Las inscripciones abren el lunes a las nueve de la mañana. La secretaria entra a trabajar a las ocho, tiene una reunión a las nueve y se acuerda del sitio web a las once y cuarto, cuando tres madres y padres ya escribieron para preguntar si el enlace está roto. Nadie hizo nada mal. El club simplemente le pidió a una voluntaria que estuviera en dos lugares a la vez.
La programación resuelve eso. Escribes la actualización cuando tienes tiempo, eliges el momento en que debe aparecer y el sitio web hace el resto. Esta guía cubre para qué sirve la programación, para qué no sirve, cómo planificar las actualizaciones de toda una temporada en una sola noche y la otra mitad del trabajo que la mayoría de los clubes olvida: deshacer una edición que salió mal, rápido y sin volver a escribir nada.
Qué hace realmente la programación
Una actualización programada tiene dos horas asociadas.
- Una hora de publicación. Hasta ese momento, la página, la noticia o el evento es un borrador que los visitantes no pueden ver. A esa hora se publica, exactamente como si alguien hubiera presionado el botón.
- Una hora de retiro (opcional). A esa hora, un elemento publicado vuelve a despublicarse. No se elimina: vuelve a ser un borrador que puedes editar y reutilizar.
Las dos horas se fijan en la hora local de tu organización, no en la zona horaria de quien esté escribiendo en ese momento, así que un integrante de la comisión directiva que está de vacaciones no puede publicar por accidente la tabla de cuotas a las tres de la mañana. Los elementos programados se revisan cada pocos minutos y no cada segundo, así que toma una hora de publicación como "dentro de unos minutos", no como "en punto".
Lo que la programación no hace es escribir el contenido, revisarlo ni decidir si sigue siendo cierto ese día. Una publicación programada sale igual aunque la comisión directiva haya cambiado de opinión el martes. Por eso el resto de esta guía trata tanto de hábitos como de botones.
Qué programar a lo largo de una temporada
La mayoría de los sitios web de clubes tienen un ritmo previsible. Las mismas doce actualizaciones vuelven cada año, y casi todas se conocen con semanas de anticipación. Estas son las que vale la pena dejar preparadas:
- Apertura y cierre de inscripciones. La página de inscripción se publica la mañana en que abren las inscripciones, y un aviso de "las inscripciones ya cerraron" la reemplaza la noche en que cierran.
- Cambios de cuotas. Las cuotas de la nueva temporada se publican en la fecha que acordó la comisión directiva, no el día en que alguien se acordó.
- Convocatorias a la asamblea anual y a asambleas extraordinarias. Muchos estatutos exigen convocar con una cantidad fija de días de anticipación. Programa la convocatoria para el primer día en que puede publicarse, con una hora de retiro al día siguiente de la asamblea.
- Jornadas de prueba y de puertas abiertas. El evento se publica cuando empiezas a promocionarlo y se retira una vez que ya ocurrió.
- Cierres por vacaciones. "La sede del club está cerrada durante el receso" debería aparecer la semana anterior y desaparecer el día en que reabren.
- Anuncios de patrocinadores. Un patrocinador nuevo suele querer que la noticia salga un día determinado, a veces al mismo tiempo que la suya. La programación te permite escribir la publicación con tiempo y respetar igual la fecha.
- Cierres de temporada. Las fotos de la noche de premiación y el agradecimiento a los voluntarios se pueden redactar la semana anterior y publicar a la mañana siguiente.
Y algunas cosas que nunca deberías programar:
- Nada urgente. Un campo inundado, una fecha suspendida o un aviso de seguridad se publican en cuanto se sabe. Publícalos a mano.
- Nada que dependa de una decisión. Si la comisión directiva todavía no votó las cuotas, una página de cuotas programada es una suposición con temporizador.
- Resultados. Se saben cuando se saben.
Si tu club lleva un calendario anual, nuestra plantilla de calendario anual del club es un buen lugar para encontrar las fechas que merecen una actualización programada.
Planifica las actualizaciones de una temporada en una noche
La mayor ventaja de la programación es que el sitio web deja de ser una tarea semanal y pasa a ser una trimestral. Una forma práctica de hacerlo:
- Haz la lista de fechas. Toma el calendario de la temporada y marca cada fecha que necesita algo en el sitio web: aperturas, cierres, reuniones, eventos, cierres de la sede.
- Escribe los borradores. Una noche, una persona, todas las páginas y publicaciones en borrador. Reutiliza las del año pasado cuando puedas.
- Previsualiza cada una. Revísala en un celular además de en una laptop. La mayoría de tus visitantes la va a leer en un celular.
- Fija las dos horas. Una hora de publicación en todo, y una hora de retiro en todo lo que caduca: una fecha de cierre, un aviso, un evento.
- Avisa a la comisión directiva. Un correo de dos líneas con lo que está programado y cuándo evita que alguien publique un duplicado a mano.
- Agenda una comprobación. Diez minutos después de cada publicación importante, alguien mira el sitio en vivo. Confía, pero verifica.
Es la misma lógica que un plan de comunicación del club: decides los mensajes una vez y dejas que el calendario los lleve.
La hora de retiro es la mitad que todos olvidan
Los avisos vencidos hacen más daño que los que faltan. Un cartel que dice "las inscripciones cierran el viernes" es útil durante una semana y directamente engañoso el resto del año. Una familia que lo ve en marzo supone que el club es desorganizado o, peor, que se perdió la temporada.
Fijar una hora de retiro cuando programas la publicación cuesta diez segundos y elimina toda una categoría de limpieza. También cambia la conversación en las reuniones de la comisión directiva: de "¿quién se va a acordar de sacar eso?" a nada en absoluto.
Una buena regla: si una página o publicación menciona una fecha, lleva hora de retiro.
Cuando cambian los planes
Tarde o temprano, las actualizaciones programadas se cruzan con la vida real. Hay tres situaciones que se repiten una y otra vez:
- Lo necesitas publicado ya. Publícalo a mano. Publicar manualmente cancela la programación pendiente, así que no se va a publicar una segunda vez más tarde.
- Lo necesitas fuera ya. Despublícalo a mano. Eso también borra la programación, así que no va a volver.
- La fecha cambia. Edita la programación. No hace falta cambiar nada más.
En resumen, una persona que presiona el botón siempre le gana al temporizador. Es lo correcto: la programación es una comodidad, y la comisión directiva sigue a cargo.
Historial de versiones: el botón de deshacer que todo sitio de club necesita
La programación cubre las actualizaciones que planificaste. El historial de versiones cubre las que salieron mal.
Todo sitio web de club tarde o temprano sufre una mala edición. Alguien borra la tabla de horarios de entrenamiento mientras ordena la página, o pega las cuotas del año pasado encima de las de este año, o reescribe la página Quiénes somos de una forma que la comisión directiva no aprobó. Sin historial de versiones, el arreglo es lo que alguien recuerde, vuelto a escribir a mano. Con él, el arreglo son dos clics.
Lo que te da un buen historial de versiones:
- Una lista de versiones guardadas con quién guardó cada una y cuándo.
- Una comparación entre dos versiones cualesquiera, para que puedas ver qué secciones se agregaron, se quitaron, se movieron o se editaron antes de decidir nada.
- Una restauración que trae de vuelta una versión anterior.
Una cosa que conviene saber antes de restaurar: restaurar una página publicada pone la versión restaurada en línea de inmediato. Por lo general es lo que quieres cuando deshaces un error, pero vale la pena leer la comparación primero. Restaurar una página que todavía es un borrador la mantiene como borrador.
Revisiones antes de publicar
La programación hace que sea fácil dejar algo preparado y olvidarse, así que ayuda tener un segundo par de ojos en todo lo importante. Dos hábitos hacen que las revisiones no cuesten nada:
- Deja notas en el borrador. Una nota breve fijada en la sección en cuestión ("confirmar esta fecha con el entrenador", "¿sigue siendo este el logotipo correcto del patrocinador?") le dice a quien revisa exactamente dónde mirar. Marca la nota como resuelta una vez atendida.
- Acuerden quién publica. Programar es publicar, más tarde. La persona que fija la programación debería ser alguien a quien la comisión directiva le confiaría presionar Publicar.
Cómo funciona esto en ClubHelix
En ClubHelix, las páginas, las noticias y los eventos tienen el mismo control de programación: una hora de publicación y una hora de retiro opcional, en la zona horaria de tu organización (un evento con su propia zona horaria usa esa). Las programaciones se revisan cada cinco minutos. Una hora de publicación en el pasado se rechaza en lugar de publicarse al instante, así que un error de tipeo en el año no puede publicar algo antes de tiempo, y la hora de retiro tiene que ser posterior a la hora de publicación.
Cualquier persona que pueda publicar un tipo de elemento puede programarlo, y ese permiso se vuelve a comprobar cuando se ejecuta la programación. Si quien la fijó ya dejó la comisión directiva y perdió el acceso, el elemento no se publica en su nombre.
El editor de páginas en lienzo guarda cada versión guardada de una página. La pantalla de historial las muestra con quién guardó cada una, compara dos cualesquiera sección por sección y restaura la que elijas. Los temas y los menús tienen su propio historial de versiones con restauración, así que un cambio de colores o una reorganización del menú también se pueden revertir. El equipo puede fijar notas en una sección para quien revise la página; las notas las ven tus administradores y moderadores, nunca los visitantes.
La programación y el historial de versiones están incluidos en todos los planes, también en Free. Puedes ver los planes lado a lado en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Una publicación programada sale exactamente a la hora que fijé?
Dentro de unos minutos. Las programaciones se revisan cada cinco minutos, así que una publicación fijada para las 9:00 normalmente estará en línea a las 9:05. Si el minuto exacto importa, por ejemplo en un anuncio de patrocinio coordinado con el del patrocinador, prográmala unos minutos antes.
¿Qué pasa si publico a mano una página programada?
Se publica de inmediato y se cancela la programación pendiente, así que no se volverá a publicar más tarde. Lo mismo vale al revés: despublicar a mano borra un retiro programado.
¿Restaurar una versión anterior elimina las más nuevas?
No. Una restauración guarda el contenido anterior como una versión nueva, así que la versión que reemplazaste sigue en el historial. Si restauras la equivocada, vuelve a restaurar.
¿Nuestros voluntarios pueden ver quién cambió una página?
Sí. La pantalla de historial muestra quién guardó cada versión y cuándo. El registro de auditoría de tu organización también registra el cambio.
¿Los socios pueden ver las páginas programadas antes de que se publiquen?
No. Hasta su hora de publicación, una página, noticia o evento programado es un borrador, y los borradores no son visibles para los visitantes ni para los socios.
¿Quieres dejar de publicar con el despertador? Empieza gratis con ClubHelix y programa tu primera actualización esta noche.
