferências de escala. Pergunte às pessoas o que elas estão dispostas a fazer e quando não podem, e use as respostas para montar a escala, em vez de implorar no grupo de conversa na quinta à noite. Inclua a opção "pode me chamar em cima da hora" — ela identifica a sua lista de reservas, que é a coisa mais valiosa de todo o formulário.

5. Relatórios de incidentes e lesões. Leve este para o online pela precisão, não pela eficiência. Um livro de papel é preenchido de memória horas depois, à mão, por alguém que acabou de lidar com um atleta abalado. Um formulário online registra a data e a hora sozinho, pede os campos que as pessoas esquecem sob pressão e chega à pessoa certa no momento em que é enviado. O nosso modelo de formulário de relatório de incidente cobre os campos e o acompanhamento.

6. Autorização de uso de imagem. Quase todo clube coleta isso na mesma folha de todo o resto e depois não consegue responder "essa família autorizou?" sem revirar uma pasta. Como um registro próprio, com um escopo claro — fotos do time, o site do clube, as redes sociais, pedidos da imprensa —, vira uma lista que você realmente consegue filtrar antes de publicar uma galeria.

7. Pedidos de uniforme e produtos. Tamanhos, quantidades, nomes e números, pagamento e uma data de encerramento firme. É um formulário que economiza dinheiro além de tempo, porque encomendar a partir de uma lista limpa é melhor do que encomendar a partir de uma planilha com três versões de "médio".

8. Dúvidas gerais. O mais humilde, e aquele que a maioria dos clubes erra ao publicar só um endereço de e-mail que não leva a lugar nenhum. Um formulário de contato estruturado, com um seletor de categoria, direciona uma proposta de patrocínio, uma dúvida sobre a base e um pedido de aluguel do campo para três pessoas diferentes, e deixa um registro que sobrevive a uma troca de diretoria.

Vale a pena fazer no segundo ano, quando os oito primeiros estiverem estáveis: candidaturas e procurações antes da assembleia geral anual, coleta de dados para a prestação de contas de editais, um canal formal para receber reclamações e uma breve pesquisa de fim de temporada enquanto as opiniões ainda estão frescas.

O que faz as pessoas realmente terminarem um formulário

O abandono é invisível. Ninguém manda e-mail para dizer que desistiu no meio do seu formulário de inscrição, então a diretoria nunca fica sabendo. Alguns hábitos fecham a maior parte dessa lacuna:

• Parta do princípio de que há um celular em uma das mãos. Uma coluna, áreas de toque grandes, nada de campos lado a lado, nada de PDF, nada de ter que dar zoom com os dedos.
• Rótulo acima do campo, e não dentro dele. O texto de exemplo desaparece no momento em que a pessoa começa a digitar, que é exatamente quando ela precisa dele.
• Deixe os campos opcionais claramente opcionais. Se metade do formulário é obrigatória sem motivo, as pessoas desistem na primeira pergunta que não conseguem responder de cabeça.
• Explique qualquer pergunta que pareça invasiva. Uma linha abaixo de um campo médico ou de data de nascimento — por que você está perguntando e quem vai ver — reduz de forma mensurável as desistências e as reclamações.
• Escreva mensagens de erro que uma pessoa consiga resolver. "Verifique este campo" não serve para nada. "Digite um número de celular começando pelo código de área ou do país" serve.
• Permita salvar e voltar depois em qualquer formulário com mais de uns quinze campos, principalmente os que um pai ou uma mãe preenche para três filhos.
• Diga o que acontece em seguida na tela de confirmação, e repita isso no e-mail de confirmação. O silêncio depois do envio é o que gera os telefonemas que você estava tentando evitar.

Depois, corte. O teste honesto para cada campo é se alguém com nome definido vai fazer algo diferente por causa da resposta. Se ninguém vai, apague a pergunta — ela custa formulários concluídos e aumenta a pilha de dados pessoais pelos quais você passa a ser responsável.

Perguntas condicionais — pergunte menos perguntando melhor

A lógica condicional (ramificações, saltos de pergunta, regras de exibição — cada ferramenta dá um nome diferente) é o que permite que um único formulário atenda cinco tipos de sócio sem ficar cinco vezes mais longo. A regra prática é ramificar a partir da resposta que muda tudo o que vem depois, e fazer isso cedo.

Em um formulário de inscrição, esse ponto de virada é quase sempre a categoria de associação:

Mais duas ramificações merecem lugar na maioria dos formulários de clube. Uma pergunta "você tem alguma condição de saúde ou alergia que devemos saber?" mantém os campos de detalhe escondidos dos noventa por cento que respondem não. E uma pergunta "você vai precisar de parcelamento?" encaminha a família para o tesoureiro, em vez de empurrá-la para um pagamento integral que ela pode, em silêncio, deixar de fazer — que é justamente o momento em que ela costuma desistir da inscrição.

Um alerta que importa mais do que parece. Nunca deixe um campo obrigatório escondido atrás de uma ramificação que ninguém consegue alcançar. É o erro clássico da lógica condicional — o campo é obrigatório, a ramificação que o revela nunca é acionada e o sócio recebe um formulário que se recusa a ser enviado sem nenhum motivo visível. Ele não avisa. Simplesmente vai embora. Depois de cada mudança na lógica, percorra cada ramificação do início ao fim e clique em enviar.

Como receber pagamentos no formulário

No momento em que um formulário recebe dinheiro, ele deixa de ser uma ferramenta administrativa e passa a fazer parte da sua contabilidade. Três decisões fazem a maior parte do trabalho.

Cobre no momento do envio sempre que puder. Um formulário que termina em uma página de pagamento transforma a intenção em dinheiro enquanto a pessoa ainda está ali. Um formulário que termina com dados bancários converte mais ou menos tantas pessoas quantas se lembram de abrir o aplicativo do banco naquela noite, e cria uma tarefa de conciliação para o tesoureiro — casar depósitos misteriosos com uma lista de nomes.

Coloque a lógica das taxas no formulário, e não em um e-mail posterior. Preços por categoria, pacotes para famílias, descontos para quem tem direito, prazos promocionais para quem se inscreve cedo e códigos de desconto devem resultar em um total que o sócio vê antes de pagar. Surpresas depois do envio geram pedidos de reembolso, e reembolsos são o tipo de trabalho administrativo mais caro que você pode criar para si mesmo.

Defina a sua política de reembolso antes de abrir o formulário e publique-a no formulário. Temporadas são canceladas, famílias se mudam, atletas da base trocam de esporte. Uma política de um parágrafo, visível acima do botão de pagar, evita quase todas as conversas constrangedoras mais tarde.

Para dar uma ideia do formato, um clube com taxas separadas para adultos e para a base e uma taxa familiar com teto costuma descobrir que a opção para famílias faz mais pela taxa de renovação do que qualquer código de desconto, porque elimina a conta que a família faz na mesa da cozinha. Deixe claro no formulário se a taxa inclui algum imposto cobrado pelo clube, para que o preço exibido seja o preço pago.

Seja qual for o valor cobrado, insista em uma coisa — que cada envio pago gere um recibo para o sócio e uma linha que o tesoureiro consiga casar com o extrato do banco. O nosso guia sobre como receber as taxas de associação online trata da parte financeira com mais detalhes.

Consentimentos, termos de responsabilidade e as perguntas que pedem cuidado

Algumas respostas são dados comuns. Outras são o motivo pelo qual o seu clube tem obrigações. Trate o segundo grupo de forma diferente.

As regras práticas são chatas e eficazes. Peça o mínimo sobre o qual você vai agir. Mantenha o consentimento separado de todo o resto, para que um sócio possa concordar com o código de conduta sem também concordar em aparecer em uma foto. Faça de cada consentimento uma escolha explícita, e não uma caixa já marcada, e registre qual versão do texto a pessoa aceitou e quando. Para menores de idade, registre um dos pais ou o responsável como a pessoa que dá o consentimento, e guarde os dados dele como parte do mesmo registro. E, quando um sócio pedir para retirar um consentimento, garanta que haja um jeito óbvio de um membro da diretoria fazer isso sem editar uma planilha.

O tratamento de dados pessoais é regulado na maioria dos países, e isto é informação geral, e não orientação jurídica. A maioria dos clubes vai querer verificar as regras de privacidade ou de proteção de dados que se aplicam a organizações como a sua, manter um aviso de privacidade curto e publicado, e confirmar o que a sua entidade dirigente e a sua seguradora exigem que seja coletado e guardado. Quando um formulário coleta informações de saúde de uma criança, essa é uma categoria sobre a qual vale buscar orientação específica.

Os termos de responsabilidade digitais merecem uma menção especial, porque são o formulário que os clubes mais deixam no papel por insegurança. Na prática, um registro digital costuma ser o mais sólido — ele registra quem aceitou, qual versão e a que horas, e não pode ser arquivado no lugar errado. O ClubHelix trata esses documentos como termos de responsabilidade digitais vinculados ao fluxo de inscrição, e não como uma tarefa à parte.

Para onde vão as respostas e quem é avisado

Esta é a seção que a maioria dos guias sobre formulários pula, e é a que decide se o projeto vale a pena. Um formulário enviado com sucesso para uma caixa de e-mail que não pertence a ninguém não substituiu o processo antigo — só criou mais um lugar onde as coisas se perdem.

Decida quatro coisas para cada formulário antes de publicá-lo.

Quatro regras fazem essa tabela funcionar na vida real:

• Indique uma pessoa, não uma caixa de e-mail. "info@" é onde a responsabilidade vai morrer. Direcione para uma função ocupada hoje por uma pessoa com nome definido, e redirecione na troca de diretoria, em vez de deixar a caixa acumulando ex-tesoureiros.
• Avise o menor número de pessoas que precisam saber. Um relatório de incidente enviado para catorze membros da diretoria é, ao mesmo tempo, um problema de privacidade e um problema de responsabilidade diluída. Formulários sensíveis devem chegar a duas pessoas — quem age e quem confere se algo foi feito.
• Defina um substituto com nome e um caminho de escalonamento. Se o coordenador de voluntários estiver fora, quem recebe a inscrição no terceiro dia? Escreva isso uma vez, e a resposta sobrevive à temporada de gripe.
• Mantenha as respostas consultáveis, e não apenas enviadas por e-mail. Você vai precisar responder "quantos atletas da base já pagaram?", "quem não devolveu uma autorização?" e "quantos incidentes envolveram aquele campo na temporada passada?". O e-mail não responde a nenhuma dessas perguntas. Uma lista de respostas que você consegue filtrar e exportar responde — e é isso que transforma os seus formulários nos relatórios que uma diretoria realmente analisa.

O controle de acesso faz parte disso, e não é um assunto à parte. O responsável pela segurança deve ver os relatórios de incidentes; o coordenador de uniformes, não; e nenhum dos dois deve conseguir abrir as observações médicas vinculadas aos cadastros dos sócios, a menos que a função exija. Definir permissões por função, em vez de compartilhar um único acesso da diretoria, é o controle de privacidade mais barato que um clube tem — e é o mesmo controle que protege você dos problemas de conta descritos no nosso checklist de transição da diretoria.

Teste direito antes que trezentas pessoas vejam

Quinze minutos de teste evitam o e-mail mais constrangedor da temporada. Faça isso no celular, sem estar conectado à sua conta, como se nunca tivesse visto o formulário.

1. Envie um formulário completo a partir de um celular usando a rede móvel, e não o wi-fi da sede.
2. Percorra cada ramificação condicional e clique em enviar no fim de cada uma.
3. Confira a tela de confirmação e o e-mail de confirmação, inclusive na ramificação que pulou o pagamento.
4. Confirme que o aviso chegou, à pessoa certa, com as respostas legíveis.
5. Faça um pagamento de teste e confirme que o valor, o recibo e o registro batem.
6. Exporte as respostas e abra o arquivo — é aqui que um campo mal nomeado se revela.
7. Apague os envios de teste antes de publicar e anote quem fez isso.

Depois, defina os detalhes operacionais que impedem um formulário de sobreviver ao próprio propósito — uma data de abertura, uma data de encerramento, um limite quando as vagas são limitadas e o que o sócio vê depois do encerramento. Um formulário sem data de encerramento vira um formulário que recebe pedidos de uniforme em dezembro para um lote que foi entregue em setembro.

Programe a abertura do seu formulário de inscrição para o começo da temporada, e não para o primeiro treino, e verifique se há um feriado prolongado ou férias no meio da parte administrativa da pré-temporada. Um formulário que abre antes de todo mundo viajar recebe muito mais renovações antecipadas do que um que abre na semana em que os jogos recomeçam.

Todos os seus formulários em um só lugar

O motivo pelo qual os clubes acabam com formulários espalhados por cinco ferramentas é que cada uma resolveu um único problema em uma única noite. O custo aparece depois, quando o responsável pelas inscrições tem uma lista, o tesoureiro tem outra, o coordenador de uniformes tem uma planilha, e ninguém consegue responder a uma pergunta simples sem cruzar três exportações. O ClubHelix reúne formulários e pesquisas, inscrição dos próprios sócios com pagamento (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) e termos de responsabilidade digitais no mesmo site do clube, para que um envio vire cadastro do sócio, pagamento e aviso em um único movimento, e não em três.

Começar não custa nada — existe o plano Free, e os planos e preços estão publicados, sem pedido de orçamento. Se os seus domingos à noite hoje são gastos digitando a letra dos outros, crie o site do seu clube e refaça os dois primeiros formulários ainda esta semana.

Perguntas frequentes

Qual é a melhor forma de criar formulários online para um clube?

Comece com um levantamento de todos os formulários e processos que vocês já usam, classifique-os pelas horas de voluntário que cada um consome ao longo de uma temporada e converta os dois ou três primeiros do jeito certo, em vez de converter todos de qualquer jeito. Monte cada um pensando primeiro no celular, use perguntas condicionais para que as pessoas só vejam o que se aplica a elas, receba o pagamento no momento do envio quando houver dinheiro envolvido e decida quem será avisado antes de publicar.

O formulário de inscrição do clube deve receber o pagamento ao mesmo tempo?

Sim, sempre que a sua configuração permitir. Coletar a resposta e o dinheiro em um único envio elimina toda a etapa de cobrar e conferir que vem depois de uma instrução de transferência bancária, e converte muito mais das pessoas que pretendiam pagar. Publique a sua política de reembolso no próprio formulário, para que as expectativas fiquem claras antes de alguém pagar.

Como funcionam as perguntas condicionais em um formulário de clube?

Uma pergunta condicional só aparece quando uma resposta anterior a torna relevante — os dados do responsável aparecem quando a categoria é base, os campos de detalhe médico só aparecem se alguém responde sim a uma pergunta de saúde. Isso mantém o formulário curto para cada pessoa e, ao mesmo tempo, coleta tudo o que o clube precisa de todos os tipos de sócio. Sempre teste cada ramificação do início ao fim, porque um campo obrigatório escondido atrás de uma ramificação que nunca é acionada vai bloquear os envios sem que ninguém perceba.

Para onde devem ir as respostas dos formulários do clube?

Para uma função com nome definido, e não para uma caixa de e-mail compartilhada, com o menor público razoável para formulários sensíveis, um prazo de resposta definido e um substituto para as ausências. Tão importante quanto isso: mantenha as respostas em uma lista que você consiga filtrar e exportar, porque envios por e-mail não respondem a perguntas como quantos atletas da base já pagaram ou quem não devolveu uma autorização.

Quantas perguntas um formulário de clube deve ter?

O mínimo que ainda permita a alguém com nome definido agir. O teste honesto para cada campo é se alguém vai fazer algo diferente por causa da resposta — se não, remova-o, porque cada pergunta a mais custa formulários concluídos e acrescenta dados pessoais pelos quais você passa a ser responsável. Formulários longos são para a inscrição; os de cadastro rápido e de dúvidas devem ser curtos o bastante para serem concluídos em um ponto de ônibus.

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