Como administrar um motoclube

Existe um momento que mostra se um motoclube é bem administrado, e ele acontece uns onze minutos depois do início do primeiro passeio do dia. Um motociclista sai do grupo, para em um cruzamento, põe o pé no chão e aponta. Todos que vêm atrás fazem a curva sem hesitar. A última moto do grupo para ao lado dele, e ele volta para o grupo na última posição. Ninguém ficou para trás, ninguém pilotou acima do próprio conforto e ninguém precisou decorar o roteiro.

Faça esse sistema funcionar e quase todos os outros problemas de um motoclube diminuem. Faça errado e você tem motociclistas perseguindo uma lanterna traseira que some em uma curva cuja saída eles não enxergam. Todo o resto (a agenda, os encontros, o café) se apoia no fato de que as pessoas confiaram em você para um passeio em grupo e voltaram para casa.

Este guia é para a diretoria de um motoclube de estrada: classificar os passeios para que cada um pilote dentro dos seus limites, usar direito a sinalização de cruzamentos, o briefing que faz tudo funcionar, o que fazer quando algo dá errado e o que perguntar antes à seguradora, as viagens de fim de semana que formam a espinha social do clube e como fazer tudo parecer acolhedor, e não um clube em que você precisa provar alguma coisa.

Classifique os passeios, e cumpra a classificação

A reclamação mais comum sobre motoclubes é que o passeio foi mais rápido ou mais longo do que o anunciado. Isso afasta justamente os sócios de que você precisa: quem está voltando a pilotar, quem pilota há pouco tempo, quem tem moto menor, quem prefere um ritmo mais tranquilo por escolha.

Resolva com um sistema de classificação publicado, usado em todo anúncio de passeio, sem jeitinho. Quatro níveis bastam.

Depois, cumpra. Todo anúncio traz o nível, a distância, o ponto e o horário de saída, a autonomia necessária entre os abastecimentos, se garupas são bem-vindos e se algum trecho é de terra. Esse último não é detalhe: um motociclista com pneu de asfalto que encontra quarenta quilômetros de cascalho é um problema de segurança e um jeito rápido de perder um sócio.

Acrescente duas coisas por escrito. Uma política de ninguém fica para trás nos passeios Social e Viagem: o grupo espera, sempre, e o passeio só termina quando a última moto termina. E uma explicação honesta do que "esportivo" quer dizer no seu clube, porque a palavra significa coisas diferentes em cada lugar e os sócios novos não leem pensamentos.

As regras de habilitação para quem pilota há pouco tempo (fases de aprendizado ou habilitação provisória, limites de cilindrada ou potência, condições para garupa e álcool, e leis sobre capacete) variam de um país para outro e às vezes dentro do mesmo país, inclusive em um passeio longo que cruza uma divisa. Isso torna a classificação ainda mais importante: um motociclista com restrições na habilitação ou na moto em um passeio longo e rápido está sendo colocado para falhar. Diga com clareza em cada anúncio se o passeio serve para quem tem restrições, e considere um passeio específico para iniciantes exatamente por esse motivo.

Sinalização de cruzamentos, do jeito certo

A sinalização de cruzamentos (o sistema do segundo motociclista, ou "marcador de curva") é como um grupo de qualquer tamanho se orienta sem rádio, sem que todos conheçam o roteiro e sem ninguém correr atrás de ninguém.

As regras, na ordem em que precisam ser ditas:

1. O líder lidera. Só o líder conhece o roteiro, e ninguém ultrapassa o líder.
2. O motociclista logo atrás do líder é o marcador. Quando o líder dá seta e aponta um ponto em um cruzamento, esse motociclista para ali, fora da pista sempre que possível, e marca a curva: motor ligado, seta acionada, braço estendido apontando a direção.
3. O marcador fica até o fecha-grupo chegar. Não até parecer que todos já passaram. Até ver com os próprios olhos a moto do fecha-grupo.
4. O fecha-grupo vai por último e nunca ultrapassa uma moto do clube. Quando o fecha-grupo chega ao marcador, o marcador entra na frente dele e volta para o grupo na última posição.
5. O novo segundo motociclista vira o próximo marcador. A função gira naturalmente por todo o grupo, e aí está a elegância do sistema.

Três falhas explicam quase todos os problemas, e as três se resolvem no briefing. O marcador que sai cedo porque um intervalo parecia o fim do grupo: daí a regra três, dita assim: "você espera o fecha-grupo, não um intervalo". O marcador que para em um lugar perigoso ou invisível: por isso o briefing diz que o primeiro dever do marcador é a própria segurança, e um ponto inseguro é marcado da posição visível mais segura. E o motociclista que passa direto pelo cruzamento porque não estava prestando atenção: por isso os marcadores apontam com o braço, e não com a roda dianteira, e todo motociclista é avisado de que é responsável por procurar o marcador.

Acima de mais ou menos uma dúzia de motos, faça dois grupos, cada um com seu líder e seu fecha-grupo, saindo com cinco minutos de diferença. Grupos grandes geram a pilotagem a que ninguém quer ser associado: sinal amarelo avançado para não se desgarrar e ultrapassagens feitas para fechar um intervalo, e não porque a pista estava livre.

O briefing de quatro minutos

Todo passeio começa com o mesmo briefing, dado pelo líder no estacionamento, com os capacetes fora da cabeça, e ele nunca é pulado porque todo mundo já ouviu. Os novatos não ouviram, e o dia em que você pular é o dia em que um deles está lá.

O roteiro, resumido:

• Quem lidera e quem fecha o grupo. Aponte para eles. Todos devem reconhecer as duas motos.
• O trajeto, em linhas gerais. Lanche da manhã, abastecimento, almoço e mais ou menos a que horas vocês voltam.
• O aviso de combustível. O trecho mais longo entre paradas. Quem estiver no limite da autonomia abastece agora.
• Sinalização de cruzamentos, em trinta segundos. Regra dois, regra três, regra quatro. Toda vez.
• Ritmo. "Pilote no seu ritmo. Se você não enxergar quem vai na frente, tudo bem: vai ter um marcador."
• O plano para pane. Saia da pista, o fecha-grupo vai encontrar você, não mande ninguém correr atrás do grupo.
• O plano para incidentes. Quem tem treinamento em primeiros socorros, onde está o kit, e a regra de que o passeio para e ninguém sai sozinho para buscar ajuda.
• O que for específico do dia. Obras, cascalho, previsão de chuva, um perigo relatado na semana passada.

Dê ao líder uma folha do passeio com o trajeto, as paradas, o telefone do fecha-grupo e a lista de quem de fato está no passeio: saber quem está com você é o que permite notar que alguém sumiu. Uma lista de confirmação de presença gera essa folha automaticamente, coisa que contar curtidas em um grupo de mensagens nunca faz.

Incidentes, e as perguntas a fazer antes de precisar das respostas

A maioria dos passeios do clube termina sem nada de especial. Os que não terminam assim são o motivo de a diretoria existir, e o clube que pensou nisso antes lida muito melhor com a situação.

No dia. Pare o passeio. Proteja o local: um motociclista antes do acidente, de colete refletivo, vale mais do que cinco pessoas em volta da vítima. Uma pessoa liga para o serviço de emergência e fica na linha, uma cuida do grupo e tira as motos da pista, uma fica com o motociclista. Ninguém tira um capacete nem move uma vítima, a não ser que haja perigo imediato. Informe a localização certa; o nome da estrada com a distância até a cidade mais próxima é melhor do que uma descrição vaga.

Depois, no mesmo dia. Anote enquanto está fresco. Data, hora, local, clima, condição da pista, quem estava pilotando, o que aconteceu, quem fez o quê, o que foi dito ao serviço de emergência e quem foi avisado. Não especule sobre culpa no registro e não publique nada sobre o assunto. Guardar os registros de incidentes em um cadastro pesquisável, e não em uma nota no celular, importa mais do que os clubes imaginam: o registro de incidentes mantém o acompanhamento junto ao relatório, e o modelo de relatório de incidente lista os campos a preencher. Registre também os quase acidentes: o cascalho em que ninguém bateu este mês é a queda do mês que vem.

Antes de tudo isso. Faça à sua seguradora ou ao seu corretor uma lista específica de perguntas e peça as respostas por escrito.

• A apólice de responsabilidade civil do clube cobre passeios em grupo organizados em vias públicas, e trechos fora de estrada ou de terra?
• Líderes, fecha-grupos e marcadores estão cobertos enquanto exercem essas funções, e o clube precisa registrar quem as exerceu?
• O clube tem cobertura de responsabilidade civil para a diretoria, e o que ela exclui?
• O que está coberto em um evento parado: um local de encontro, uma exposição, uma feira de troca, um evento beneficente?
• Precisamos de uma avaliação de riscos documentada e de registros dos passeios para que a cobertura valha, e o que somos obrigados a guardar?
• O que acontece com não sócios em um passeio: convidados estão cobertos, e há limite de quantas vezes alguém pode participar como convidado?

Estas são informações gerais, não aconselhamento. Condições de seguro, regras de trânsito e deveres de cuidado variam conforme o lugar e mudam: confirme a situação do seu clube com a seguradora, a sua entidade nacional e um profissional quando for importante. O nosso guia sobre gestão de riscos no clube esportivo mostra o formato de avaliação que normalmente sustenta essas respostas.

Muitos motoclubes são filiados a uma associação nacional ou regional de motociclistas ou à federação de motociclismo, que representam os motociclistas nas políticas de trânsito e muitas vezes dão acesso a seguros para clubes ou a autorizações para passeios organizados. Confirme o que a filiação inclui e se passeios maiores em vias públicas precisam de autorização do órgão de trânsito da região onde vocês pilotam.

Encontros, viagens de fim de semana e a agenda social

Os passeios formam o quadro de sócios. As viagens de fim de semana formam o clube.

Um encontro ou uma viagem de fim de semana é a coisa mais complexa que um motoclube organiza, porque envolve o dinheiro de outras pessoas com meses de antecedência. Siga uma estrutura fixa:

• Reserve a hospedagem com um ano de antecedência e garanta um bloco de quartos. Pousadas e hotéis do interior em uma boa estrada para motos lotam cedo.
• Publique o custo total, dividido entre o que o clube recebe e o que os sócios pagam diretamente. A ambiguidade aqui dá mais dor de cabeça do que o valor em si.
• Receba os sinais online, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, com um prazo de reembolso declarado que acompanhe as regras de cancelamento do próprio local. Nunca assuma esse risco pessoalmente, e nunca deixe o tesoureiro correndo atrás de dinheiro em um posto de gasolina.
• Limite as vagas e mantenha uma lista de espera. É um problema melhor do que uma reserva pela metade.
• Publique um trajeto classificado para cada dia, incluindo uma opção mais curta: duzentos quilômetros no sábado pesam diferente depois de quatrocentos na sexta.
• Nomeie um coordenador que não seja o líder do passeio. Quartos, reservas de jantar e navegação não devem ser o sábado da mesma pessoa.

Em volta do grande fim de semana, monte um passeio mensal do clube, um passeio no meio da semana para quem trabalha em turnos e aposentados, um passeio do café da manhã, uma noite técnica, um passeio beneficente e uma noite de premiação. Dê a cada um um responsável e uma data fixa (o segundo domingo, a última quarta-feira) para que vire hábito, e não um aviso. Como divulgar um evento do clube mostra como lotar os maiores.

Planeje o ano em torno da sua temporada de pilotagem. Os melhores meses vão ser disputados, então publique as datas cedo para que os sócios se programem, e converse com os clubes vizinhos para que os encontros não coincidam. A entressafra, seja o frio do inverno, seja o calor do verão, é quando um clube ou inventa eventos sociais em lugares fechados e noites técnicas, ou perde contato, sem perceber, com metade dos sócios. O calor é um perigo real, e não um incômodo: passeios longos nas semanas mais quentes precisam de mais paradas, mais água e saída mais cedo.

Como tornar o clube acolhedor, e não intimidador

Os motoclubes têm um problema de reputação que, na maior parte, não merecem, e quem mais sente isso são justamente as pessoas de que você mais precisa: quem pilota há pouco tempo, quem está voltando depois de anos parado, mulheres motociclistas, quem tem moto pequena ou fora de moda.

Quatro coisas fazem diferença, e nenhuma custa dinheiro:

• Um passeio para sócios novos a cada trimestre, de nível Social, com dois sócios experientes cuja única tarefa é pilotar com os novatos e conversar com eles na parada do café.
• Um contato nomeado por passeio no anúncio. "Novo no clube? Mande mensagem para a Ana, ela vai neste." Uma coisa pequena que transforma um anúncio frio em um convite.
• Um padrão de comportamento por escrito sobre ritmo, ultrapassagens dentro do grupo, linguagem, álcool em dias de passeio e como os sócios falam das motos uns dos outros. Publique e aplique uma vez: a primeira vez importa mais do que as palavras.
• Nada de relatos de passeio que são histórias de cronômetro. Escreva sobre a estrada, o almoço e as pessoas. O que um clube celebra é o que ele se torna.

Um canal de chat dos sócios que pertença ao clube, e não a um aplicativo de mensagens pessoal, também ajuda: quem entra depois consegue ler o histórico, e ninguém precisa ser adicionado a nada manualmente.

Associação, dinheiro e o ano do clube

As finanças de um motoclube são modestas: taxas de associação, taxas de encontros, emblemas e vestuário, rifas e patrocínio de uma concessionária ou oficina da região. Os custos são seguro, filiação, aluguel de espaço, boletim, troféus e kits de primeiros socorros.

Mantenha as taxas baixas e receba online, com lembretes automáticos. O verdadeiro inimigo do tesoureiro aqui não é o valor; são trinta pequenas transferências bancárias com identificações que não ajudam. O pagamento com cartão na ficha de inscrição, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, resolve isso de uma vez: quanto deve custar a associação do clube ajuda a conferir o valor, e o modelo de orçamento do clube, o ano.

Tire os passeios do grupo de mensagens

A rotina administrativa de um motoclube é pequena, constante e sempre cai nas mesmas duas pessoas: publicar o passeio com o nível e o trajeto, descobrir quem de fato vai, dar a lista ao líder, registrar o que aconteceu, cobrar os sinais dos encontros e lembrar quarenta pessoas de que a taxa venceu. Um grupo de mensagens não faz nada disso bem, e tudo o que está nele se perde no momento em que alguém sai. O ClubHelix dá ao seu clube um site de verdade, com agenda de passeios e eventos, confirmações de presença e listas de participantes que o líder abre no celular, pagamentos de eventos para os sinais dos encontros (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), um registro de incidentes que sobrevive a uma troca de secretário e um canal de chat dos sócios que pertence ao clube.

Um clube de trinta motociclistas pode usar tudo isso no plano Free sem precisar de votação na próxima reunião, e os preços acima disso estão na página, e não atrás de uma conversa com vendas. Crie o site do seu clube antes do início da próxima temporada de passeios: soluções para clubes de hobby e interesses mostra como fica.

Perguntas frequentes

Como funciona a sinalização de cruzamentos em um passeio do clube?

O líder aponta um ponto em um cruzamento e o motociclista logo atrás para ali e marca a curva com o braço estendido. Todos os que vêm depois fazem essa curva. O marcador espera até o fecha-grupo chegar (ele vai sempre por último e nunca ultrapassa uma moto do clube) e então volta para o grupo na frente do fecha-grupo, na última posição. A função gira naturalmente por todos.

Como um motoclube deve classificar os passeios?

Publique três ou quatro níveis que cubram distância, ritmo, tipo de estrada e eventuais trechos de terra, e aplique-os com honestidade em todo anúncio de passeio. Informe o trecho mais longo entre abastecimentos e se garupas são bem-vindos. A coisa mais prejudicial que um clube faz é anunciar um passeio leve e depois andar forte, porque os motociclistas que ele perde são os de que mais precisa.

O que o líder do passeio deve dizer no briefing?

Quem lidera e quem fecha o grupo, o trajeto em linhas gerais e as paradas, o trecho mais longo sem abastecimento, as regras de sinalização de cruzamentos, uma declaração clara de que ninguém deve pilotar além do próprio ritmo, o que fazer em caso de pane e o plano se houver um incidente. Leva uns quatro minutos e deve acontecer antes de todo passeio, por mais que o grupo se conheça.

De que seguro um motoclube precisa?

Isso depende totalmente do lugar onde vocês estão e das atividades que realizam, então pergunte diretamente à sua seguradora ou ao seu corretor e peça as respostas por escrito, principalmente se passeios em grupo organizados em vias públicas estão cobertos, se líderes e marcadores estão cobertos nessas funções, se a diretoria tem cobertura de responsabilidade civil e quais registros vocês precisam guardar para que a cobertura valha.

Como tornar um motoclube acolhedor para quem está começando?

Faça com regularidade um passeio classificado para sócios novos, indique uma pessoa de contato em cada anúncio de passeio, aplique de verdade a política de ninguém fica para trás nos passeios mais leves, publique um padrão de comportamento e aplique uma vez para que todos saibam que é sério, e escreva os relatos dos passeios sobre estradas e pessoas, e não sobre velocidade. Quem pilota há pouco tempo decide em dois passeios se tem lugar no clube.

Continue lendo: como administrar um clube de 4x4 traz a versão do mesmo problema com comboio e líder de expedição, e como recrutar voluntários para o clube ajuda se a sua lista de líderes de passeio encolheu.