Kit de integração para novos membros da diretoria

A coisa mais prejudicial que acontece com a diretoria de um clube costuma acontecer em silêncio, cerca de dez semanas depois da assembleia geral anual. Alguém que se ofereceu com entusiasmo de verdade (muitas vezes a pessoa que você ficou mais feliz em recrutar) percebe que não entende aquilo com que se comprometeu, não encontra os documentos que todo mundo menciona, não recebeu acesso aos sistemas de que precisa e tem vergonha de continuar perguntando. Essa pessoa não reclama. Ela só começa a faltar às reuniões e, no meio da temporada, já renunciou ou sumiu.

Os clubes interpretam isso como um problema de voluntariado. Quase sempre é um problema de integração. A pessoa recebeu um cargo e uma pasta com a papelada do ano passado e foi deixada sozinha para descobrir o trabalho a partir de um grupo de mensagens. Ninguém nunca disse quais decisões cabiam a ela, qual era a situação financeira real do clube, para quem ligar sobre o campo ou como deveriam ser os três primeiros meses.

Este guia é a solução: um kit de integração que você monta uma vez e reutiliza para cada novo ocupante de cargo, mais as três coisas que fazem o kit funcionar em vez de só existir: acessos concedidos do jeito certo no primeiro dia, um padrinho com nome definido que não seja a pessoa substituída e um plano deliberado para as três primeiras reuniões. Ele foi escrito para clubes que recrutam a diretoria entre os próprios sócios e não têm funcionários para ajudar.

Transição e integração são dois trabalhos diferentes

A maioria dos clubes faz metade disso e não entende por que não funciona. A transição trata do patrimônio do clube. A integração trata da pessoa.

A distinção importa porque a transição tem um prazo natural e a integração não tem. Ninguém percebe uma integração que nunca aconteceu até a pessoa desaparecer. O nosso checklist de transição da diretoria cobre o lado do patrimônio item por item; tudo o que vem abaixo parte do princípio de que isso já foi feito e continua daí.

O kit de integração, documento por documento

Monte-o uma vez, guarde-o num armazenamento que pertença ao clube e atualize-o quando as coisas mudarem. Novo ocupante de cargo, seja qual for a função: envie o mesmo kit. Mire num conjunto que alguém consiga ler em noventa minutos.

Esse último item costuma ser esquecido e não deveria. Um novo membro da diretoria que não sabe por que o clube parou de organizar o festival de inverno em 2019, ou por que o nome de uma família está no pavilhão, vai pisar em alguma coisa no primeiro mês e nunca vai entender por que a sala ficou em silêncio.

Uma observação sobre o vocabulário do próprio kit: escreva com as palavras que o seu clube realmente usa. Se os sócios pagam "anuidade" no dia a dia, não escreva "taxa de associação" no kit e outra coisa no site. Se o seu clube chama o grupo de diretoria e não de conselho, mantenha "diretoria" do começo ao fim. Parece um detalhe, mas é a diferença entre um documento que soa como o clube e um que parece baixado da internet.

A descrição da função em uma página

Se você for criar um único documento novo, crie este. Ele troca um cargo por um trabalho, e é o melhor indicador de que alguém vai aguentar o ano.

[NOME DO CLUBE] — Descrição da função: [função]

Objetivo em uma frase. [Por que essa função existe: "manter o dinheiro do clube correto, visível e dentro da lei".]

Você é responsável por. [Cinco a oito tarefas específicas, cada uma começando com um verbo. Não "supervisionar as finanças", e sim "conciliar a conta bancária todo mês e apresentar um relatório de uma página em cada reunião da diretoria".]

Você decide sozinho. [A autoridade real: por exemplo, aprovar reembolsos até o limite de delegação, montar a escala, responder à correspondência de rotina.]

Você recomenda, a diretoria decide. [Mudanças de taxa, contratos, qualquer coisa acima do limite, mudanças de política.]

Você precisa escalar. [Qualquer coisa que envolva a segurança de um sócio, uma criança, uma ameaça jurídica, um contato da imprensa ou um valor acima do limite: direto para o presidente, no mesmo dia.]

Dedicação de tempo, com honestidade. [Horas por semana durante a temporada e fora dela, mais as duas ou três semanas por ano que são realmente pesadas.]

Com quem você mais trabalha. [Duas ou três funções e quais são as passagens de tarefa entre vocês.]

Sistemas que você vai usar. [Cada sistema e o nível de acesso que você vai receber.]

Como é um bom resultado no fim do ano. [Três ou quatro resultados que a diretoria consideraria um ano bem-sucedido nessa função.]

A linha "dedicação de tempo, com honestidade" é a que os clubes ficam tentados a suavizar, e suavizá-la é uma falsa economia. As pessoas perdoam uma função exigente sobre a qual foram avisadas. Elas não perdoam uma função descrita como duas horas por mês que acabou virando seis horas por semana em agosto. O modelo de descrições de cargos para voluntários tem a versão mais longa deste documento, e o guia de funções da diretoria mostra o que cada cargo costuma carregar.

Acessos e logins: concedidos do jeito certo, revogados com segurança

É aqui que a integração mais falha, e de um jeito que custa dinheiro ao clube depois. Duas regras cobrem quase tudo.

Regra um: cada pessoa tem o próprio login, no nível de que a função precisa. Senhas compartilhadas são o motivo pelo qual os clubes não conseguem saber quem mudou a tabela de taxas, não conseguem remover o acesso de um membro que saiu e não conseguem deixar uma pessoa nova experimentar algo sem o risco de ela quebrar outra coisa. Uma plataforma de clube de verdade dá a cada membro da diretoria a própria conta, com permissões por função, para que o coordenador da cantina veja a escala e a loja, o secretário de registros veja sócios e pagamentos e ninguém precise receber as chaves de tudo para fazer uma tarefa pequena.

Regra dois: cada concessão fica registrada junto com a revogação correspondente. Mantenha uma lista em duas colunas: o que foi concedido e o que precisa ser removido quando essa pessoa sair. Acesso que não está numa lista é acesso que ninguém lembra de remover.

Este é o checklist de acessos do primeiro dia para percorrer com cada novo ocupante de cargo:

• Painel da plataforma ou do site do clube: a própria conta, no nível de função descrito na sua descrição de função, nunca um login compartilhado.
• E-mail da função: o endereço do clube para aquele cargo, redirecionando para a pessoa, para que os contatos externos nunca mais precisem ser atualizados.
• Armazenamento de documentos do clube: as pastas de que a função precisa, na conta do clube, e não compartilhadas de um drive pessoal.
• Visualização ou autoridade bancária: somente leitura, aprovação dupla ou assinatura completa, conforme a função exigir, com a papelada entregue nas duas primeiras semanas.
• Portal da federação ou da entidade dirigente: o login do clube, com um usuário próprio quando o sistema permitir.
• Contas em redes sociais: nível de administrador ou editor conforme necessário, sempre pelo sistema de funções da plataforma, nunca entregando a senha.
• Acesso em duas etapas ativado onde houver essa opção, com os contatos de recuperação apontando para endereços do clube.
• Remoções feitas no mesmo dia: todos os acessos de quem saiu do cargo que não fazem mais sentido.

A metade da revogação é a que os clubes pulam. Ex-membros da diretoria com direitos de administrador ativos anos depois são algo espantosamente comum, e isso é um risco real, não um simples constrangimento. Uma plataforma com registro de auditoria torna as duas direções verificáveis: você vê quais acessos existem e quem os usou, em vez de confiar na lembrança de quem recebeu o quê em 2023.

Alguns acessos têm um pré-requisito legal ou de verificação, e não só um nível de permissão. Membros da diretoria que vão supervisionar crianças ou trabalhar com elas normalmente precisam de uma verificação de antecedentes ou de proteção infantil antes de assumir a função, e o que torna essa exigência obrigatória varia de um lugar para outro. Peça ao secretário que confirme o que se aplica a cada cargo com a sua entidade dirigente ou com o órgão de verificação competente antes de a nomeação ser anunciada, e registre a verificação e a data de vencimento no registro do clube no primeiro dia.

Um padrinho, e por que não deve ser o antecessor

Forme uma dupla entre cada novo ocupante de cargo e um membro experiente da diretoria durante os três primeiros meses. Uma regra sobre quem: não a pessoa que foi substituída. O antecessor é a pessoa certa para a transição, porque sabe onde está tudo, mas é a pessoa errada para a integração, porque um novo tesoureiro não vai fazer ao antigo tesoureiro as perguntas que revelam que está perdido. Há orgulho demais na sala, nas duas direções.

Um padrinho de outra área funciona muito melhor. O trabalho é pequeno e específico:

• Uma ligação de quinze minutos na semana anterior a cada uma das três primeiras reuniões: "o que vem por aí, tem algo que você queira perguntar antes de precisar perguntar na frente de todo mundo?"
• Sentar ao lado da pessoa na primeira reunião e traduzir, discretamente, as abreviações. Todo clube tem cinquenta siglas e três situações antigas que não fazem sentido para quem chega.
• Ser quem diz "essa é uma pergunta normal" nas duas primeiras vezes.
• Dar um toque no presidente na marca dos 30 dias se a pessoa nova tiver ficado quieta.

O apadrinhamento custa cerca de noventa minutos ao longo de um trimestre, e é o mecanismo de retenção mais barato que um clube de voluntários tem. Junte isso às ideias do nosso guia de planejamento de sucessão e você terá uma diretoria que forma os próprios substitutos, em vez de correr atrás deles todo ano.

As três primeiras reuniões

Não espere competência na primeira reunião. Mire em orientação na primeira reunião, contribuição na segunda e protagonismo na terceira.

Primeira reunião: orientação. Antes dela, a ligação do padrinho e o kit. Durante ela, uma rodada de apresentações de dois minutos, mesmo que todos se conheçam, o presidente da mesa indicando quais itens dizem respeito à função da pessoa nova e nenhuma expectativa de que ela fale sobre qualquer outra coisa. Depois dela, o padrinho verifica o que não fez sentido. O papel do presidente aqui é proteger a pessoa nova de receber um projeto na primeira semana, que é o jeito clássico de perdê-la.

Segunda reunião: contribuição. A pessoa apresenta o primeiro relatório, que deve ser curto e seguir um modelo, e não ser livre. Dê a ela uma tarefa pequena e concluível, com uma linha clara de responsável na ata, algo que estará visivelmente pronto até a terceira reunião. Trabalho concluído cedo é o que transforma um cargo em identidade.

Terceira reunião: protagonismo. A pessoa traz um item de decisão próprio, com um documento anexo, e a diretoria o trata exatamente como trata o de qualquer outra pessoa. A partir daqui ela é um membro pleno da diretoria, e o apadrinhamento pode ir diminuindo, com uma última conversa aos 90 dias.

Esse percurso exige que a própria reunião seja organizada: uma pauta previsível, documentos com antecedência e relatórios em modelos. O nosso modelo de pauta de reunião da diretoria mostra o formato, e o pacote de relatórios mensais dá ao novo ocupante do cargo um formulário para preencher, em vez de uma página em branco para temer.

Os 90 primeiros dias em resumo

A linha do dia 60 é, sem alarde, a mais valiosa da tabela. A pessoa mais bem posicionada para melhorar o seu kit de integração é alguém que o usou oito semanas atrás e ainda se lembra exatamente de quais partes foram inúteis.

Nada nesse cronograma atrasa tanto quanto a papelada que não depende do clube. Clubes constituídos formalmente muitas vezes precisam informar ao órgão em que estão registrados uma mudança nos ocupantes de cargos dentro de um prazo definido depois da assembleia geral anual, e os bancos não aceitam uma troca de assinante sem a ata da assembleia e a identificação de cada novo assinante. As duas coisas demoram mais do que as pessoas esperam, então comece nas duas primeiras semanas e confira as exigências atuais no local onde o seu clube está registrado, em vez de confiar no que valia alguns anos atrás.

Integrar uma diretoria inteira de uma vez

Depois de uma assembleia geral anual que troca vários cargos, faça uma única sessão de 90 minutos para todos, em vez de sete conversas separadas. Um roteiro que funciona:

1. Quinze minutos: o clube em números. Sócios, times, receitas e despesas, os três maiores custos, o patrimônio. Todo mundo sai sabendo o tamanho do que está administrando.
2. Vinte minutos: como as decisões são tomadas aqui. Ritmo das reuniões, formato da pauta, limites de delegação, o que precisa passar pela diretoria e o que não precisa, e como os conflitos de interesse são declarados.
3. Vinte minutos: o ano que vem pela frente. Percorra o calendário anual; cada pessoa marca as datas que são da sua função.
4. Vinte minutos: o memorando de questões em aberto. A lista honesta. Essa é a parte que não dá para escrever por completo, e o motivo pelo qual uma sessão é melhor do que um documento.
5. Quinze minutos: acessos e administração. Logins criados na sala, no celular de cada pessoa, para que nada fique no "depois eu mando". Remoções de quem saiu feitas na mesma sessão.

Sirva alguma coisa. É uma organização de voluntários, e a sessão em que a nova diretoria conversa de verdade pela primeira vez vale o preço de uma bandeja de salgados.

A integração como tarefa da plataforma, não de uma pasta

Metade de um kit de integração é, na verdade, um problema de acesso, e problemas de acesso desaparecem quando o clube funciona num único sistema que é dele. No ClubHelix, um novo ocupante de cargo é adicionado com o próprio login e exatamente as permissões de que a função precisa, vê as pautas, atas e ações das reuniões de anos anteriores sem que ninguém precise vasculhar uma caixa de entrada e pode assumir a escala de voluntários da sua área desde o primeiro dia. Quando passar o cargo adiante no ano seguinte, você troca os acessos, e não as senhas.

Todo clube que já fez uma transição ruim prometeu, em silêncio, resolver isso antes da próxima. Fazer isso numa plataforma que pertence ao clube é a versão dessa promessa que realmente se cumpre. O plano Free não custa nada, todos os planos estão listados abertamente na página de planos e preços e você pode configurar o seu clube numa tarde, bem antes de a próxima assembleia geral anual tornar isso urgente.

Perguntas frequentes

O que deve ter num kit de integração da diretoria?

Uma descrição da função em uma página, o estatuto ou regulamento, a lista atual da diretoria, as três últimas atas, o relatório anual e as demonstrações financeiras mais recentes, o orçamento atual e a posição acumulada no ano, a delegação e os limites de gastos, o conjunto de políticas, o calendário anual, os principais contatos com anotações, um memorando de questões em aberto, a lista de sistemas e acessos e um breve histórico do clube. Mire em algo que se leia em cerca de noventa minutos: um kit que ninguém termina é o mesmo que não ter kit.

Quanto tempo deve durar a integração de um novo membro da diretoria?

Trate-a como um percurso de 90 dias, e não como uma única reunião. Os acessos e o kit chegam nos três primeiros dias, a sessão de transição e a apresentação do padrinho na primeira semana, a orientação na primeira reunião, uma tarefa pequena e concluível na segunda e um item de decisão próprio até a terceira. Uma conversa de acompanhamento aos 30 dias e outra aos 90 encerram o processo, e a conversa dos 90 dias é quando você atualiza a descrição da função para refletir o que o trabalho de fato se mostrou.

Quem deve conduzir a integração: quem está saindo do cargo ou o presidente?

Os dois, com trabalhos diferentes. Quem está saindo conduz a transição, porque sabe onde está tudo e o que está pendente. O presidente é responsável pela integração, porque ela envolve a cultura da diretoria, a autoridade da função e as primeiras conversas de acompanhamento. O padrinho deve ser uma terceira pessoa, de outra área, já que quem chega faz a um colega as perguntas que não faria ao antecessor.

Que acessos um novo membro da diretoria deve receber?

A própria conta em cada sistema do clube, no nível de que a função realmente precisa, um e-mail do clube vinculado à função, as pastas de documentos relevantes para a sua área e a visualização ou autoridade bancária que o cargo exigir. Senhas compartilhadas não devem fazer parte da resposta. Registre cada concessão ao lado da remoção que ela vai exigir depois e faça as remoções de quem saiu no mesmo dia em que fizer as inclusões.

Como integrar alguém que entra no meio do ano para preencher uma vaga?

Exatamente do mesmo jeito, só que de forma condensada. Envie o mesmo kit, faça os acessos no primeiro dia, escolha um padrinho e faça a conversa dos 30 dias. O único acréscimo é o contexto da própria vaga: quem é nomeado no meio do ano herda uma função e uma situação, e ouvir com franqueza por que o cargo ficou vago evita que a pessoa descubra isso por vias tortas. Confirme a nomeação em ata, para que o registro de quem ocupa o cargo não deixe dúvidas.

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Continue lendo: o checklist de transição cobre o lado patrimonial de uma troca de diretoria, e o guia de funções da diretoria mostra o que cada cargo realmente carrega.