Como organizar uma LAN party

Às 19h40, o lado esquerdo do salão fica no escuro. Quarenta e oito máquinas estavam zumbindo; agora vinte e duas estão desligadas, alguém grita por causa de uma configuração não salva, e o torneio que você ia começar está meia hora atrasado antes de a primeira rodada ser jogada. Ninguém fez nada de imprudente. Alguém ligou uma quarta régua de seis tomadas numa tomada de parede que já alimentava nove computadores gamer, porque, visto de fora, uma tomada de parede parece um recurso infinito.

Esse incidente é o problema inteiro de uma LAN party em miniatura. Uma LAN não é uma noite de jogos com mais cadeiras: é um pequeno trabalho de produção de eventos com três restrições rígidas empilhadas. Existe um orçamento de carga, medido em amperes, que o prédio não vai ultrapassar, não importa como a noite esteja indo. Existe uma rede que precisa ser montada, testada e depois deixada em paz. E existe um mapa de lugares, porque a LAN é o raro evento de clube em que cada participante ocupa uma posição fixa, numerada e com energia por doze horas ou mais.

Este guia é para a diretoria ou a equipe de eventos que organiza uma LAN para um clube, uma associação ou um grupo de jogos da comunidade, de uma noite de clube com dezesseis lugares a um fim de semana com duzentos. Ele cobre como dimensionar o evento, montar um orçamento de carga, as perguntas elétricas a fazer ao local, a montagem da rede, ingressos e distribuição de lugares, regras para quem traz a própria máquina, o cuidado durante a madrugada que pega a maioria dos organizadores de primeira viagem e um roteiro de execução que você pode adaptar. Trate tudo abaixo como informação geral, e não como aconselhamento de engenharia, de segurança alimentar ou jurídico: tudo o que envolva eletricidade, alimentação ou menores de idade deve ser resolvido com o local e com a autoridade competente antes de você vender um único ingresso.

Dimensione a noite antes de reservar qualquer coisa

Quase todo desastre de LAN é um descompasso de escala: um plano que teria funcionado muito bem com vinte lugares sendo executado com setenta. Decida qual destes você realmente vai realizar e planeje para essa linha, e só para ela.

Duas observações práticas sobre essa tabela. Primeiro, o salto de "LAN pequena" para "fim de semana" não é um salto de tamanho, é um salto de categoria: ao passar a noite inteira, você assume responsabilidades de cuidado, sono e supervisão que não tinha às 23h. Segundo, se esta é a primeira LAN do seu clube, faça a versão de noite de clube duas vezes antes de vender ingressos a estranhos. Você vai descobrir onde ficam as tomadas, qual canto não tem ventilação e quanto tempo a montagem realmente leva.

Seja qual for a escala, escreva o propósito numa linha. "Uma noite social para os nossos sócios com um torneio descontraído" e "um evento aberto com ingresso que financia a temporada competitiva do clube" levam a decisões completamente diferentes sobre preço, distribuição de lugares, prêmios e o quanto você fiscaliza as regras.

O orçamento de carga: conte amperes, não tomadas

Esta é a seção que salva a sua noite, e é aritmética, não especialização.

Passo um: estime o consumo por lugar. Um desktop gamer moderno trazido pelo participante, com um monitor, costuma ficar entre 250 W e 450 W durante o jogo, com picos breves acima disso. Como valor ilustrativo de planejamento, 350 W por lugar com máquina própria é sensato e um pouco conservador; um lugar com notebook fica mais perto de 120 W. Lugares de console com TV ficam perto de 250 W. Some a infraestrutura separadamente: switches, o servidor de arquivos, o projetor, a mesa de som e, principalmente, tudo o que tem resistência de aquecimento na cozinha.

Passo dois: converta watts em amperes. Divida o total de watts pela tensão da rede elétrica. Isso dá a corrente que o circuito precisa suportar, que é o que o disjuntor de fato mede.

Passo três: aplique uma margem. Uma LAN é uma carga contínua por horas, não uma chaleira fervendo por dois minutos. Planeje usar no máximo cerca de 80% da capacidade de um circuito, e deixe mais folga em qualquer circuito que também alimente uma geladeira, uma garrafa térmica elétrica ou um ar-condicionado.

Passo quatro: conte circuitos, não tomadas. Este é o passo que as pessoas perdem. Um salão com vinte e quatro tomadas visíveis pode ter todas elas em dois ou três disjuntores. Peça ao local o diagrama do quadro de distribuição, ou percorra a sala com um responsável e uma lanterna, desligando os disjuntores um a um para mapear quais tomadas caem juntas. Rotule o mapa, fotografe e leve no dia.

Passo cinco: distribua os lugares pelos circuitos de propósito. Depois que você sabe que as tomadas A a F dividem um disjuntor, sabe quantos lugares podem ficar ali. Coloque o equipamento de rede e a área de comida em circuitos próprios, para que uma ida à cozinha não derrube o conjunto de switches junto.

Eis o exemplo prático para uma LAN de 40 lugares, usando os valores ilustrativos acima.

Para transformar esse total em amperes, divida pela tensão da rede elétrica; e, quanto menor a tensão, mais amperes a mesma carga puxa, então os mesmos quarenta lugares exigem bem mais circuitos em alguns países do que em outros. Depois, valem dois tetos distintos: a capacidade de cada tomada, que é o máximo que uma régua pode carregar, e a capacidade da proteção do circuito por trás das tomadas, que costuma ser a que de fato limita. Aplique a margem nos dois para carga contínua, calcule quantos lugares de jogo cada circuito suporta, por mais tomadas que ele alimente, e planeje pelo teto que for atingido primeiro. Pergunte ao local quais tomadas dividem um circuito antes de desenhar a planta.

Leve mais réguas do que você acha necessário, todas com proteção contra surtos, e proíba de vez ligar uma régua na outra: uma régua por tomada, nenhuma régua ligada a outra régua. Publique essa regra junto com o ingresso para que ninguém chegue surpreso.

Como obter a aprovação da parte elétrica

Tudo o que está acima é planejamento. A questão de conformidade (quem pode testar o quê e quem aprova qualquer distribuição temporária) é decidida localmente, e vale um telefonema semanas antes do evento em vez de uma discussão na manhã do dia.

Pergunte algumas coisas ao local. Primeiro, se os equipamentos trazidos pelos participantes precisam ser testados ou etiquetados e que comprovação eles querem; salões comunitários, escolas e locais universitários variam enormemente. Segundo, se os circuitos que você pretende usar têm proteção contra corrente residual ou fuga para a terra, e onde ela pode ser rearmada. Terceiro, o diagrama dos circuitos ou do quadro, para saber quais tomadas dividem um disjuntor, e o que o local ou as normas locais de incêndio exigem quanto ao número de ocupantes e ao uso durante a madrugada. Qualquer quadro de distribuição temporário, ligação de gerador ou nova tomada é trabalho para um eletricista habilitado, não para um sócio animado, e as regras sobre quem pode fazer o quê variam de país para país: confirme com o local e com a autoridade local competente.

Duas regras valem onde quer que você esteja: passe os cabos pelos vãos entre as mesas e não por cima dos corredores, e, onde um cruzamento for inevitável, use proteção de cabo adequada em vez de fita. Mantenha todas as saídas e a sinalização de saída desimpedidas, e os caminhos até elas largos o bastante para que as pessoas saiam no escuro.

A montagem da rede

A sua rede tem uma só tarefa (entregar latência baixa e monotonamente consistente entre máquinas da mesma sala) e um só inimigo: a improvisação no dia.

Topologia. Um switch central com switches de acesso nas pontas das mesas basta para quase qualquer LAN de clube. Use um uplink por switch de acesso até o central, mantenha os uplinks curtos e etiquete as duas pontas de cada cabo. Gigabit é mais que suficiente; o gargalo numa LAN quase nunca é a vazão bruta entre as máquinas.

Só cabo para jogar. Ofereça Wi-Fi para celulares e uso social, em um ponto de acesso separado e numa faixa de endereços separada, e faça disso uma regra publicada: as máquinas do torneio jogam no cabo. Isso elimina um gênero inteiro de discussão sobre lag.

Endereçamento. Use um servidor DHCP, e exatamente um. A falha de rede mais comum numa LAN é o roteador da casa de um sócio ser ligado "só para ter mais portas" e passar a distribuir endereços sem ninguém perceber. Leve uma anotação com a faixa de endereços, o gateway e o servidor DNS, e cole com fita na mesa da organização.

Conteúdo. Um servidor de arquivos local com instaladores dos jogos, atualizações e os pacotes de mods ou mapas do torneio economiza uma quantidade enorme de tempo e de banda de internet na primeira hora. Publique a lista do que as pessoas devem instalar antes de chegar, junto com a confirmação do ingresso e de novo dois dias antes.

Teste vazia, depois teste cheia. Monte a rede na tarde anterior, se o local permitir, e faça um teste de carga com as máquinas que tiver. Depois teste de novo com as portas abertas, porque quarenta máquinas se comportam de forma diferente de quatro.

Tenha um plano B. Escreva o que acontece se o link com a internet cair: quais partes do evento continuam funcionando, quais torneios ainda podem rodar e quem avisa. A maior parte do conteúdo de uma LAN é local, então uma boa resposta aqui transforma uma catástrofe num incômodo.

Ingressos, mapa de lugares e regras para quem traz a própria máquina

Uma LAN vende um lugar numerado, não entrada geral, e tratá-la assim resolve vários problemas de uma vez.

Desenhe o mapa de lugares antes de os ingressos irem à venda. Numere cada posição, marque em qual circuito ela está, marque as pontas das fileiras (valem mais: é mais fácil entrar e sair) e marque os lugares que ninguém quer (ao lado da porta, embaixo da caixa de som). Depois decida o seu modelo de distribuição.

Qualquer que seja o modelo, registre o nome de cada lugar. Você precisa dele para a porta, para a inscrição no torneio e para saber quem ainda está no prédio às 3h da manhã.

As regras para trazer a própria máquina que realmente importam

Publique estas regras junto com o ingresso, não num cartaz na porta. Mantenha a lista curta o bastante para que as pessoas leiam.

• Uma máquina e um monitor por lugar, a menos que você tenha vendido um lugar de largura dupla. O limite é o espaço, não a generosidade.
• Um teto de potência por lugar, expresso em watts, de acordo com o orçamento de carga que você montou acima. Quem trouxer algo fora do comum fala com você antes.
• Nada de geladeiras, chaleiras, aquecedores ou qualquer outra coisa com resistência de aquecimento. Esta regra existe porque sempre alguém tenta.
• Uma régua por lugar, sem ligar uma na outra, e as réguas devem ter proteção contra surtos e estar em bom estado.
• Cada um traz seus periféricos, cabos e um cabo de rede reserva. Tenha mesmo assim um pequeno estoque de cabos para empréstimo.
• A organização pode desligar da tomada qualquer coisa insegura, e o ingresso diz isso. Ninguém jamais reclamou depois de isso estar escrito com antecedência.

Venda os ingressos pelo seu próprio site, e não num marketplace genérico, para manter a lista de participantes, o número do lugar e as observações de alimentação ou acessibilidade num só lugar: os eventos e ingressos do ClubHelix fazem exatamente isso, e o mesmo registro alimenta a lista da porta. Se você for divulgar o evento para além dos seus próprios sócios, como divulgar um evento do clube cobre os canais que valem o esforço.

O problema da madrugada

Passar da meia-noite muda o que você está organizando. Você deixa de promover uma festa e passa a ser responsável por pessoas que dormem, comem e voltam para casa a partir de um prédio que você alugou.

Adultos escalados, sempre acordados. Nunca deixe a madrugada depender de "quem ainda estiver de pé". Escale pessoas com nome, em turnos, com uma passagem de turno clara, e garanta que pelo menos duas estejam acordadas e sóbrias o tempo todo. Dê a elas uma lanterna, um celular carregado, o contato de emergência do local e a planta com as saídas e o kit de primeiros socorros marcados.

Controle de entrada depois de escurecer. Restrinja a uma única entrada com pessoal quando a multidão se acomodar. Registre a saída das pessoas, e não só a entrada. Um sistema de pulseiras é rudimentar e funciona.

Sono e silêncio. Reserve uma sala silenciosa, longe do salão principal, com as luzes realmente apagadas. Quem tira um cochilo de noventa minutos às 4h da manhã é uma companhia muito melhor às 9h do que quem não dormiu.

Comida e hidratação. Água de graça é a coisa de maior valor que você oferece. Quanto à comida, ou providencie um serviço de buffet de verdade ou faça parceria com algo que funcione até tarde, e mantenha tudo o que servir dentro das regras de segurança alimentar que o local e a autoridade local aplicam: uma lanchonete de clube funcionando de madrugada continua sendo uma lanchonete de clube.

Ar e temperatura. Sessenta máquinas aquecem um salão de forma impressionante. Planeje a ventilação e saiba como abrir o que for preciso.

Incidentes. Tenha uma pessoa treinada em primeiros socorros na escala, um kit abastecido e um registro escrito de tudo o que acontecer. Um registro simples de incidentes (horário, quem, o quê, o que foi feito) protege o clube e a pessoa. O registro de incidentes do ClubHelix mantém esses dados junto do evento a que pertencem, e não no caderno de um voluntário.

Se menores de 18 anos forem participar

Eventos com pernoite que envolvem menores de 18 anos trazem obrigações que variam conforme a jurisdição: arranjos de supervisão, verificação de antecedentes dos adultos presentes e autorização escrita de um dos pais ou responsável. Não pegue uma proporção de supervisão de uma postagem de fórum nem copie a de outro clube. Pergunte ao local, à sua federação ou ao diretório acadêmico e à autoridade de proteção à infância competente o que se aplica a um evento com pernoite e menores presentes, e obtenha a resposta por escrito antes de os ingressos irem à venda. Muitos clubes concluem, com bom senso, que a primeira LAN deve terminar à meia-noite, com uma sessão separada durante o dia para todas as idades, em vez de assumir isso já no primeiro ano.

O roteiro de execução

Um roteiro de execução tem uma página, em ordem de horário, com um nome ao lado de cada linha. Este é o formato que funciona para um evento de 40 lugares com pernoite.

Desmonte sempre nessa ordem. Tirar a energia antes da rede é como switches caem no chão e como o equipamento do próprio clube vai para casa no carro de outra pessoa.

Quanto custa

Faça o orçamento em cinco grupos (local, energia e rede, alimentação, prêmios e reserva para imprevistos) e defina o preço do ingresso a partir do total, não do que parece simpático. Uma LAN que dá prejuízo em silêncio é uma LAN que não se repete.

Monte o orçamento com cotações reais na sua moeda: o aluguel do salão para a noite inteira costuma ser a maior linha, seguido da alimentação, se você alimentar todo mundo, depois prêmios, itens de consumo e cabos, e uma reserva. Some tudo, divida pelos lugares que você consegue vender de forma realista, e esse é o seu ingresso de equilíbrio antes de patrocínios. Lojas locais de informática e de hobbies são os patrocinadores naturais, em geral com produtos e não com dinheiro, e algumas autoridades locais e locais comunitários reduzem o aluguel do salão para um evento juvenil sem fins lucrativos se você pedir cedo.

Esses valores são ilustrativos: monte os seus a partir de cotações reais. Seja qual for o total, decida cedo se o evento deve apenas empatar as contas, subsidiar o clube ou ser um benefício para os sócios pago com as mensalidades. Se a LAN faz parte de um clube ou associação do campus, a página de clubes universitários mostra como o resto do ano se encaixa.

Tocando a noite inteira a partir de uma tela

A administração por trás de uma LAN é pouco glamorosa e incansável: lista de ingressos, mapa de lugares, observações alimentares, contatos de emergência, quem é menor de 18, quem pagou, quem apareceu e quem ainda está no prédio às 3h da manhã. Fazer isso entre uma planilha, um aplicativo de pagamento e um grupo de mensagens é exatamente como um lugar acaba vendido duas vezes. O ClubHelix coloca eventos e ingressos no site do seu próprio clube, com formulários e pesquisas para as declarações de quem traz a própria máquina e para autorizações, confirmações de presença e frequência para a lista da porta e reserva de instalações se o seu clube também aluga a sala no resto do ano.

Você pode ter a próxima LAN à venda antes de as caixas voltarem para o armário. Comece no plano gratuito enquanto descobre se ele serve para você, confira a página de preços inteira em uns dois minutos, porque não há nada escondido nela, e crie o site do seu clube quando estiver pronto: a maioria das diretorias consegue numa única sentada.

Perguntas frequentes

De quanta energia uma LAN party precisa?

Estime 350 W para cada lugar com um desktop e um monitor, some a infraestrutura e a carga da cozinha separadamente, converta o total em amperes na tensão da sua rede elétrica e planeje usar no máximo cerca de 80% da capacidade de qualquer circuito. O número que importa é quantos circuitos separados a sala tem, não quantas tomadas de parede você consegue ver: um salão com duas dúzias de tomadas pode ligar todas a dois ou três disjuntores.

Como distribuir os lugares numa LAN party?

Desenhe e numere o mapa de lugares antes de os ingressos irem à venda e depois escolha um modelo e mantenha-o: os participantes escolhem um lugar numerado na compra, grupos reservam um bloco e nomeiam as pessoas depois, ou você distribui os lugares de todo mundo após o fim das vendas. Registre um nome para cada lugar de qualquer maneira, porque você precisa dele para o check-in na porta, para a inscrição no torneio e para saber quem continua no local durante a madrugada.

Que regras os participantes devem aceitar antes de um evento de LAN?

Mantenha a lista curta e publique-a junto com o ingresso, e não na porta: uma máquina e um monitor por lugar, um teto de potência por lugar, uma régua com proteção contra surtos sem ligar uma na outra, nada com resistência de aquecimento, cada um traz seus cabos, e a organização pode desligar qualquer coisa insegura. As pessoas seguem as regras que leram antes de arrumar o carro.

Vale a pena fazer uma LAN com pernoite?

Só depois de ter realizado a versão mais curta com sucesso. Passar da meia-noite acrescenta cuidado com as pessoas, sono, comida, controle de entrada e, se menores de 18 anos participarem, obrigações de supervisão e de verificação que variam conforme a jurisdição e devem ser confirmadas com o local e com a autoridade competente. Um bom evento de doze horas durante o dia é melhor do que um esticado para vinte e quatro.

O que mais costuma dar errado numa LAN party?

Duas coisas, nesta ordem: um circuito que desarma porque os lugares foram distribuídos por tomadas e não por circuitos, e um segundo servidor DHCP que aparece quando alguém liga um roteador doméstico para ganhar portas. As duas se evitam no planejamento, as duas são difíceis de consertar quando oitenta pessoas estão no meio de uma partida, e as duas são o motivo de o roteiro de execução incluir um teste completo de energia e rede horas antes de as portas abrirem.

Continue lendo: como administrar um clube de esports universitário cobre a temporada em torno do evento, e como administrar um clube de jogos de tabuleiro trata do mesmo problema de sala e mesas, sem os cabos.