Durante anos, as letras miúdas no pé da página de pagamento do clube fizeram um trabalho silencioso: aplica-se uma taxa de 1,8% no cartão. Isso permitia à diretoria divulgar um valor de associação redondo, manter intacta a margem do tesoureiro e deixar o custo do cartão com quem estava pagando com ele. Muitos clubes nunca mais pensaram no assunto.
Essa opção está sob pressão. As regras sobre o que um estabelecimento pode cobrar a mais sobre um pagamento com cartão mudaram em um mercado após o outro nos últimos anos e, em alguns lugares, a resposta agora é simplesmente que não pode. Este guia explica o que mudou onde você está, o que essas regras deliberadamente não alcançam e a conversa muito mais útil que elas obrigam a ter: quanto custa de verdade para o seu clube receber dinheiro, e onde esse custo deve ficar?
Apenas informações gerais. Este artigo traz informações gerais para clubes comunitários, não é aconselhamento jurídico nem financeiro. As regras sobre o que um estabelecimento pode acrescentar a um pagamento com cartão variam de mercado para mercado, e várias mudaram nos últimos anos: alguns mercados proíbem a cobrança extra por completo, outros a limitam ao que a aceitação realmente custa e outros deixam o tema para as regras das próprias bandeiras de cartão. Antes de o seu clube cobrar qualquer valor extra sobre um pagamento com cartão, confira a posição atual do órgão regulador de pagamentos do seu país e leia o contrato com o seu provedor de pagamentos, porque as regras do provedor valem para você, diga o regulador o que disser.
Por que este guia continua importando onde quer que você esteja
Mesmo onde a sobretaxa está disponível para o seu clube, o resto deste guia é a parte que traz retorno. A maioria dos clubes que cobram sobretaxa faz isso por um de dois motivos: ninguém nunca calculou quanto custa aceitar cartão, ou a diretoria queria um valor de associação de vitrine que pudesse continuar anunciando sem mudança. Os dois são problemas de preço fantasiados de problemas de pagamento, e os dois deixam o tesoureiro explicando uma linha a mais no checkout para alguém que só queria inscrever o filho no vôlei.
O que as regras sobre taxas de cartão normalmente não alcançam
Seja qual for a regra no seu caso, ela trata especificamente de pagamentos com cartão, e não é uma proibição geral de toda linha extra que um clube já colocou em um preço. Os itens abaixo normalmente ficam totalmente fora da questão, mas confira as suas próprias regras em vez de presumir:
- Acréscimos de fim de semana e feriado. Um local ou um bufê que cobra o domingo diferente da terça-feira está fazendo outra coisa, e o seu contrato de aluguel do salão não é afetado.
- Taxas de reserva e de serviço que se aplicam a uma transação independentemente da forma de pagamento. Se o ingresso do jantar de gala tem uma taxa de reserva seja pago por transferência ou por cartão, isso é um preço, não uma taxa de cartão.
- As cobranças do seu provedor de pagamentos para você. Nada aqui muda o que o provedor cobra do clube. Esse custo continua existindo: a mudança é sobre quem pode ser chamado a arcar com ele no momento do pagamento.
- Descontos. Oferecer um preço menor para uma forma de pagamento é um mecanismo diferente de cobrar uma taxa em outra, e continua disponível. Falamos mais sobre isso abaixo, inclusive sobre por que não é a saída fácil que parece à primeira vista.
Calcule quanto custa de verdade receber dinheiro
Antes de mudar qualquer valor, descubra o número real. Não a taxa anunciada numa página de vendas, e sim a taxa efetiva que o clube de fato pagou na última temporada.
- Reúna doze meses de extratos de pagamento. Some as taxas que o provedor cobrou do clube e some o valor dos pagamentos a que elas se referem.
- Divida um pelo outro. Esse percentual é o seu custo efetivo de aceitação, e ele quase sempre é diferente da taxa anunciada: os componentes fixos por transação encarecem proporcionalmente os pagamentos pequenos, e uma cantina cheia de pedidos pequenos de comida tem uma taxa efetiva muito diferente da de uma taxa de temporada inteira.
- Faça isso por tipo de pagamento. Taxas de temporada, cantina, pedidos da loja, ingressos de eventos e aluguel de espaços vão dar resultados diferentes. Alguns clubes descobrem que um único ponto de valores pequenos carrega a maior parte do custo.
- Some os custos invisíveis das alternativas. Dinheiro vivo não tem percentual, mas tem troco, contagem, duas pessoas numa sala, ida ao banco e uma sessão de conciliação que come uma noite de voluntário todo mês. A transferência bancária parece grátis até você colocar preço nas horas gastas para descobrir qual das três famílias Silva é o "J SILVA". O nosso guia dinheiro ou cartão na cantina do clube calcula, linha por linha, o custo de um dia inteiro de cantina.
Agora você tem um número para decidir, em vez de uma impressão.
As quatro formas de os clubes cobrirem o custo
1. Embuta no preço. Pegue a sua taxa efetiva, inclua-a no valor divulgado e pare de falar disso.
Some a sua taxa efetiva do cartão à taxa da temporada e arredonde o resultado para um valor redondo logo acima. Ninguém nunca vê uma segunda linha.
É para onde a maioria dos clubes está indo, e é a opção que as famílias entendem melhor: um único número, divulgado com antecedência, igual onde quer que elas paguem.
2. Dê desconto em outra forma de pagamento. Você pode divulgar um preço menor para a forma de pagamento que custa menos ao clube. O clássico é um pequeno desconto para transferência bancária feita antes de uma data-limite. Na maioria dos mercados, é a única alavanca que continua disponível. Confira as suas regras antes de montar uma temporada em cima dela e seja honesto sobre a contrapartida: a transferência muda o custo de lugar em vez de eliminá-lo, porque alguém ainda precisa conciliar os pagamentos, correr atrás dos que vieram sem identificação e responder "tem certeza de que não caiu?". Muitos clubes que fazem essa conta direito descobrem que o desconto custa mais em horas de voluntariado do que a taxa do cartão custava em dinheiro.
3. Absorva como custo da operação. Coloque no orçamento como uma linha ("custos de pagamento"), ao lado do seguro e da filiação. É isso que ele é. Um clube que sabe dizer esse número e defendê-lo na assembleia geral anual está muito melhor do que um que vinha recuperando esse valor discretamente no checkout sem nunca ter feito a conta.
4. Reduza o custo. Poucos pagamentos maiores custam menos que muitos pequenos. Por isso, uma taxa anual sai mais barata de cobrar do que doze mensais, e um combo pré-encomendado na cantina sai mais barato do que oito aproximações separadas. Revise a taxa do provedor que vocês usam, principalmente se o clube cresceu desde a contratação.
A maioria dos clubes acaba numa combinação: embute o custo nas taxas de valor alto, absorve nas pequenas e revisa tudo uma vez por ano, quando o orçamento é definido.
A conversa sobre o reajuste, sem revolta dos sócios
O reajuste de preços é a parte que as diretorias mais temem, e ele dá errado por um único motivo: chega como surpresa na mesma mensagem que o link de renovação.
Faça nesta ordem.
- Decida em reunião e registre em ata. "As taxas da próxima temporada incluem os custos de pagamento; a linha de taxa de cartão é removida de todas as páginas de pagamento" é uma resolução de uma linha que protege todo mundo depois.
- Anuncie antes de abrir as renovações, numa mensagem própria, com o motivo dito com clareza. Os sócios toleram muito mais um pequeno aumento que entendem do que uma pequena surpresa que não entendem.
- Diga o que não muda. Valores com desconto, tetos para famílias, acordos para quem passa dificuldade e parcelamentos devem ser citados nessa mensagem, porque quem mais vai se preocupar são as pessoas que já estão no limite.
- Use palavras simples. Algo como: "As regras sobre taxas de cartão mudaram e, a partir desta temporada, as nossas taxas incluem o custo de receber o pagamento. O valor no site é o valor final: não há linha extra no checkout."
- Use o mesmo texto em todo lugar. No e-mail de renovação, na página de inscrição, no formulário impresso do mural e na tabela de taxas do estatuto do clube, se ela citar valores.
O checklist do reajuste
Se você vai passar o custo do cartão para os preços divulgados, percorra esta lista com o tesoureiro e com quem cuida do site:
- Remova qualquer linha de taxa de cartão das suas páginas de inscrição e renovação online.
- Remova-a dos formulários impressos, panfletos e do mural, que sobrevivem aos sites por anos.
- Confira as configurações das maquininhas da cantina, do bar e da portaria: uma sobretaxa configurada numa maquininha anos atrás é fácil de esquecer.
- Confira as páginas da loja, dos ingressos e do aluguel de espaços, que muitas vezes foram configuradas por voluntários diferentes em épocas diferentes.
- Atualize as tabelas de taxas no estatuto, regimentos ou políticas, se citarem valores exatos.
- Revise qualquer aviso de renovação já enviado que cite uma taxa de cartão e reenvie-o se o pagamento for cair na data da mudança ou depois dela.
- Inclua uma linha de custos de pagamento no orçamento, para que a previsão do tesoureiro continue honesta.
- Avise o seu provedor de pagamentos sobre a mudança, se ele pedir confirmação.
- Oriente os voluntários da cantina e da portaria, porque são eles que vão ouvir as perguntas no balcão.
Onde o ClubHelix entra nisso
Nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, os clubes recebem taxas de associação, pedidos da loja, ingressos de eventos, doações e aluguel de espaços pelo ClubHelix, e o dinheiro vai para a conta de pagamentos conectada do próprio clube. Duas coisas valem a pena saber enquanto você faz o reajuste:
- A taxa de plataforma nunca é repassada como sobretaxa aos seus sócios: o que o sócio paga é o que vocês divulgaram.
- Como os valores são configurados por tipo de associação, por produto e por reserva, o reajuste é uma mudança de configuração e um novo anúncio, não uma reconstrução. Defina os novos números, atualize o texto uma vez, e os mesmos valores aparecem na inscrição, na loja e no site público.
Se vocês ainda recebem as taxas por transferência bancária e controlam tudo numa planilha, essa mudança é uma boa deixa para olhar o fluxo inteiro, não só a linha da taxa. O guia como receber as taxas de associação do clube online mostra o que isso envolve na prática.
Perguntas frequentes
Quando a mudança nas sobretaxas de cartão entra em vigor?
Depende do seu mercado, e isso realmente varia de lugar para lugar. Confira a posição atual do órgão regulador de pagamentos e o contrato com o seu provedor antes de divulgar uma taxa cobrada sobre um pagamento com cartão, e confira de novo a cada temporada: é uma área que mudou várias vezes nos últimos anos.
Clubes sem fins lucrativos estão isentos?
Raramente, e nunca presuma isso. Alguns mercados têm isenções específicas para certos tipos de pagamento ou certas organizações, mas "somos uma entidade sem fins lucrativos" normalmente não é o fator decisivo. Confira as regras que valem onde o seu clube está, em vez de raciocinar a partir do que parece justo.
Ainda podemos dar desconto para quem paga por transferência bancária?
Sim. Um desconto para uma forma de pagamento é um mecanismo diferente de uma taxa em outra, e continua disponível. Só calcule o custo com honestidade antes de montar uma temporada em cima dele. As transferências chegam sem um registro claro de quem pagou, então a economia nos custos de pagamento muitas vezes reaparece como trabalho de conciliação para o tesoureiro e cobrança para quem cuida das inscrições. A nossa comparação entre transferência bancária e pagamento online com cartão coloca as duas lado a lado.
Isso nos impede de cobrar taxa de reserva ou multa por atraso?
Não. A questão é o que pode ser acrescentado especificamente sobre um pagamento com cartão. Uma taxa de reserva, uma taxa de serviço ou uma multa por atraso que se aplica seja qual for a forma de pagamento é um preço definido pelo seu clube e fica totalmente fora dessa mudança. Divulgue com clareza, aplique de forma consistente e garanta que seja a mesma, com o pagamento feito por cartão, transferência ou dinheiro.
O que fazer com a linha de taxa já impressa nos nossos avisos de renovação?
Reenvie os avisos antes da data, se o pagamento provavelmente for cair na data da mudança ou depois dela, e mantenha a versão nova simples: um único valor, sem segunda linha, com uma frase explicando que as taxas agora incluem o custo de receber o pagamento. Dá muito menos trabalho do que responder à mesma pergunta de quarenta famílias em outubro, e evita que um sócio pague um valor que o seu sistema já não tem como justificar.
Receba taxas, pedidos da loja e reservas pelo site do seu próprio clube com o ClubHelix (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) e mantenha o lado financeiro legível com relatórios que o seu tesoureiro consegue conciliar. A seguir: como receber as taxas de associação do clube online e como controlar quem já pagou.
