As inscrições abrem às nove da manhã de segunda-feira. O secretário começa a trabalhar às oito, tem uma reunião às nove e se lembra do site às onze e quinze, quando três pais já mandaram e-mail perguntando se o link está quebrado. Ninguém errou. O clube simplesmente pediu a um voluntário que estivesse em dois lugares ao mesmo tempo.
O agendamento resolve isso. Você escreve a atualização quando tem tempo, escolhe o momento em que ela deve aparecer, e o site faz o resto. Este guia mostra para que o agendamento serve, para que ele não serve, como planejar as atualizações de uma temporada inteira numa noite e a outra metade do trabalho que a maioria dos clubes esquece: desfazer uma edição que deu errado, rápido e sem redigitar nada.
O que o agendamento faz de verdade
Uma atualização agendada tem dois horários.
- Um horário de publicação. Até lá, a página, a notícia ou o evento é um rascunho que os visitantes não conseguem ver. Nesse horário, ele é publicado, exatamente como se alguém tivesse apertado o botão.
- Um horário de retirada do ar (opcional). Nesse horário, um item no ar é despublicado. Ele não é excluído; volta a ser um rascunho que você pode editar e reutilizar.
Os dois horários seguem o fuso horário da sua organização, e não o de quem estiver digitando, para que um membro da diretoria de férias não publique sem querer a tabela de taxas às três da manhã. Os itens agendados são verificados a cada poucos minutos, e não a cada segundo, então trate o horário de publicação como "poucos minutos depois de", e não "no minuto exato".
O que o agendamento não faz é escrever o conteúdo, revisá-lo ou decidir se ele ainda é verdade no dia. Uma notícia agendada entra no ar mesmo que a diretoria tenha mudado de ideia na terça-feira. É por isso que o resto deste guia fala tanto de hábitos quanto de botões.
O que agendar ao longo de uma temporada
A maioria dos sites de clube tem um ritmo previsível. As mesmas doze atualizações voltam todo ano, e quase todas são conhecidas com semanas de antecedência. Estas são as que vale preparar com antecedência:
- Abertura e encerramento das inscrições. A página de inscrição entra no ar na manhã em que as inscrições abrem, e um aviso de "inscrições encerradas" a substitui na noite em que fecham.
- Mudanças de taxas. As taxas da nova temporada entram no ar na data que a diretoria aprovou, e não no dia em que alguém se lembrou.
- Editais de assembleia geral e de reuniões extraordinárias. Muitos estatutos exigem que o edital seja publicado com um número mínimo de dias de antecedência. Agende o edital para o primeiro dia em que ele pode ser publicado, com retirada do ar no dia seguinte à reunião.
- Aulas experimentais e dias de portas abertas. O evento entra no ar quando você começa a divulgá-lo e sai depois que acontece.
- Fechamentos nas férias. "A sede do clube fica fechada no recesso" deve aparecer na semana anterior e sumir no dia da reabertura.
- Anúncios de patrocinadores. Um novo patrocinador muitas vezes quer que a notícia saia num dia específico, às vezes junto com a dele. O agendamento permite escrever a notícia antes e ainda respeitar a data.
- Encerramento da temporada. As fotos da festa de premiação e o agradecimento aos voluntários podem ser escritos na semana anterior e publicados na manhã seguinte.
E algumas coisas que você nunca deve agendar:
- Qualquer coisa urgente. Um campo alagado, uma rodada cancelada ou um aviso de segurança vai para o ar assim que se sabe. Publique manualmente.
- Qualquer coisa que dependa de uma decisão. Se a diretoria ainda não votou as taxas, uma página de taxas agendada é um palpite com um cronômetro.
- Resultados. Eles são conhecidos quando são conhecidos.
Se o seu clube mantém um calendário anual, nosso modelo de calendário anual do clube é um bom lugar para encontrar as datas que merecem uma atualização agendada.
Planeje as atualizações de uma temporada numa noite
O maior benefício do agendamento é que o site deixa de ser uma tarefa semanal e vira uma tarefa trimestral. Um jeito prático de fazer isso:
- Liste as datas. Pegue o calendário da temporada e marque cada data que precisa de algo no site: aberturas, encerramentos, reuniões, eventos, fechamentos.
- Escreva os rascunhos. Uma noite, uma pessoa, todas as páginas e notícias em rascunho. Reaproveite as do ano passado quando puder.
- Veja a prévia de cada uma. Confira no celular e no notebook. A maioria dos seus visitantes vai ler no celular.
- Defina os dois horários. Um horário de publicação em tudo, e um horário de retirada do ar em tudo o que fica desatualizado: uma data de encerramento, um aviso, um evento.
- Avise a diretoria. Um e-mail de duas linhas listando o que está agendado e quando evita que alguém publique uma duplicata manualmente.
- Coloque uma verificação no calendário. Dez minutos depois de cada publicação importante, alguém olha o site no ar. Confie, mas confira.
É o mesmo raciocínio de um plano de comunicação do clube: decida as mensagens uma vez e deixe o calendário levá-las.
O horário de retirada do ar é a metade que todo mundo esquece
Avisos desatualizados causam mais estrago do que avisos que faltam. Uma faixa dizendo "as inscrições encerram na sexta" ajuda durante uma semana e engana ativamente pelo resto do ano. Um pai que a vê em março ou conclui que o clube é desorganizado ou, pior, que perdeu a temporada.
Definir um horário de retirada do ar ao agendar a publicação leva dez segundos e elimina uma categoria inteira de limpeza. Também muda a conversa nas reuniões da diretoria de "quem vai se lembrar de tirar isso do ar?" para nada.
Uma boa regra: se uma página ou notícia menciona uma data, ela ganha um horário de retirada do ar.
Quando os planos mudam
Mais cedo ou mais tarde, as atualizações agendadas encontram a vida real. Três situações aparecem sempre:
- Você precisa disso no ar agora. Publique manualmente. Publicar manualmente cancela o agendamento pendente, então o item não será publicado uma segunda vez depois.
- Você precisa tirar isso do ar agora. Despublique manualmente. Isso também limpa o agendamento, então o item não volta.
- A data muda. Edite o agendamento. Nada mais precisa mudar.
Em resumo, uma pessoa apertando o botão sempre vence o cronômetro. É o jeito certo: o agendamento é uma conveniência, e a diretoria continua no comando.
Histórico de versões: o botão de desfazer que todo site de clube precisa
O agendamento cobre as atualizações que você planejou. O histórico de versões cobre as que deram errado.
Todo site de clube um dia sofre uma edição ruim. Alguém apaga a tabela de horários de treino ao arrumar a página, ou cola as taxas do ano passado por cima das deste ano, ou reescreve a página Sobre de um jeito que a diretoria não aprovou. Sem histórico de versões, a correção é o que alguém conseguir lembrar, redigitado à mão. Com ele, a correção são dois cliques.
O que um bom histórico de versões oferece:
- Uma lista das versões salvas, com quem salvou cada uma e quando.
- Uma comparação entre quaisquer duas versões, para você ver quais seções foram adicionadas, removidas, movidas ou editadas antes de decidir qualquer coisa.
- Uma restauração que traz de volta uma versão anterior.
Uma coisa a saber antes de restaurar: restaurar uma página que está no ar coloca a versão restaurada no ar na hora. Em geral é o que você quer ao desfazer um erro, mas vale ler a comparação antes. Restaurar uma página que ainda é rascunho a mantém como rascunho.
Revisões antes de qualquer coisa entrar no ar
O agendamento facilita deixar algo preparado e ir embora, então ajuda ter um segundo par de olhos em tudo o que é importante. Dois hábitos deixam as revisões tranquilas:
- Deixe observações no rascunho. Uma observação curta fixada na seção em questão ("confirmar esta data com o treinador", "este ainda é o logo certo do patrocinador?") diz ao revisor exatamente onde olhar. Marque a observação como resolvida quando ela for tratada.
- Combine quem publica. Agendar é publicar, só que depois. Quem define o agendamento deve ser alguém em quem a diretoria confiaria para apertar Publicar.
Como isso funciona no ClubHelix
No ClubHelix, páginas, notícias e eventos têm o mesmo controle de agendamento: um horário de publicação e um horário opcional de retirada do ar, no fuso horário da sua organização (um evento com fuso horário próprio usa o dele). Os agendamentos são verificados a cada cinco minutos. Um horário de publicação no passado é recusado, em vez de publicado na hora, para que um erro de digitação no ano não coloque algo no ar antes do tempo, e o horário de retirada do ar precisa ser depois do horário de publicação.
Quem pode publicar um tipo de item pode agendá-lo, e essa permissão é verificada de novo quando o agendamento dispara. Se a pessoa que o definiu saiu da diretoria e perdeu o acesso, o item não é publicado em nome dela.
O editor visual de páginas guarda cada versão salva de uma página. A tela de histórico lista as versões com quem salvou cada uma, compara quaisquer duas seção por seção e restaura a que você escolher. Temas e menus têm o próprio histórico de versões com restauração, então uma mudança de cor ou uma reorganização do menu também pode ser desfeita. A equipe pode fixar observações numa seção para quem for revisar a página; as observações são visíveis para os administradores e moderadores, nunca para os visitantes.
O agendamento e o histórico de versões estão incluídos em todos os planos, inclusive o Free. Você pode ver os planos lado a lado na página de planos e preços.
Perguntas frequentes
Uma notícia agendada entra no ar exatamente no horário que eu defini?
Poucos minutos depois dele. Os agendamentos são verificados a cada cinco minutos, então uma notícia marcada para 9:00 normalmente está no ar até 9:05. Se o minuto exato importar, por exemplo num anúncio de patrocinador combinado com o dele, agende alguns minutos antes.
O que acontece se eu publicar manualmente uma página agendada?
Ela entra no ar na hora e o agendamento pendente é cancelado, então ela não será publicada de novo depois. O mesmo vale no sentido inverso: despublicar manualmente limpa uma retirada do ar agendada.
Restaurar uma versão antiga apaga as mais novas?
Não. A restauração salva o conteúdo anterior como uma nova versão, então a versão que você substituiu continua no histórico. Se restaurar a versão errada, restaure de novo.
Nossos voluntários conseguem ver quem alterou uma página?
Sim. A tela de histórico mostra quem salvou cada versão e quando. O registro de auditoria da sua organização também registra a alteração.
Os sócios conseguem ver páginas agendadas antes de entrarem no ar?
Não. Até o horário de publicação, uma página, notícia ou evento agendado é um rascunho, e rascunhos não são visíveis para visitantes nem para sócios.
Pronto para parar de publicar com o despertador? Comece grátis com o ClubHelix e agende sua primeira atualização hoje à noite.
