Como administrar um clube de lacrosse

Pergunte à diretoria de um clube de lacrosse o que limita o clube, e você vai ouvir uma resposta honesta e nada glamorosa: o caixote no depósito. Não é o treinamento, não é o campo, não é a tabela de jogos: é o número de capacetes, luvas e sticks em bom estado que o clube consegue colocar nas mãos de alguém que nunca jogou. Quase todo esporte comunitário consegue receber um novato curioso pelo preço de um protetor bucal. O lacrosse pede uma bolsa de equipamento completa antes do primeiro treino, e esse único fato define tudo sobre como um clube de lacrosse cresce.

Isso significa que as duas coisas que a maioria dos clubes trata como projetos paralelos, o banco de equipamentos e o programa nas escolas, são na verdade a estratégia. Um clube com sessenta conjuntos de equipamento para emprestar e três escolas com um período letivo de lacrosse por ano vai crescer. Um clube com um ótimo time adulto, um campo bonito e onze capacetes utilizáveis não vai, por melhor que jogue.

Este guia é para a diretoria de um clube de lacrosse comunitário, adulto ou de base, de campo ou indoor (box). Ele trata de como calcular os custos e administrar um banco de equipamentos, incluindo o termo de empréstimo; de como formar as categorias de base a partir de clínicas nas escolas e transformar esses participantes em sócios; de como dividir um campo com outros usuários; e de como formar árbitros dentro do próprio clube, em vez de esperar que a federação mande alguns. Os números usados são exemplos ilustrativos de planejamento, não referências: pesquise os preços do seu mercado antes de montar o orçamento.

Quanto custa colocar um novo jogador em campo

Antes de planejar um banco de equipamentos, você precisa saber o que é de fato um conjunto completo, e isso muda bastante de uma modalidade para outra. As regras de equipamento são definidas pela sua entidade dirigente e mudam, então trate isto como o desenho do problema e confirme a lista obrigatória atual antes de comprar qualquer coisa.

Duas consequências saem direto dessa tabela. Primeiro, a modalidade feminina é muito mais barata para quem está começando, e é por isso que o crescimento mais rápido de muitos clubes vem do lado feminino, de mulheres e meninas, mesmo quando a história do clube está na modalidade masculina. Segundo, goleiros são caros e raros, então o equipamento de goleiro do próprio clube é inegociável: nenhuma família deveria ter de comprar um protetor de peito para descobrir se o filho gosta de ficar na frente dos arremessos.

A linha dos itens pessoais também importa. O protetor bucal é pessoal e barato; todo o resto pode e deve ser propriedade do clube na primeira temporada. Um clube que diz "no primeiro ano, empreste tudo, menos o protetor bucal" elimina toda a objeção financeira da decisão de uma família.

Como etapa de planejamento, peça orçamentos atualizados de um conjunto completo de campo masculino, de um de campo feminino e de um conjunto completo de goleiro antes de definir as taxas: o de goleiro costuma ser o mais caro, e o feminino, o mais barato. Comprar um lote de dez conjuntos em um único pedido costuma sair bem mais barato do que o varejo, então junte as compras com clubes vizinhos sempre que puder.

Um banco de equipamentos que realmente dura

Um banco de equipamentos é uma pequena biblioteca com um problema de manutenção. Trate-o assim.

Compre em lotes, não aos pouquinhos. Dez conjuntos comprados juntos saem mais baratos, chegam iguais, se desgastam juntos e podem ser substituídos juntos. Equipamento comprado uma pechincha de cada vez vira uma mistura impossível de tamanhos e padrões que ninguém consegue distribuir depressa na noite das inscrições.

Dimensione o banco pela entrada de novatos, não pelo número de sócios. Você precisa de equipamento suficiente para o maior grupo de jogadores totalmente novos que espera receber de uma vez (uma turma de clínica escolar, um dia de experimentação, um primeiro time de base), mais uma margem para quebras. Quem já joga compra o próprio equipamento em uma ou duas temporadas.

Classifique cada item como A, B ou C. O nível A vai para os dias de jogo e para os jogadores visitantes que você quer impressionar. O nível B é o equipamento de treino. O nível C fica para as clínicas e as aulas experimentais, onde o desgaste é maior e a exigência de padrão é menor. Nada volta a circular sem classificação.

Faça uma quarentena de verdade. Tenha uma caixa física marcada "não usar" para qualquer coisa com o casco rachado, uma tira arrebentada ou um capacete suspeito. Equipamento que "provavelmente está bom" sempre acaba voltando para uma criança, a menos que exista outro lugar para ele ir.

Numere tudo e fotografe o banco uma vez por ano. Um número pintado com caneta de tinta em cada capacete e uma etiqueta em cada stick transformam "acho que estão faltando alguns" em um fato que dá para contar.

O termo de empréstimo: o que ele precisa dizer

Empréstimos para a temporada inteira precisam de algo por escrito, e não precisa ser nada jurídico demais. Uma única página cobrindo estes pontos é suficiente:

1. Os itens, listados com os números e o nível de conservação na entrega.
2. O prazo: a data de entrega e a data em que devem voltar, que deve ser um evento específico do clube, e não "o fim da temporada".
3. O estado: devolver no estado em que foram entregues, exceto o desgaste normal.
4. Danos: avisar e não consertar por conta própria; o clube decide o que é consertado e o que é aposentado.
5. Perda: um valor de reposição definido por item, combinado na entrega em vez de discutido no fim da temporada.
6. Uma caução ou autorização no cartão, se o seu clube exigir, e exatamente o que faz com que seja usada.
7. Ciência sobre segurança: quem pega emprestado se compromete a não modificar o equipamento de proteção.

Recolha o termo como um formulário na inscrição, e não em uma prancheta na noite, e guarde a versão assinada no cadastro do sócio para que qualquer diretor consiga encontrá-la. O nosso modelo de registro de equipamentos do clube é um bom ponto de partida para a lista.

Um orçamento para que o banco nunca desmorone de uma vez

O modo de falha é previsível: um clube compra trinta conjuntos em um ano de verba de edital, usa muito durante cinco anos e depois enfrenta a conta inteira da reposição em uma única temporada, sem nenhuma reserva. Evite isso com dois hábitos.

Defina uma vida útil por categoria (capacetes, a mais curta; sticks e luvas, no meio; acolchoados de proteção, mais longa) e coloque no orçamento, todo ano, a parte anual do custo de reposição, gastando ou não. Depois, escalone as compras para que no máximo cerca de um terço do banco envelheça junto, mesmo que isso signifique comprar oito conjuntos por ano em vez de vinte e quatro a cada três.

Acrescente uma pequena taxa de equipamento à inscrição das categorias de base, em vez de fazer uma arrecadação separada para equipamentos. As famílias aceitam uma parcela de equipamento na taxa de inscrição com muito mais facilidade do que um pedido separado, e isso torna o banco autossustentável.

Formando a base a partir de clínicas nas escolas

Programas nas escolas são o único caminho confiável para a base que a maioria dos clubes de lacrosse vai ter, porque as famílias não saem procurando um esporte que os filhos nunca viram. A clínica é um mecanismo de captação disfarçado de aula de educação física, e funciona quando é pensada para converter.

Uma clínica que converte

Um bloco de quatro sessões na escola, uma por semana, conduzido por dois treinadores do clube:

Cinco regras práticas fazem a diferença entre uma clínica que enche o seu sub-13 e uma que é só uma tarde agradável:

• Use sticks macios ou equipamento adaptado no bloco escolar. Isso elimina toda a discussão sobre aprovação de segurança e permite que o próprio professor conduza sessões de continuidade.
• Leve sticks para a turma inteira, e não para um grupo de demonstração. Criança assistindo é criança perdida.
• Leve o treinador que vai conduzir o treino da base, para que a criança que chega ao clube veja um rosto conhecido.
• Deixe algo com o professor: um plano de aula, um cartão com as regras e um contato que vai responder.
• Faça uma oferta específica e com data. "Aparece lá um dia" não converte ninguém; "terça às 16h30, as duas primeiras sessões grátis, todo o equipamento fornecido, aqui está o link" converte.

A passagem da clínica para o clube

O intervalo entre "adorou a clínica" e "entrou para o clube" é onde os programas de lacrosse perdem gente. Feche esse intervalo de propósito:

• Recolha os contatos na escola, com o consentimento da escola e as autorizações certas, em vez de torcer para que um folheto sobreviva à mochila.
• Faça o primeiro treino no clube em até duas semanas depois do fim da clínica, enquanto tudo ainda está fresco.
• Tenha alguém cuja única tarefa naquela noite seja receber as famílias novas, entregar o equipamento e formar duplas de crianças com um colega.
• Mande uma mensagem de acompanhamento para cada família que veio uma vez e não voltou. Essa única mensagem recupera mais jogadores do que qualquer propaganda que um clube pequeno possa pagar.
• Acompanhe o funil (participantes da clínica, presentes na experiência, sócios inscritos) para saber a quais escolas vale a pena voltar. O nosso guia sobre como aumentar a participação nas categorias de base aprofunda o funil, e como começar um programa de base trata de proporções e supervisão.

Dividir um campo sem perdê-lo

Pouquíssimos clubes de lacrosse têm um campo só para si. A maioria é um usuário secundário de um espaço que pertence à prefeitura, a uma escola ou a um clube maior, e esse uso é mais frágil do que parece.

Consiga estes pontos por escrito antes da temporada:

• Horários de treino e de jogo para a temporada inteira, incluindo as datas das finais e qualquer festival que você organize.
• Onde guardar as traves. As traves de lacrosse são volumosas, são pegas emprestadas e somem. Um depósito com chave ou um ponto de ancoragem com corrente vale uma negociação dura.
• Quem pinta as linhas. As marcações do lacrosse raramente coincidem com as do usuário principal, então combine quem marca, quem paga e o que o usuário principal aceita que seja pintado no campo dele.
• Contenção das bolas. Bolas duras, arremessos muito rápidos e propriedades vizinhas são um risco real. Redes atrás das traves muitas vezes são a condição da qual todo o resto depende.
• Quem decide em dia de chuva. Saiba quem decide que o campo não tem condições, até que horas, e como essa decisão chega aos seus sócios. Um plano de comunicação para dias de chuva escrito vale mais do que uma manhã desesperada de telefonemas.

Muitos clubes usam campos públicos ou da prefeitura divididos com outros esportes ao longo do ano, o que significa que a sua temporada fica espremida nas duas pontas e as suas marcações são sempre a segunda prioridade de alguém. Construa a relação com o usuário principal do campo, e não só com o dono: na prática, é ele que decide se as suas traves ficam montadas durante a semana.

Formando os próprios árbitros

A falta de arbitragem cancela mais jogos de base de lacrosse do que o tempo, e nenhuma federação vai resolver isso por você. Os clubes que tratam a formação de árbitros como um programa, e não como um favor, acabam com um grupo de árbitros.

Um caminho que funciona:

1. Recrute entre os seus próprios atletas de base aos quinze ou dezesseis anos. Eles já conhecem as regras e querem o dinheiro.
2. Pague bem e pague em dia. Um adolescente que precisa cobrar um pagamento durante seis semanas não volta.
3. Nunca deixe um árbitro jovem sozinho. Coloque-o em dupla com um árbitro experiente ou com um adulto designado pelo clube que cuide do comportamento à beira do campo, para que o árbitro jovem só precise arbitrar.
4. Publique um código de conduta para o público em relação aos árbitros e tenha um diretor encarregado de fazê-lo valer. Esse é o maior motivo pelo qual árbitros jovens desistem.
5. Monte a escala deles como a dos jogadores, com a disponibilidade recolhida com antecedência, e não por mensagem na sexta à noite.
6. Faça uma noite de regras do clube por ano para treinadores, pais e jogadores. A maior parte das ofensas à beira do campo vem de pessoas que realmente não conhecem a regra.

Pague os cursos de credenciamento com recursos do clube e trate isso como investimento em captação, porque é. Seis árbitros formados são a diferença entre uma competição de base que acontece e uma que acaba.

O calendário da diretoria e a carga dos voluntários

Os clubes de lacrosse costumam ser pequenos, o que significa que as mesmas seis pessoas fazem tudo. A solução é dividir as funções em pedaços pequenos e dar a cada uma uma temporada definida, em vez de um compromisso sem fim.

Recrutar para essas funções fica mais fácil quando o pedido tem limite: "conduza quatro clínicas nas escolas no segundo período letivo" recebe um sim com muito mais frequência do que "entre para a diretoria". O nosso guia sobre como recrutar voluntários para o clube traz o passo a passo, e uma escala de voluntários que mostra as lacunas publicamente faz mais para preenchê-las do que qualquer apelo em assembleia geral.

Os clubes geralmente se filiam à entidade nacional por meio de uma associação regional, e o requisito básico de proteção para quem trabalha com crianças e adolescentes é a verificação de antecedentes exigida no lugar onde você está, junto com a política de proteção infantil do esporte. Para a compra de equipamentos, os editais públicos de esporte e lazer e as linhas de financiamento comunitário locais são as fontes realistas; o nosso guia sobre como escrever uma proposta para um edital mostra o que as comissões avaliadoras procuram.

Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico. Confirme as exigências atuais com a sua entidade dirigente e com a autoridade competente no lugar onde você joga.

Dinheiro que vai para onde está a barreira

A arrecadação no lacrosse funciona melhor quando o pedido é concreto, porque "ajude a financiar o clube" é abstrato e "ajude a colocar capacete em mais dez crianças" não é. Três abordagens que combinam com o problema específico do esporte:

• Patrocine um conjunto de equipamento. Uma empresa local financia um conjunto numerado por uma temporada e tem o nome citado no site do clube e no programa da noite de premiação. É um valor pequeno o bastante para que um comércio do bairro diga sim, e cresce um conjunto de cada vez.
• Faça uma troca de equipamentos na pré-temporada, em que o equipamento que ficou pequeno é vendido ou doado de volta ao banco. Não custa nada, repõe os tamanhos intermediários e leva as famílias para a sede antes de a temporada começar.
• Cobre de programas visitantes o custo, em vez de emprestar de graça. Se escolas e grupos comunitários pegam o seu banco emprestado, uma taxa de aluguel modesta financia a reposição e torna o acordo sustentável, e não motivo de ressentimento.

Para a conversa mais ampla sobre patrocínio, como conseguir patrocinadores para um clube esportivo mostra o que as empresas realmente querem em troca.

Administrando o clube em um só lugar

Entrega de equipamentos, inscrições nas clínicas escolares, inscrições no clube, listas das equipes, escalas de arbitragem e avisos de dia de chuva são todos o mesmo trabalho: manter listas corretas e fazer as mensagens chegarem às pessoas certas. O ClubHelix coloca tudo isso em um só site do clube: gestão de equipes para elencos, treinadores e listas da temporada, inscrições e pagamentos online para que a taxa de equipamento e a associação cheguem juntas (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), competições com jogos, resultados e tabelas de classificação no seu próprio site, e escala de voluntários para que as lacunas da arbitragem e da cantina fiquem visíveis, em vez de dependerem da memória. A página de software de gestão para clubes de lacrosse mostra a mesma configuração do ponto de vista da diretoria.

O plano Free basta para que um clube de uma equipe só funcione direito, e os planos e preços são publicados, não passados sob consulta. Você pode criar o site do seu clube em uma tarde e deixar a próxima clínica escolar recebendo inscrições por ele.

Perguntas frequentes

Que equipamento um clube de lacrosse precisa fornecer?

No mínimo, conjuntos completos suficientes para o maior grupo de jogadores totalmente novos que você espera receber de uma vez, mais o equipamento de goleiro. O equipamento de goleiro deve ser sempre do clube: nenhuma família deveria ter de comprar um protetor de peito para descobrir se o filho gosta da posição. O protetor bucal é pessoal; trate todo o resto como emprestável na primeira temporada do jogador.

Como administrar um banco de equipamentos do clube?

Compre em lotes para que o equipamento envelheça e seja substituído junto, numere cada item, classifique o estado como A, B ou C para separar o equipamento de jogo do de clínica e mantenha um registro de empréstimos mostrando quem está com o quê e quando deve devolver. Peça um termo de empréstimo assinado para os empréstimos de temporada inteira e coloque em quarentena, em uma caixa física, tudo o que estiver danificado, em vez de devolver ao uso.

Como os clubes atraem crianças e adolescentes para o lacrosse?

As clínicas nas escolas são o caminho mais confiável, porque as famílias raramente saem procurando um esporte que os filhos nunca viram. Faça um bloco curto de sessões na escola com equipamento adaptado, leve sticks para a turma inteira e termine com uma oferta específica e com data (um horário de treino definido, uma experiência grátis e equipamento fornecido), em vez de um convite genérico.

Quanto custa começar a jogar lacrosse?

Depende muito da modalidade. O lacrosse de campo feminino exige muito menos equipamento de proteção do que a modalidade masculina ou a indoor, então é bem mais barato para começar. Esse é um dos motivos pelos quais muitos clubes crescem mais depressa no lado feminino, e é por isso que um banco de empréstimo importa mais no lacrosse do que em quase qualquer esporte comparável.

Como um clube pequeno consegue árbitros suficientes?

Formando-os. Recrute entre os seus próprios atletas de base aos quinze ou dezesseis anos, pague o curso de credenciamento com recursos do clube, pague em dia, nunca os deixe arbitrar sozinhos e coloque um adulto do clube à beira do campo para cuidar do comportamento do público, para que o árbitro jovem só precise arbitrar. Seis árbitros formados costumam ser a diferença entre uma competição de base que acontece e uma que acaba.

Continue lendo: como começar um programa de base e como administrar um clube de hóquei.