Cómo gestionar un club de lacrosse

Pregúntale a la comisión directiva de un club de lacrosse qué es lo que limita al club y te dará una respuesta honesta y poco glamorosa: el cajón del depósito. No los entrenadores, no la cancha, no el calendario de partidos: la cantidad de cascos, guantes y palos en buen estado que el club puede poner en manos de alguien que nunca jugó. Casi cualquier otro deporte comunitario puede recibir a un curioso por el precio de un protector bucal. El lacrosse pide un bolso completo de equipamiento antes del primer entrenamiento, y ese solo hecho define todo lo que tiene que ver con cómo crece un club de lacrosse.

Eso significa que las dos cosas que la mayoría de los clubes tratan como proyectos secundarios (el fondo de equipamiento compartido y el programa en escuelas) son, en realidad, la estrategia. Un club con sesenta equipos completos para prestar y tres escuelas que tienen un período de lacrosse cada año va a crecer. Un club con un gran equipo de mayores, una cancha hermosa y once cascos utilizables no, por muy bien que juegue.

Esta guía es para la comisión directiva de un club comunitario de lacrosse, de mayores o infantil, de campo o bajo techo. Explica cómo costear y gestionar un fondo de equipamiento, incluido el acuerdo de préstamo; cómo formar categorías infantiles a partir de clínicas en escuelas y convertir a esos chicos en socios; cómo compartir una cancha con otros usuarios, y cómo formar árbitros dentro del club en lugar de esperar que la asociación los mande. Las cifras son ejemplos ilustrativos para planificar, no referencias: consulta los precios de tu propio mercado antes de armar el presupuesto.

Lo que cuesta poner a un jugador nuevo en la cancha

Antes de diseñar un fondo de equipamiento necesitas saber qué es realmente un equipo completo, y eso cambia mucho según la modalidad. Las reglas de equipamiento las fija tu organismo rector y cambian con el tiempo, así que toma esto como la forma del problema y confirma la lista obligatoria vigente antes de comprar nada.

De esa tabla salen directamente dos consecuencias. Primero, la modalidad femenina es muchísimo más barata para que alguien empiece, y por eso en muchos clubes el crecimiento más rápido viene del lado de las mujeres y las chicas, aunque su historia esté en la modalidad masculina. Segundo, los arqueros son caros y escasos, así que el equipo de arquero propiedad del club no se negocia: ninguna familia debería tener que comprar un protector de pecho para descubrir si a su hijo le gusta pararse frente a los tiros.

La línea de los elementos personales también importa. Los protectores bucales son personales y baratos; todo lo demás puede y debe ser propiedad del club durante la primera temporada. Un club que dice "el primer año te prestamos todo menos el protector bucal" elimina por completo la objeción económica de la decisión de una familia.

Como paso de planificación, pide cotizaciones actuales de un equipo completo de campo masculino, uno de campo femenino y un equipo completo de arquero antes de fijar las cuotas: el de arquero suele ser el más caro y el femenino, el más barato. Comprar un lote de diez equipos en un solo pedido suele salir bastante más barato que el precio de venta al público, así que, cuando puedas, junta tus compras con las de clubes vecinos.

Cómo armar un fondo de equipamiento que de verdad dure

Un fondo de equipamiento es una pequeña biblioteca con un problema de mantenimiento. Trátalo como tal.

Compra por lotes, no de a poco. Diez equipos comprados juntos son más baratos, llegan iguales, se desgastan al mismo tiempo y se pueden reemplazar juntos. El equipamiento conseguido de oferta en oferta se convierte en una mezcla inmanejable de tallas y calidades que nadie puede repartir rápido la noche de las inscripciones.

Dimensiona el fondo según los ingresos de jugadores nuevos, no según la cantidad de socios. Necesitas lo suficiente para el grupo más grande de principiantes que esperas recibir a la vez (el grupo de una clínica escolar, una jornada de puertas abiertas, un equipo infantil de primer año), más un margen para roturas. Los jugadores que ya están en el club compran su propio equipamiento en una o dos temporadas.

Clasifica cada elemento como A, B o C. El grado A va a los días de partido y a los jugadores visitantes que quieres impresionar. El grado B es el fondo para entrenar. El grado C es para clínicas y sesiones de prueba, donde el desgaste es mayor y la exigencia de calidad, menor. Nada vuelve a circular sin su clasificación.

Aparta lo dañado como corresponde. Ten un cajón físico marcado "no usar" para todo lo que tenga la carcasa rajada, una correa rota o un casco dudoso. El equipamiento que "seguro está bien" siempre termina otra vez sobre un chico si no hay otro lugar adonde mandarlo.

Numera todo y fotografía el fondo una vez al año. Un número pintado con marcador de pintura en cada casco y una etiqueta en cada palo convierten el "creemos que nos faltan algunos" en un dato que se puede contar.

El acuerdo de préstamo: lo que tiene que decir

Los préstamos por toda la temporada necesitan algo por escrito, y no hace falta que sea un documento legalista. Una sola página que cubra estos puntos es suficiente:

1. Los elementos, listados con su número y su grado de estado al entregarlos.
2. El período: la fecha de entrega y la fecha de devolución, que debería ser un evento concreto del club, no "el final de la temporada".
3. El estado: se devuelve en el mismo estado en que se entregó, salvo el desgaste normal.
4. Los daños: se informan, no se reparan por cuenta propia; el club decide qué se arregla y qué se da de baja.
5. La pérdida: un valor de reposición indicado por elemento, acordado al entregarlo y no discutido al final de la temporada.
6. Un depósito en garantía o una autorización de cargo a una tarjeta, si tu club lo pide, y qué lo activa exactamente.
7. La declaración de seguridad: quien recibe el préstamo se compromete a no modificar el equipamiento de protección.

Recógelo como un formulario en la inscripción, no con una planilla en papel la misma noche, y guarda la versión firmada en la ficha del socio para que cualquier integrante de la comisión directiva pueda encontrarla. Nuestra plantilla de registro de equipamiento del club es un buen punto de partida para la lista de base.

Un presupuesto para que el fondo no se derrumbe de golpe

La forma en que esto falla es previsible: un club compra treinta equipos el año en que recibe un subsidio, los usa intensamente cinco años y después se enfrenta a toda la cuenta de reposición en una sola temporada, sin reservas. Se evita con dos hábitos.

Fija una vida útil por categoría (los cascos, la más corta; los palos y los guantes, en el medio; las protecciones acolchadas, más larga) y reserva en el presupuesto, todos los años, la parte que corresponde a un año del costo de reposición, lo gastes o no. Después escalona las compras para que no envejezca junto más de un tercio del fondo, aunque eso signifique comprar ocho equipos por año en lugar de veinticuatro cada tres.

Suma un pequeño cargo por equipamiento a la inscripción infantil en lugar de hacer una recaudación aparte para el equipamiento. Las familias aceptan mucho mejor un componente de equipamiento dentro de la cuota de inscripción que un pedido aparte, y así el fondo se financia solo.

Cómo formar categorías infantiles a partir de clínicas en escuelas

Los programas en escuelas son el único canal confiable de jugadores infantiles que la mayoría de los clubes de lacrosse va a tener, porque las familias no salen a buscar un deporte que sus hijos nunca vieron. La clínica es un mecanismo de captación disfrazado de clase de educación física, y funciona cuando está pensada para convertir.

Una clínica que convierte

Un bloque de cuatro sesiones en la escuela, una por semana, a cargo de dos entrenadores del club:

Cinco reglas prácticas marcan la diferencia entre una clínica que llena tu categoría sub-13 y una que es solo una tarde agradable:

• Usa palos blandos o equipamiento adaptado para el bloque escolar. Elimina toda la conversación sobre la aprobación de seguridad y permite que un docente dé sesiones de continuidad por su cuenta.
• Lleva palos para toda la clase, no para un grupo de demostración. Chico que mira es chico perdido.
• Lleva al entrenador que va a dirigir la sesión infantil, para que un chico que llega al club vea una cara conocida.
• Déjale al docente algo para quedarse: un plan de sesión, una tarjeta con las reglas y un contacto que responda.
• Haz una oferta concreta y con fecha. "Vengan cuando quieran" no convierte a nadie; "el martes a las 4:30, las dos primeras sesiones gratis, todo el equipamiento incluido, este es el enlace" sí.

El traspaso de la clínica al club

El espacio entre "le encantó la clínica" y "se asoció al club" es donde se escapan los jugadores de los programas de lacrosse. Ciérralo a propósito:

• Toma los datos de contacto en la escuela, con el consentimiento de la escuela y los permisos correspondientes, en lugar de esperar que un volante sobreviva dentro de una mochila.
• Haz la primera sesión en el club dentro de las dos semanas siguientes al final de la clínica, mientras todavía está fresca.
• Pon a alguien cuyo único trabajo esa noche sea recibir a las familias nuevas, entregar el equipamiento y asignarle un compañero a cada chico.
• Envía un mensaje de seguimiento a cada familia que vino una vez y no dos. Ese solo mensaje recupera más jugadores que cualquier publicidad que pueda pagar un club pequeño.
• Sigue el embudo (participantes de la clínica, asistentes a la prueba, socios inscritos) para saber a qué escuelas vale la pena volver. Nuestra guía sobre cómo aumentar la participación infantil profundiza en ese canal, y cómo empezar un programa infantil explica las proporciones de adultos por chico y la supervisión.

Cómo compartir una cancha sin perderla

Muy pocos clubes de lacrosse tienen una cancha solo para ellos. La mayoría es un usuario secundario de una superficie que pertenece al municipio, a una escuela o a un club más grande, y ese uso es más frágil de lo que parece.

Consigue esto por escrito antes de la temporada:

• Horarios de entrenamiento y de partidos para toda la temporada, incluidas las fechas de las finales y cualquier encuentro que organices.
• Dónde guardar los arcos. Los arcos de lacrosse son voluminosos, los piden prestados y desaparecen. Vale la pena negociar con firmeza un depósito con llave o un punto de anclaje con cadena.
• Quién marca las líneas. Las líneas del lacrosse casi nunca coinciden con las del usuario principal, así que acuerda quién marca, quién paga y qué acepta el usuario principal que se pinte en su superficie.
• Contención de pelotas. Pelotas duras, tiros muy rápidos y propiedades vecinas son un riesgo real. Las redes detrás de los arcos suelen ser la condición de la que depende todo lo demás.
• Quién decide si se juega con lluvia. Debes saber quién decide que la cancha no está en condiciones, con qué plazo y cómo llega esa decisión a tus socios. Un plan de comunicación para días de lluvia por escrito es mejor que una mañana frenética de llamadas.

Muchos clubes usan canchas públicas o municipales que se comparten con otros deportes a lo largo del año, lo que significa que tu temporada queda apretada en ambos extremos y tus líneas siempre son la segunda prioridad de alguien. Construye la relación con el usuario principal de la cancha, no solo con su dueño: en la práctica, es quien decide si tus arcos quedan armados durante la semana.

Cómo formar tus propios árbitros

La falta de árbitros cancela más partidos de lacrosse infantil que el clima, y ninguna asociación te lo va a resolver. Los clubes que tratan la formación de árbitros como un programa, y no como un favor, terminan teniendo un grupo de árbitros.

Un camino que funciona:

1. Recluta entre tus propios jugadores infantiles a los quince o dieciséis años. Ya conocen las reglas y quieren ganar dinero.
2. Págales bien y págales a tiempo. Un adolescente que tiene que reclamar un pago durante seis semanas no vuelve.
3. Nunca dejes solo a un árbitro joven. Ponlo con un árbitro con experiencia o con un adulto del club designado que se encargue del comportamiento al costado de la cancha, para que el árbitro joven solo tenga que arbitrar.
4. Publica un código de conducta hacia los árbitros para el público y pon a un integrante de la comisión directiva a hacerlo cumplir. Es la principal razón por la que los árbitros jóvenes abandonan.
5. Arma sus turnos como los de los jugadores, con la disponibilidad pedida con anticipación y no por mensaje de texto el viernes por la noche.
6. Haz una noche de reglas del club una vez al año para entrenadores, padres y jugadores. La mayor parte del maltrato desde el costado de la cancha es, de verdad, gente que no conoce la regla.

Paga los cursos de acreditación con fondos del club y trátalos como un gasto de captación, porque lo son. Seis árbitros formados son la diferencia entre una competencia infantil que se juega y una que se cae.

El calendario de la comisión directiva y la carga de los voluntarios

Los clubes de lacrosse suelen ser pequeños, lo que significa que las mismas seis personas hacen todo. La solución es dividir los roles en partes pequeñas y darle a cada uno un período definido, en lugar de un compromiso sin fin.

Reclutar para esos roles es más fácil cuando el pedido tiene límites: "da cuatro clínicas en escuelas en el segundo período escolar" recibe un sí mucho más seguido que "súmate a la comisión directiva". Nuestra guía sobre cómo reclutar voluntarios para el club tiene el método, y una lista de turnos de voluntarios que muestra los huecos a la vista de todos hace más para cubrirlos que cualquier pedido en una asamblea general.

Los clubes suelen afiliarse a través de una asociación regional al organismo nacional, y la base de protección de menores para cualquiera que trabaje con chicos es la verificación de antecedentes exigida donde estés, junto con la política de protección infantil del deporte. Para comprar equipamiento, las fuentes realistas son los subsidios gubernamentales para el deporte y la recreación y las convocatorias de financiamiento comunitario locales; nuestra guía sobre cómo escribir una solicitud de subsidio explica lo que buscan los comités de selección.

Esta es información general, no asesoramiento legal: confirma los requisitos vigentes con tu organismo rector y con la autoridad correspondiente donde juegas.

Que el dinero vaya a donde está la barrera

La recaudación en el lacrosse funciona mejor cuando el pedido es concreto, porque "ayuda a financiar el club" es abstracto y "ayúdanos a poner cascos a diez chicos más" no lo es. Tres enfoques que se ajustan al problema particular de este deporte:

• Patrocina un equipo completo. Un comercio local financia un equipo numerado durante una temporada y aparece nombrado en la página web del club y en el programa de la fiesta de premiación. Es un monto lo bastante chico como para que un comercio del barrio diga que sí, y crece de a un equipo por vez.
• Organiza un intercambio de equipamiento en la pretemporada, donde el equipamiento que les quedó chico a los jugadores se vende o se dona al fondo. No cuesta nada, repone las tallas intermedias y hace que las familias vayan a la sede del club antes de que empiece la temporada.
• Cobra el costo a los programas visitantes, no se los prestes gratis. Si escuelas y grupos comunitarios usan tu fondo, un alquiler modesto financia la reposición y hace que el acuerdo sea sostenible en lugar de generar resentimiento.

Para la conversación más amplia sobre patrocinio, cómo conseguir patrocinadores para un club deportivo explica lo que las empresas realmente quieren a cambio.

Gestionar el club desde un solo lugar

Las entregas de equipamiento, las inscripciones a las clínicas escolares, las inscripciones al club, las listas de equipos, los turnos de árbitros y los avisos por lluvia son todos el mismo trabajo: mantener listas precisas y hacer llegar los mensajes a las personas correctas. ClubHelix los reúne en una sola página web del club: gestión de equipos para plantillas, entrenadores y listas de la temporada; inscripciones y pagos en línea, donde ClubHelix admite pagos en línea, para que el cargo por equipamiento y la cuota de socio lleguen juntos; competencias para el calendario de partidos, los resultados y las tablas de posiciones en tu propio sitio, y gestión de turnos de voluntarios para que los huecos de árbitros y de la cantina estén a la vista y no dependan de la memoria. La página de software de gestión para clubes de lacrosse recorre la misma configuración desde el lado de la comisión directiva.

El plan Free alcanza para que un club de un solo equipo funcione como corresponde, y los precios están publicados en lugar de darse por cotización. Puedes crear la página web de tu club en una tarde y tener la próxima clínica escolar recibiendo inscripciones allí.

Preguntas frecuentes

¿Qué equipamiento tiene que proporcionar un club de lacrosse?

Como mínimo, suficientes equipos completos para el grupo más grande de principiantes que esperas recibir a la vez, más el equipo de arquero. El equipo de arquero siempre debería ser propiedad del club: ninguna familia debería tener que comprar un protector de pecho para descubrir si a su hijo le gusta ese puesto. Los protectores bucales son personales; todo lo demás, trátalo como material de préstamo durante la primera temporada de un jugador.

¿Cómo se gestiona un fondo de equipamiento del club?

Compra por lotes para que el equipamiento envejezca y se reemplace al mismo tiempo, numera cada elemento, clasifica su estado como A, B o C para separar el equipamiento de partido del de las clínicas, y lleva un registro de préstamos que muestre quién tiene qué y cuándo lo tiene que devolver. Pide un acuerdo de préstamo firmado para los préstamos por toda la temporada, y aparta todo lo dañado en un cajón físico en lugar de volver a ponerlo en circulación.

¿Cómo captan los clubes a jugadores infantiles para el lacrosse?

Las clínicas en escuelas son el camino más confiable, porque las familias casi nunca salen a buscar un deporte que sus hijos nunca vieron. Da un bloque corto de sesiones en la escuela con equipamiento adaptado, lleva palos para toda la clase y cierra con una oferta concreta y con fecha (un horario de sesión, una prueba gratis y el equipamiento incluido) en lugar de una invitación general.

¿Cuánto cuesta empezar a jugar lacrosse?

Depende mucho de la modalidad. El lacrosse de campo femenino requiere mucho menos equipamiento de protección que la modalidad masculina o la de cancha cubierta, así que es bastante más barato empezar. Esa es una de las razones por las que muchos clubes crecen más rápido del lado de las mujeres y las chicas, y es por eso que un fondo de préstamo importa más en el lacrosse que en casi cualquier deporte comparable.

¿Cómo consigue un club pequeño suficientes árbitros?

Formándolos. Recluta entre tus propios jugadores infantiles a los quince o dieciséis años, paga su curso de acreditación con fondos del club, págales a tiempo, nunca los dejes arbitrar solos y pon a un adulto del club al costado de la cancha para que se ocupe del comportamiento del público, así el árbitro joven solo tiene que arbitrar. Seis árbitros formados suelen ser la diferencia entre una competencia infantil que se juega y una que se cae.

Sigue leyendo: cómo empezar un programa infantil y cómo gestionar un club de hockey.