Como administrar um clube em vários locais

A mensagem chega às oito e quarenta de um sábado de manhã. O portão do segundo campo está trancado, ninguém no local tem a chave, e a pessoa que tem já está apitando um jogo no campo principal, do outro lado da cidade. Meia hora depois chega outra mensagem, de um pai que foi até o campo principal porque foi lá que o time jogou na semana passada, e a mudança na tabela saiu num grupo de mensagens em que ele nunca foi incluído.

Nenhum desses é um problema esportivo. Os dois são sintomas da mesma coisa: um clube que cresceu para um segundo lugar sem nunca decidir como seria administrado como um só. Os clubes acabam tendo vários locais por bons motivos. Vocês ficaram grandes demais para o campo da sede. Dois clubes se fundiram. Um programa de base precisou de um ginásio coberto para o inverno. O proprietário só conseguiu oferecer duas metades de espaço em vez de um espaço inteiro. O que ninguém avisa é o custo de coordenação: cada escala, cada aviso, cada molho de chaves, cada peça de material e cada decisão agora precisa dizer onde, e no momento em que uma delas esquece, o sábado de alguém vai por água abaixo.

Este guia é para diretorias que administram um mesmo clube em dois ou mais locais: um segundo campo, um local de treino satélite, um ginásio alugado ou o "dois de tudo" herdado de uma fusão. Ele mostra como dar nome à configuração em que vocês realmente estão, como levar a responsabilidade até cada local sem perder o clube, como publicar informações sobre os locais que ninguém consiga interpretar errado e como manter o material, as chaves e as escalas em ordem em todos os lugares.

Dê nome à configuração em que vocês realmente estão

"Vários locais" cobre quatro situações bem diferentes, e as soluções também são diferentes. Descubra em qual vocês estão antes de começar a mudar qualquer coisa.

Diga isso em voz alta numa reunião da diretoria: "somos um clube fundido com dois locais e ainda fazemos tudo em dobro". Essa frase vale uma hora de pauta, porque um local extra precisa de um plano de voluntários, um clube fundido precisa de um plano de identidade, e um uso compartilhado precisa de uma agenda por escrito combinada com o outro ocupante.

A maioria dos clubes comunitários ocupa o campo da sede por meio de contrato de locação, cessão, permissão de uso ou alocação por temporada de uma prefeitura, de uma escola ou de uma organização maior, e um segundo local geralmente vem de um proprietário completamente diferente. Os dois terão regras diferentes sobre horário-limite de iluminação, marcação de linhas, controle de chaves, comprovação de seguro e quem pode vender comida, e as permissões muitas vezes são emitidas temporada a temporada. Coloque os dois acordos numa mesma pasta, e as datas de renovação no calendário, antes de planejar uma temporada que use os dois.

Responsabilidade por local: quem cuida do quê e quem decide

A falha mais comum em clubes com vários locais não é logística, é estrutural: o trabalho foi para os locais, mas a responsabilidade ficou no centro. Cada portão, cada corte de grama, cada decisão por causa de chuva ainda passa por dois ou três voluntários centrais que não conseguem estar fisicamente nos dois lugares, então as decisões fazem fila atrás deles e o segundo local aprende que nada acontece rápido.

A solução é uma pessoa nomeada por local, com autoridade real, e uma regra por escrito mostrando onde essa autoridade termina.

O responsável pelo local

Dê a cada local um responsável (zelador do campo, capitão do local, gerente do local: escolha um nome e use-o em todo lugar). É uma função realmente atraente para quem quer ajudar mas não quer fazer parte de uma diretoria, porque é concreta, local e tem limites claros. A função cuida de:

• Abrir e fechar nos dias de jogo e de treino, ou da escala das pessoas que fazem isso.
• O registro de chaves daquele local: quem tem o quê, e conseguir as chaves de volta.
• Um relatório de condições depois de cada rodada: marcação de linhas, redes, iluminação, lixo, banheiros, qualquer coisa quebrada.
• A parte do registro de material que cabe ao local, incluindo o que está guardado ali e o que sumiu.
• O primeiro contato com o zelador, o responsável pelo gramado ou o encarregado das instalações do proprietário.
• O papel de anfitrião: onde os times visitantes estacionam, quais vestiários usam, onde fica o kit de primeiros socorros.

O que a função não inclui: gastos acima de um limite combinado, mudar quais times ficam baseados em qual local, alterar placas ou identidade visual, ou decidir a política do clube. Escreva isso na descrição do cargo para que a função continue atraente e o limite continue amigável. O modelo de descrição de funções para voluntários é um bom ponto de partida.

A tabela de decisões

A dúvida sobre quem decide é o que transforma um pequeno problema num local numa discussão da diretoria. Publique uma tabela como esta e coloque-a no fim do seu manual.

Dois hábitos fazem a tabela pegar. Primeiro, um único número para acionar, não quatro: o responsável pelo local liga sempre para o mesmo plantonista, seja qual for o local. Segundo, o responsável pelo local faz um relato em toda reunião da diretoria, mesmo quando o relato é "nada a declarar". Um item fixo na pauta é o que impede que um local saia discretamente do radar do clube por uma temporada inteira.

O sistema deve espelhar essa estrutura, não brigar com ela. No ClubHelix, as funções e permissões permitem dar ao responsável pelo local acesso de administrador às reservas, aos avisos e à escala do próprio local, sem entregar a ele o banco de dados de sócios ou as finanças do clube.

Publicar informações sobre os locais sem confundir ninguém

O segundo tipo de falha é de informação. Os endereços acabam em cinco lugares (uma tabela de jogos, um grupo de mensagens, um boletim antigo, o folheto de um patrocinador e a memória de alguém) e pelo menos dois deles estão errados. Clubes com vários locais precisam de um registro oficial por local e da disciplina de apontar para ele em vez de redigitar as informações.

Um registro por local, e tudo aponta para ele

Cada local ganha uma página com tudo o que um desconhecido precisa, escrita para alguém que nunca esteve lá:

• O endereço completo e um marcador no mapa que caia na entrada certa, não no meio do parque.
• Qual portão ou entrada usar, e qualquer código de acesso ou contato para conseguir entrar.
• Estacionamento: onde parar, onde não parar e o que acontece num dia movimentado.
• Os campos, quadras e salas, numerados de forma consistente, com uma observação sobre como a numeração funciona.
• Comodidades: banheiros, vestiários, comida e bebida, entrada e estacionamento acessíveis, sombra, lugares para sentar.
• O que fica guardado ali e o que os times precisam levar.
• Com quem falar no dia, e o aviso de chuva daquele local.
• Transporte público e, se o caminho for realmente complicado, uma frase com instruções simples.

Depois, mantenha a regra: jogos, eventos, treinos e boletins apontam para esse registro em vez de repetir um endereço. Quando o portão muda, você edita uma página. As páginas de locais do ClubHelix foram feitas exatamente para isso, com um mapa e um registro fixo para o qual cada jogo e evento pode apontar.

Nomes que sobrevivem a um grupo de mensagens

Todo local acumula apelidos: o campo de cima, as quadras novas, a escola, o lá embaixo. Apelidos são o motivo de um pai ir parar no endereço errado. Escolha um nome oficial por local, use-o em todo jogo, e-mail, escala e placa, e aposente os outros com delicadeza.

Dois detalhes dessa tabela fazem mais diferença do que parece. Continuar a numeração entre os locais (campos 1-3 aqui, 4-6 lá) faz com que um jogo marcado no "Campo 5" não deixe dúvida, mesmo que o nome do local seja cortado. E pintar ou sinalizar o número no próprio campo ou quadra acaba com a discussão semanal sobre qual quadra é qual.

O teste do desconhecido

Uma vez por temporada, faça este teste com o registro de cada local. Entregue-o a alguém que nunca foi àquele local (um novo membro da diretoria, um pai de outro clube) e pergunte se essa pessoa conseguiria ir de casa até o portão certo, estacionar dentro das regras, encontrar o campo certo e saber por quem chamar, sem telefonar para ninguém. Se ela hesitar em algum ponto, o registro não está pronto. É um exercício de quinze minutos que elimina uma temporada de telefonemas.

Material, chaves e escalas entre os locais

O registro de patrimônio ganha uma coluna

A maioria dos clubes tem algum tipo de lista de material. Um clube com vários locais precisa da mesma lista com uma coluna a mais, o local de origem, e uma regra a mais: cada item pertence a algum lugar, e mudá-lo de lugar é uma reserva, não um favor.

Registre para cada item: o que é, quantidade, estado, local de origem, onde exatamente fica guardado naquele local, quem é responsável e a data em que foi visto pela última vez. O modelo de registro de material do clube cobre a estrutura básica; acrescente a coluna de local e um registro simples de movimentação (item, de onde, para onde, quem, data, devolvido). O registro de movimentação é o que acaba com o mistério anual de oito bolas num campo e nenhuma no outro.

Três regras práticas valem a pena:

• Duplique o que é barato, compartilhe o que é caro. Um segundo kit de primeiros socorros, um segundo jogo de cones, uma segunda bomba de encher bola e uma segunda lousa custam menos do que a coordenação para levar um só conjunto de um lado para o outro. Máquinas de marcar linhas, desfibriladores e placares valem a pena ser compartilhados com um sistema de reservas.
• Confira tudo no mutirão. Conte tudo em cada local no mesmo dia, duas vezes por ano. Nosso guia sobre como organizar um mutirão traz o formato.
• Fotografe o depósito quando ele estiver arrumado e fixe a foto do lado de dentro da porta. É o controle de estoque mais barato que existe.

Chaves, códigos e as pessoas que saem

O acesso é onde os clubes com vários locais perdem mais tempo e mais boa vontade.

Seja qual for o método, mantenha um registro de chaves com estas colunas: identificação da chave ou do chaveiro, local, o que ela abre, quem está com ela, data de entrega, caução recebida, data de devolução. Defina a regra de que os códigos mudam no início de cada temporada e sempre que alguém que tem chave deixa a função, e acrescente "devolver as chaves e confirmar que os códigos foram trocados" à sua lista de verificação para a transição da diretoria. É na transição que as chaves desaparecem.

Escalas que nunca deixam um local na mão

A escala de um clube com vários locais não é uma escala só com mais linhas. É uma escala por local, por sessão, com um responsável nomeado em cada horário.

• Toda sessão tem um responsável identificado, até um treino tranquilo de quarta-feira. Se ninguém é nomeado, ninguém aparece.
• Nunca escale o mesmo voluntário em dois locais no mesmo dia. Parece eficiente na planilha e falha no trânsito.
• Considere o tempo de deslocamento quando os locais ficam longe um do outro, e seja honesto sobre o que "longe" significa às 8h de um sábado chuvoso.
• Publique com quatro semanas de antecedência e envie um lembrete na véspera, por local, para que cada pessoa veja só o turno que é dela.
• Dê às pessoas uma forma de trocar turnos que não passe pelo coordenador da escala. Uma troca que precisa de intermediário é uma troca que vira falta.

O modelo de escala de voluntários funciona bem no papel para um local. Para três, uma escala compartilhada com visões por local e lembretes automáticos, como a escala de voluntários do ClubHelix, é a diferença entre um coordenador que dura uma temporada e um que dura cinco.

Dê a cada local a própria linha no orçamento

Clubes com vários locais quase sempre sustentam um local com o dinheiro de outro. Isso é perfeitamente razoável, e péssimo quando acontece por acidente. Separe estas linhas por local durante uma temporada inteira e a conversa deixa de ser opinião e passa a ser conta.

O resultado é uma frase honesta na assembleia anual: "o segundo local opera com um déficit de cerca de um quinto dos seus custos, coberto pelo local principal, porque é onde está o crescimento da nossa base". Isso é uma decisão. "Não temos certeza de como vai o segundo local" não é. Inclua essa divisão no seu modelo de orçamento do clube e apresente-a todo mês no relatório do tesoureiro.

Se o segundo local precisar de obras (iluminação, cercas, um caminho acessível, sombra ou segurança), procure os programas de apoio a espaços comunitários da prefeitura, os editais nacionais ou regionais de infraestrutura esportiva e de lazer, os fundos de instalações da sua entidade dirigente e financiadores comunitários. Se vocês usam o local por permissão e não são donos dele, confirme primeiro se podem fazer melhorias ali. Pedidos de verba para um local satélite costumam ser mais fortes do que para um campo principal, porque o crescimento da participação é mais fácil de comprovar quando você consegue mostrar os times que teve de recusar.

Um clube só, não uma federação de CEPs

Tudo o que veio antes é logística. O que decide se um clube com vários locais sobrevive é se as pessoas do local menor se sentem sócias do clube ou inquilinas dele. Alguns hábitos fazem a maior parte do trabalho:

• Alterne o local das reuniões da diretoria. Parece simbólico. Não é: a pauta muda quando você consegue ver pela janela aquilo que está sendo discutido.
• Uma noite de premiação, um boletim, um uniforme. Separe isso e vocês terão dois clubes dividindo uma conta bancária.
• Dê ao segundo local algo que importa: um dia de finais, o lançamento da temporada, o festival da base. Receber uma ocasião de verdade transforma um local numa casa.
• Conte a história do próprio local. Um quadro de honra, um mural de fotos, a história de como o clube foi parar ali. Se o local chegou por meio de uma fusão, isso não é opcional; veja como fundir dois clubes esportivos.
• Faça pelo menos um mutirão entre os locais por ano para que as pessoas conheçam os voluntários que, de outra forma, só veem numa escala.

Todos os locais num só painel

A coordenação entre vários locais é, na maior parte, informação circulando de forma confiável entre pessoas que estão em lugares diferentes. Um site do clube com um registro de verdade para cada local, reservas que sabem qual campo ou quadra de qual local está livre na quinta-feira pela reserva de espaços, escalas que mandam a cada voluntário só o próprio turno no próprio local, e avisos por local enviados por comunicados eliminam a maior parte dos telefonemas que hoje caem em cima de três pessoas.

O ClubHelix faz tudo isso num só painel, com um plano Free para começar e sem fidelidade se vocês crescerem além dele. Dê uma olhada nos planos e preços ou crie o site do seu clube e configure os seus locais numa tarde desta semana: dá para acrescentar a página do segundo local antes de a próxima rodada de jogos ser divulgada.

Perguntas frequentes

Como administrar um clube com vários campos?

Dê a cada local um responsável nomeado com autoridade definida, mantenha um registro oficial de informações por local para o qual todo jogo e aviso aponte, e separe escalas, material e linhas do orçamento por local. A diretoria central continua decidindo o que é do clube inteiro (quais times ficam baseados onde, identidade visual, gastos acima de um limite definido), enquanto as decisões do dia a dia de cada local ficam com a pessoa que está de fato ali.

Cada local deve ter a própria página no site do clube?

Sim. Uma página por local com o endereço, o marcador no mapa, a entrada, o estacionamento, a numeração dos campos, as comodidades e o contato é a coisa mais valiosa que um clube com vários locais pode publicar. Todo jogo, evento e treino passa a apontar para essa página em vez de repetir detalhes que ficam desatualizados, e uma única edição corrige a informação em todo lugar.

Como evitar que o material desapareça entre os locais?

Dê a cada item um local de origem no registro de material, mantenha um registro simples de movimentação para tudo o que viaja, duplique os itens baratos em vez de ficar levando-os de um lado para o outro e confira a contagem em cada local duas vezes por ano, no mesmo dia. Fotografar o depósito arrumado e fixar a foto do lado de dentro da porta é um controle surpreendentemente eficaz.

Como lidar com chaves e códigos de acesso em vários locais?

Mantenha um registro de chaves com cada chave ou chaveiro de acesso, qual local e qual área ele abre, quem está com ele, quando foi entregue e quando voltou. Troque os códigos de acesso no início de cada temporada e sempre que alguém que tem chave deixar a função, e inclua a devolução das chaves na lista de verificação para a transição da diretoria: é na transição que as chaves mais se perdem.

Os locais satélites precisam da própria escala de voluntários?

Precisam da própria visão da escala. Monte uma escala por local, por sessão, com um responsável nomeado em cada horário, nunca escale a mesma pessoa em dois locais no mesmo dia e publique com cerca de quatro semanas de antecedência, com um lembrete na véspera. Os voluntários devem ver só os turnos que são deles, no local que é deles.

Continue lendo: como alugar a sede do clube transforma um local pouco usado em receita, e como organizar um mutirão mostra como deixar os dois locais prontos antes de a temporada começar.