Como administrar uma sociedade de genealogia

Um homem chega ao plantão de atendimento de terça-feira com um sobrenome, uma data aproximada e uma certeza inabalável — o bisavô dele era capitão de navio. Noventa minutos depois, a certeza foi embora, substituída por um escriturário de uma companhia de navegação, um segundo casamento que ninguém nunca mencionou e uma história muito melhor. Ele volta para casa encantado, se associa naquela mesma semana e conta para quatro pessoas. Essa única conversa vale mais para a sociedade do que qualquer quantidade de publicidade, e aconteceu porque um voluntário treinado sentou com um desconhecido e sabia qual índice abrir primeiro.

É isso que uma sociedade de genealogia tem e os grandes bancos de dados por assinatura não têm: pessoas que conhecem os registros locais, índices que não existem em nenhum outro lugar porque os seus sócios os criaram, e o discernimento para dizer a alguém, com delicadeza, que a árvore genealógica que encontrou na internet é o palpite de outra pessoa. É também, de um jeito desconfortável, uma organização cujo trabalho do dia a dia envolve dados de famílias alheias — inclusive de pessoas vivas —, o que impõe a uma diretoria de voluntários uma obrigação de privacidade em que a maioria dos clubes comunitários nunca precisa pensar.

Este guia foi escrito para a diretoria de uma sociedade de história da família ou de genealogia. Ele trata de como manter um plantão de atendimento sem esgotar os seus pesquisadores, montar um serviço de pesquisa paga com limites definidos, fazer projetos de indexação que sobrevivam a quem os começou, publicar com segurança os dados enviados pelos sócios, e das questões de consentimento e privacidade que estão por trás de tudo isso. Onde a lei entra em jogo, trata-se apenas de informação geral — a autoridade é o órgão nacional de proteção de dados do seu país, e não um guia.

O que a sociedade oferece e uma caixa de busca não

Repare no que não está nessa lista: o acesso bruto aos registros. Tentar competir com os bancos de dados comerciais em volume é uma batalha perdida, e as sociedades que se apresentam desse jeito têm dificuldade para explicar por que alguém deveria se associar. Apresente-se do jeito oposto — a sociedade é aonde você vai quando a caixa de busca parou de funcionar — e cada um dos quatro serviços acima vira um motivo óbvio para fazer parte.

Como manter um plantão de atendimento sem esgotar os seus pesquisadores

O plantão de atendimento é a porta de entrada da sociedade e o seu recurso mais frágil, porque depende de um punhado de pessoas experientes cujo tempo é limitado. A estrutura as protege.

• Sessões fixas, com duração fixa. Um horário semanal ou quinzenal publicado, com atendimentos de 45 minutos, funciona melhor do que uma política de portas abertas. Com horário marcado, o voluntário sabe quando a sessão termina, e o visitante a leva a sério.
• Faça o agendamento com perguntas de preparação. Um formulário curto antes da sessão — quem você procura, que datas e lugares, o que você já tem, o que já tentou, como seria um bom resultado — reduz pela metade o tempo perdido com o que o visitante já pesquisou e permite encaminhar o pedido a um voluntário que conhece aquela região.
• Publique o escopo. Diga com clareza o que é uma sessão do plantão: orientação, indicação dos registros certos e um plano. Não é um serviço de pesquisa gratuito e não monta a árvore de ninguém. Por escrito, esse limite é fácil de manter. Improvisado na hora, nunca é.
• Coloque duas pessoas na escala. Uma atende o visitante; a outra cuida de quem chega sem agendamento, do telefone e da copiadora. Um voluntário sozinho com uma fila é como se perde um voluntário.
• Registre o resultado, não a conversa. Uma anotação de uma linha — tipo de pedido, região, registros usados, resultado, se a pessoa se associou — leva vinte segundos e dá à diretoria, no fim do ano, números reais sobre o que a sociedade está de fato fazendo.
• Tenha um encaminhamento elegante. Quando um pedido é, na verdade, um trabalho de pesquisa, diga isso na hora e entregue o formulário de pesquisa encomendada. Ninguém se ofende ao ouvir que a sua pergunta é grande.

Faça os novos voluntários passarem uma temporada como a segunda pessoa do plantão antes de atenderem pedidos sozinhos. É o treinamento mais rápido que existe, e constrói discretamente o plano de sucessão que a maioria das sociedades descobre que precisa no pior momento possível. O nosso guia sobre como recrutar voluntários para o clube traz mais ideias sobre como dividir as funções em partes pequenas o bastante para que pessoas em idade ativa possam assumir uma.

Um serviço de pesquisa paga com limites

Mais cedo ou mais tarde, chegam os pedidos de pessoas que nunca vão aparecer na sala — muitas vezes do exterior, muitas vezes com um antepassado que deixou a sua região há um século. Um serviço de pesquisa encomendada transforma esses pedidos em receita, e não em culpa. Ele só funciona se tiver limites rígidos.

Monte o serviço com quatro decisões tomadas com antecedência:

1. O que é gratuito e o que é pago. Uma estrutura comum é uma consulta curta gratuita — um nome em um índice, respondida por e-mail — e uma pesquisa encomendada paga, cobrada por hora, com um mínimo informado e um teto que o cliente aceita antes de o trabalho começar.
2. Vocês cobram pela busca, não pelo resultado. Diga isso com clareza nas condições e repita na confirmação do pedido: uma busca minuciosa que não encontra nada é um resultado real e é cobrável. As sociedades que só cobram quando encontram algo acabam trabalhando de graça nos casos mais difíceis.
3. O que o relatório contém. Definam um formato padrão — o que foi pedido, quais fontes foram pesquisadas (incluindo as que não deram em nada), o que foi encontrado, com a citação completa de cada item, imagens ou transcrições conforme combinado e uma seção curta de "próximos passos". São os resultados negativos que evitam que um cliente pague duas vezes pela mesma busca.
4. Quem faz o trabalho e quanto recebe. Sejam os pesquisadores voluntários, pagos com uma parte do valor ou pessoas que doam a sua parte de volta, coloque isso por escrito. A fonte de atrito mais comum é um voluntário que também tem um negócio particular de pesquisa — publique uma regra simples sobre conflito de interesses, em vez de descobrir o problema depois de uma reclamação.

Quanto aos valores, a maioria das sociedades cobra uma taxa por hora modesta na moeda local, com um mínimo de uma ou duas horas para uma pesquisa encomendada, mais o custo das certidões e das cópias de arquivo solicitadas. Defina o valor para sócios abaixo do valor para o público, para que se associar se pague já no primeiro trabalho, considere uma primeira etapa com preço fixo para pedidos de descendentes no exterior e publique a taxa, o mínimo e o teto no seu site, em vez de fazer orçamentos caso a caso.

Projetos de indexação que sobrevivem a quem os começou

Os índices são a coisa mais valiosa que uma sociedade constrói, e a que mais se perde. A falha é sempre a mesma: um sócio dedicado transcreve um livro de registros paroquiais no próprio computador durante seis anos, depois se muda, ou morre, e o arquivo está num formato que ninguém consegue abrir, num notebook que ninguém consegue desbloquear.

Conduza todo projeto de indexação com as mesmas cinco disciplinas:

• Obtenha autorização por escrito de quem guarda os registros. Os custodiantes costumam concordar, mas podem impor condições sobre publicação, atribuição de crédito ou uso comercial. Resolva isso no início, não quando estiver pronto para publicar.
• Transcreva o que está escrito, não o que você acha que significa. Registre a grafia da página. Coloque a sua interpretação num campo separado. Smyth [Smith?] é útil; corrigir sem avisar destrói a evidência e torna o índice impossível de pesquisar justamente para quem mais precisa dele.
• Definam o esquema de campos antes que alguém digite uma linha. Mudar as colunas no meio de um projeto é o que transforma dois anos de trabalho num problema de mesclagem.
• Verifique, não confie. A dupla digitação — duas pessoas transcrevem a mesma página de forma independente e um script compara as duas — é o padrão ideal. Quando isso não for viável, confira por amostragem uma porcentagem fixa dos lotes de cada voluntário e confira todos os lotes de um voluntário novo nas primeiras sessões.
• Guarde tudo de forma centralizada desde o primeiro dia. O arquivo de trabalho fica num lugar que a diretoria controla, com versões e backup, e não na área de trabalho de um sócio. Nomeie um responsável pelo projeto e um substituto no dia em que o projeto começar.

Um esquema mínimo que funciona para a maioria dos tipos de registro:

Decidam o modelo de publicação antes que o projeto termine, porque ele muda a forma de construir. Gratuito e aberto gera boa vontade e tráfego de busca. Só para sócios transforma o índice num benefício da associação. Um meio-termo que muitas sociedades usam — um índice de nomes gratuito e pesquisável que mostra que há um resultado, com a transcrição completa disponível para os sócios ou por uma pequena taxa — garante as duas coisas: ser encontrado e dar um motivo para se associar.

Como publicar dados enviados pelos sócios

Árvores dos sócios, quadros genealógicos enviados, anotações de família e listas de correspondências de DNA são presentes generosos e riscos reais. Três regras os mantêm seguros.

A regra da pessoa viva. Nada que identifique uma pessoa viva é publicado sem o consentimento dela. Na prática, a maioria das sociedades aplica um teste simples — se se sabe que a pessoa está viva, ou se não é possível comprovar que ela morreu, os dados dela são reduzidos só ao nome ou omitidos por completo. Aplique isso ao registro inteiro, e não só ao nome, porque uma data de nascimento e uma cidade já identificam alguém por si sós.

Uma contribuição precisa de uma licença, e não só de um arquivo. Quando um sócio envia uma pesquisa, registre o que a sociedade pode fazer com ela — publicar online, incluir num índice, repassar a outro pesquisador, ou nada — e obtenha isso por escrito. Uma declaração de contribuição de uma linha no formulário de envio resolve.

Correções são um processo, não um favor. Publique como alguém pede a correção ou a remoção de algo, quem decide e quanto tempo leva. Em algum momento, dois sócios vão se contradizer sobre o mesmo antepassado, e a resposta nunca é escolher um vencedor: publique as duas leituras com as respectivas fontes, registre o conflito e deixe as evidências falarem.

O DNA merece uma linha própria na sua política. Listas de correspondências, estimativas de origem étnica e capturas de tela de correspondências compartilhadas identificam parentes vivos, às vezes revelam uma paternidade atribuída de forma errada e não são seus para republicar. Ajude com perguntas sobre DNA no plantão, claro, mas mantenha os resultados fora de tudo o que a sociedade publica.

Privacidade e consentimento, em termos gerais

Uma sociedade de genealogia guarda três conjuntos separados de informações pessoais: os cadastros dos sócios, os registros de pedidos e de clientes, e os dados de pesquisa sobre terceiros que nunca entraram em contato com vocês. Os três merecem uma política por escrito, e o modelo de política de privacidade para clubes é um ponto de partida sensato para adaptar.

Hábitos práticos que atendem à maioria das legislações sem precisar de advogado: colete só o que você precisa e diga por quê no formulário; guarde os cadastros de sócios e de clientes onde só as funções da diretoria que precisam deles possam ver; defina um prazo de retenção e apague de fato; obtenha consentimento explícito para fotos nas reuniões e para publicar os contatos de um sócio num boletim; e saiba quem na diretoria é responsável se alguém perguntar o que vocês guardam sobre essa pessoa. Onde houver material sensível — informações de saúde num registro de família, qualquer coisa sobre uma criança —, trate como uma categoria que exige mais cuidado e restrinja ainda mais o acesso.

A maioria dos países tem uma lei de privacidade ou de proteção de dados que define as regras, e o órgão nacional de proteção de dados costuma publicar orientações em linguagem simples para pequenas organizações. Nem toda sociedade pequena está sujeita a todas as regras, mas adotar os princípios voluntariamente é simples e tranquiliza os sócios. Documente por que vocês guardam cada tipo de registro, por quanto tempo o mantêm e como responderiam a alguém que pedisse para ver o que vocês guardam sobre essa pessoa, e descubra se existe a obrigação de comunicar um vazamento de dados antes que algo dê errado.

Os nomes dos registros principais também variam, e usar a terminologia certa no seu site importa mais do que parece — é assim que as pessoas encontram vocês.

Nascimentos, óbitos e casamentos costumam ser registrados por um registro civil nacional ou regional, com índices históricos liberados depois de um período de sigilo e certidões solicitadas ao próprio registro. Registros paroquiais, testamentos e inventários, e registros de terras, de imigração e judiciais normalmente estão espalhados por arquivos nacionais, regionais e locais, e o órgão responsável, as regras de acesso e os prazos de sigilo podem mudar quando a pesquisa atravessa uma fronteira. Use no seu site os nomes que os pesquisadores locais de fato pesquisam.

Reuniões, cursos e grupos de interesse

O programa da sociedade é o que transforma o visitante de um plantão isolado num sócio que ainda estará lá daqui a cinco anos. Três formatos fazem a maior parte do trabalho.

Reuniões mensais com um palestrante, data fixa e horário de término rígido. Transmita ou grave as reuniões sempre que possível — os sócios que não podem dirigir à noite, e os que pesquisam a sua região do outro lado do mundo, são uma parte real e crescente da maioria das sociedades.

Um curso para iniciantes, oferecido uma ou duas vezes por ano, em quatro a seis encontros: começando pelo que você já tem, depois o registro civil, depois os registros do tipo censo, depois os registros paroquiais e de igrejas, depois as fontes online e como avaliá-las, e por fim como citar e organizar o que você encontra. Cobre pelo curso, dê desconto aos sócios e termine com a oferta de um mentor. Esse curso é a ferramenta de captação mais confiável que uma sociedade de genealogia tem.

Grupos de interesse — uma região, uma rota de migração, um sobrenome, DNA, escrever a sua pesquisa — que se reúnem com menos frequência e funcionam sozinhos. Cada um precisa de um coordenador e de um lugar para conversar entre as reuniões; um espaço de conversa só para sócios faz esse trabalho melhor do que uma lista de e-mails e mantém a conversa pesquisável para a próxima pessoa com a mesma pergunta.

Como transformar a pilha de pedidos numa fila

A maior parte do sofrimento administrativo de uma sociedade de genealogia se resume à entrada e ao acompanhamento dos pedidos. Agendamentos do plantão, encomendas de pesquisa, inscrições para transcrição de índices, renovações de associação e a escala de voluntários chegam todos por e-mail, são respondidos por quem vê primeiro e ficam na caixa de entrada de uma pessoa só. O ClubHelix substitui isso por formulários que alimentam uma caixa de entrada compartilhada — um formulário de agendamento do plantão, um formulário de encomenda de pesquisa, um formulário de contribuição de dados com o texto de consentimento já incluído —, além de associação e renovações online, um espaço de discussão só para sócios para os seus grupos de interesse e relatórios que mostram à diretoria quantos pedidos chegaram, de onde vieram e no que se transformaram.

O plano Free é suficiente para uma sociedade pequena tirar o atendimento de pedidos do e-mail ainda este mês. Os planos têm preços publicados abertamente, sem surpresas por sócio, e um voluntário consegue colocar a sua sociedade online entre duas reuniões da diretoria.

Perguntas frequentes

O que faz uma sociedade de genealogia?

Ela ajuda as pessoas a pesquisar a história da família por meio de plantões de atendimento, reuniões, cursos e mentoria; cria e publica índices de registros locais que não estão disponíveis em nenhum outro lugar; mantém uma biblioteca e acesso compartilhado a assinaturas; e costuma oferecer um serviço de pesquisa paga para os pedidos que chegam de longe. Os voluntários e o conhecimento local são o produto.

Como manter um plantão de atendimento de história da família?

Faça atendimentos agendados com duração fixa, em vez de manter as portas abertas, faça perguntas de preparação no momento do agendamento, coloque dois voluntários na escala para que ninguém fique sozinho com uma fila e publique o escopo para que todos entendam que se trata de busca orientada, e não de pesquisa gratuita. Registre um resultado de uma linha para cada sessão, para que a diretoria veja o que o plantão está de fato fazendo.

Uma sociedade de genealogia deve cobrar por pesquisas?

Sim, pelo trabalho encomendado. Ofereça uma consulta curta gratuita para que ninguém fique sem resposta e, depois, cobre uma taxa por hora, com um mínimo e um teto combinado, para qualquer coisa maior, deixando claro que o valor cobre a busca, e não um resultado garantido. Defina o valor para sócios abaixo do valor para o público, para que a associação se pague sozinha.

Como uma sociedade deve lidar com a privacidade de pessoas vivas?

Não publique nada que identifique uma pessoa viva sem consentimento, oculte ou omita os dados dela nos índices e nas árvores publicadas, obtenha uma autorização por escrito que diga como a pesquisa enviada pode ser usada e mantenha as informações de correspondências de DNA fora de tudo o que vocês publicam. Coloque isso numa política de privacidade, defina prazos de retenção e siga as orientações do órgão nacional de proteção de dados para pequenas organizações.

Como manter um projeto de indexação funcionando depois que o fundador sai?

Guarde o arquivo de trabalho de forma centralizada, num lugar que a diretoria controla, definam o esquema de campos antes de a transcrição começar, nomeiem um responsável pelo projeto e um substituto no primeiro dia e mantenham backups com versões. Os projetos que ficam no computador pessoal de um voluntário acabam se perdendo — não porque alguém queira, mas porque a vida acontece.

Continue lendo — como administrar uma sociedade histórica se o seu acervo está indo além do papel, e como fazer uma pesquisa com os sócios quando vocês precisarem saber o que os sócios realmente querem do programa.