Como administrar um clube de bridge

Faltam cinco para a uma. Onze mesas estão montadas, os boards estão distribuídos e há uma senhora de casaco elegante no balcão que nunca jogou aqui e não tem parceiro. Dois frequentadores ligaram avisando que estão doentes, o que transforma onze mesas em dez e meia. A diretora de torneio está calculando o movimento de cabeça enquanto destrava o terminal de marcação da mesa quatro, e alguém quer saber por que os resultados da semana passada ainda não foram publicados.

Esses cinco minutos resumem todo o trabalho de administrar um clube de bridge. Todo o resto, como o estatuto, o contrato de locação e o jantar anual, é andaime em volta de uma pergunta: quem entra numa terça-feira consegue jogar? O bridge é especialmente implacável nisso, porque o jogo exige exatamente quatro pessoas por mesa e as duplas são formadas com antecedência. Um parceiro a menos não reduz a sessão em um jogador; pode eliminar uma mesa.

Duas outras coisas moldam um clube de bridge mais do que a diretoria costuma admitir. A primeira é o diretor de torneio: a pessoa que conduz a sessão, dá as decisões de arbitragem e produz os resultados. Diretores se formam, não se encontram prontos, e um clube que não forma um há cinco anos é um clube com data de validade. A segunda é a demografia. Os clubes de bridge recrutam quase só por meio de aulas, porque ninguém chega já sabendo jogar, e a maioria tem um quadro de sócios cuja idade média sobe cerca de um ano a cada ano. As duas coisas têm solução, e as duas pedem um plano, não boas intenções.

Este guia trata da sessão como produto, da função de diretor de torneio e de como remunerá-la, dos movimentos e dos resultados, dos pontos de mestre, do problema dos parceiros, do caminho das aulas até a associação e de como renovar um quadro de sócios mais velho sem afastar as pessoas que construíram o clube.

A sessão é o produto

Um clube de bridge vende uma coisa, repetidas vezes: uma sessão bem conduzida, que começa e termina no horário, produz resultados corretos e coloca todo mundo numa mesa. Escreva a sessão como um cronograma com nomes ao lado, e o clube deixa de depender de quem por acaso chega mais cedo.

Três detalhes desse cronograma fazem um trabalho desproporcional. As inscrições se encerram num horário divulgado, para que o movimento seja escolhido uma única vez. O intervalo acontece numa rodada fixa, para que ninguém se disperse. E os resultados saem na mesma tarde, porque a reclamação mais comum num clube de bridge não é sobre uma decisão de arbitragem: é sobre esperar três dias para saber como foi.

Diretores de torneio: a função que o clube não consegue contratar de fora

O diretor de torneio dá o tom do clube. Um bom diretor conduz uma sessão que termina no horário, dá as decisões com calma e brevidade e não faz um iniciante sentir que cometeu um crime ao fazer uma renúncia. Um clube com um único diretor é um clube que cancela sessões quando essa pessoa tem uma consulta no hospital.

Forme mais gente do que você precisa. Mire em pelo menos três pessoas capazes de dirigir uma sessão normal e duas capazes de dirigir uma competitiva. Mande as pessoas em duplas para o curso de diretores da sua entidade nacional, porque elas vão praticar uma com a outra depois. Os melhores candidatos geralmente não são os seus jogadores mais fortes: são os sócios calmos, organizados e que lidam bem com pessoas.

Defina o modelo de remuneração e divulgue. Não existe uma única resposta certa, mas existe uma errada, que é deixar isso vago.

Se você paga qualquer valor a um diretor, formalize o acordo por escrito e verifique se ele cria alguma obrigação trabalhista ou tributária para o clube. Estas são informações gerais, não aconselhamento, e vale conversar com o seu contador ou com a sua entidade nacional antes do primeiro pagamento, e não depois.

Movimentos, meias mesas e resultados

O movimento é o controle de qualidade silencioso do clube. Escolha-o de acordo com o número de duplas que você realmente tem, e não com o número que esperava ter.

Depois, planeje a meia mesa antes que ela aconteça. Uma dupla fantasma, uma dupla reserva de sobreaviso ou um sócio escalado disposto a ficar de fora e marcar os pontos são soluções válidas; o que não é válido é passar quinze minutos negociando à vista de todos, faltando dez para a uma, enquanto alguém que chegou pela primeira vez assiste.

Os resultados merecem a mesma disciplina. Publique-os no site do clube no mesmo dia, mantenha um arquivo que vá anos para trás e inclua o registro das mãos se a sua máquina de distribuição gerar esse registro. Os sócios leem a página de resultados mais do que qualquer outra página de um clube de bridge, e é ela que diz discretamente a um visitante se aquele é um clube sério.

Os pontos de mestre e o que eles realmente fazem

Os pontos de mestre não são só um sistema de ranking: são o motivo pelo qual uma parte do seu quadro de sócios joga numa quarta-feira em vez de ficar em casa. Concedidos pelo sistema da sua entidade nacional, eles transformam uma sessão comum em algo que se acumula, o que é um mecanismo poderoso de retenção se o clube o usar direito.

Usar direito significa: conceder pontos em toda sessão que se qualifica, enviar os resultados no prazo e comemorar as promoções em público. Uma nota curta no boletim do clube cada vez que um sócio passa de categoria não custa nada e significa muito para a pessoa citada.

Os pontos de mestre são administrados pela entidade nacional de bridge de cada país ou zona, muitas vezes por meio de associações ou unidades regionais, e os clubes se filiam e enviam os resultados das sessões para que os pontos sejam concedidos. Eventos de níveis diferentes dão pontuações diferentes, e muitos sistemas cobram uma taxa por sessão ou por mesa. Os requisitos para que uma sessão se qualifique são publicados, então confira as regras atuais com a sua entidade nacional antes de mudar o formato das suas sessões.

O problema dos parceiros

Mais gente desiste de entrar num clube de bridge por causa disso do que por qualquer coisa ligada ao próprio jogo. Quem terminou as aulas, se mudou para outra cidade ou perdeu o parceiro de sempre não pode simplesmente aparecer, e a maioria dos clubes, sem dizer nada, deixa essa pessoa resolver o problema sozinha.

Resolva de forma estrutural:

• Tenha um balcão de parceiros com alguém responsável em toda sessão. Uma pessoa definida, listada no site pelo cargo, cuja tarefa é formar duplas antes do início do jogo. Não "pergunte por aí no balcão".
• Mantenha uma lista de reservas. Sócios que aceitam receber uma ligação na manhã da sessão se faltar alguém numa dupla. Alguns dos seus sócios mais valiosos vão ser pessoas que jogam principalmente como reservas.
• Crie um sistema de anfitriões. Um sócio escalado que joga com quem sobrar e que recebe agradecimentos públicos por isso. Essa é a função voluntária de maior impacto que um clube de bridge tem.
• Divulgue uma garantia. "Venha sem parceiro que nós encontramos um para você" na página inicial do site, com palavras simples. Um clube que pode dizer isso com sinceridade vai atrair mais gente do que um clube mais forte que não pode.
• Forme duplas pelo nível, e não só pela disponibilidade. Um jogador novo e nervoso junto com o seu frequentador mais impaciente não vai voltar, e os dois vão contar a história de jeitos diferentes.

Das aulas à associação

As aulas não são um serviço comunitário que corre ao lado do clube: para a maioria dos clubes, elas são a única fonte de novos sócios. Trate esse caminho como um funil com vazamentos conhecidos.

As três correções que mais fazem as pessoas avançarem são simples e nada glamorosas. Anuncie a etapa seguinte antes que a atual termine, com datas. Convide cada aluno a se associar no fim do curso, em vez de esperar que ele peça. E garanta que pelo menos um sócio conheça cada aluno pelo nome antes da primeira sessão aberta, porque as pessoas ficam por causa das pessoas.

Como renovar um quadro de sócios mais velho sem afastá-lo

A maioria dos clubes de bridge precisa atrair sócios mais jovens e em idade de trabalho sem perder um quadro fiel que está ali há décadas. Esses dois objetivos costumam ser apresentados como um conflito. Não são, desde que o clube acrescente em vez de substituir.

• Acrescente sessões, não mude as existentes de horário. Uma sessão à noite ou no fim de semana abre o clube para quem trabalha, sem mexer na terça à tarde em torno da qual metade dos sócios organiza a semana.
• Faça tudo em duas trilhas. Inscrição online, resultados por e-mail e um site para quem quer; uma folha de resultados impressa no mural e um telefonema para quem não quer. Anunciar que "agora está tudo online" é o jeito de um clube perder vinte sócios antigos em uma temporada.
• Faça a sala funcionar para todo mundo. Boa iluminação, boards e folhas de resultados com letras grandes, cadeiras com braço, um sistema de indução auditiva ou um diretor que usa microfone, e espaço livre para circular entre as mesas. Isso não é um luxo: é exatamente o motivo pelo qual alguns sócios deixam de vir.
• Resolva o transporte antes que ele vire um pedido de desligamento. Uma escala discreta de caronas mantém os sócios jogando por anos depois que eles deixam de dirigir à noite.
• Lide com as ausências com cuidado. Perceba quando um frequentador falta a três sessões e peça a alguém que ligue, não para cobrar a taxa, mas porque, num clube com essa faixa etária, um sócio ausente às vezes está no hospital. Um clube que percebe é um clube em que as pessoas ficam.
• Tire o jargão de tudo o que um iniciante lê. Palavras simples no site e nos e-mails, sem presumir que a pessoa saiba o que é um barômetro ou uma inversão de direção.

O nosso guia sobre como reter os sócios do clube trata da mecânica geral de retenção; a versão específica do bridge gira principalmente em torno do balcão de parceiros e do telefonema.

Dinheiro, sede e o ciclo do ano

As finanças de um clube de bridge são simples e apertadas: entram a taxa de mesa e a taxa de associação, saem o custo do local e a filiação, com a reposição de equipamentos e os custos dos diretores no meio. Muitos clubes têm sede própria ou um contrato de locação longo, o que transforma o clube numa pequena administradora de imóvel, com um fundo de manutenção do prédio e uma sala que vale a pena alugar nos dias em que não há jogo. Se esse é o seu caso, vale ler como alugar a sede do clube.

Acompanhe três números todo mês: a média de mesas por sessão em cada dia, a taxa de mesa por sessão em comparação com o custo do local e o número de sócios que jogaram pelo menos uma vez no último trimestre. Esse terceiro é o seu sistema de alerta precoce, e ele fica invisível se ninguém acompanha a frequência.

Para fins de planejamento, a taxa de mesa nos clubes comunitários costuma ser um valor modesto por sessão, com uma taxa de associação anual muitas vezes modesta em comparação e um valor de mesa com desconto para sócios. As taxas de filiação e de pontos de mestre costumam ser cobradas por sessão, por jogador ou por mesa, então calcule-as primeiro e inclua-as na taxa de mesa, em vez de tratá-las como uma surpresa anual. O custo do local é a principal variável, então monte o valor a partir do custo real da sua sala.

O ciclo do ano segue mais o calendário do que o bridge: a frequência cai durante as férias longas de fim de ano, e nas semanas de dias mais curtos, quando sair depois que escurece é o que faz as pessoas ficarem em casa, as sessões da tarde lotam enquanto as da noite sofrem. Planeje uma programação reduzida nas férias e uma sessão de retomada caprichada, e marque o campeonato do clube para um período em que os frequentadores estejam por perto.

Tirar o trabalho do balcão do papel

Quase tudo o que foi dito acima é administração: uma lista de sócios realmente atualizada, taxas recebidas sem precisar cobrar, as listas de parceiros e de reservas, os resultados da sessão publicados na mesma tarde e um e-mail que chega a todo mundo, inclusive aos sócios que nunca abrem um navegador. O ClubHelix dá ao seu clube um site que cuida disso: associação e renovações online, para que o tesoureiro pare de conciliar transferências bancárias (o pagamento online funciona nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online), eventos com inscrições para torneios, aulas e o jantar anual, comunicados por e-mail enviados do seu próprio endereço para o e-mail semanal de resultados e relatórios que mostram a frequência por sessão, para que a diretoria discuta evidências, e não impressões.

Você pode começar no plano Free e crescer para os planos pagos, cujos valores estão na página de planos, em vez de serem informados só mediante solicitação.

Se hoje os seus resultados só são publicados quando alguém lembra, crie o site do seu clube e publique-os na mesma tarde; a página de soluções para clubes de hobbies e interesses mostra como isso fica na prática.

Perguntas frequentes

O que é preciso para conduzir uma sessão de clube de bridge?

Um diretor de torneio, um conjunto de boards distribuídos, um movimento adequado ao número de duplas, um balcão que encerra as inscrições num horário divulgado e resultados publicados no mesmo dia. Todo o resto é conforto. Os dois pontos de falha são uma sessão que não consegue começar por causa de uma meia mesa e resultados que levam dias para aparecer.

Quantos diretores de torneio um clube deve ter?

Pelo menos três capazes de conduzir uma sessão comum e, de preferência, dois capazes de conduzir uma competitiva. Clubes que dependem de um único diretor cancelam sessões durante doenças e férias, e perdem o clube inteiro quando essa pessoa para. Forme as pessoas em duplas, para que possam praticar uma com a outra.

Como atrair sócios mais jovens para um clube de bridge?

Acrescente sessões em vez de mudar as existentes de horário (à noite e nos fins de semana você alcança quem trabalha) e ofereça cursos para iniciantes em horários que uma pessoa que trabalha consiga frequentar. Mantenha a presença online do clube atualizada, tire o jargão de tudo o que um iniciante lê e garanta que quem vem pela primeira vez seja recebido por um anfitrião definido, e não deixado sozinho no balcão.

O que fazer quando alguém aparece sem parceiro?

Tenha um sistema, não só boa vontade. Um anfitrião escalado que joga com quem sobrar, uma lista de reservas com sócios que aceitam ser chamados na manhã da sessão e uma promessa no seu site de que qualquer pessoa pode vir sozinha e jogar. Depois, forme as duplas pelo temperamento e pelo nível, e não só pela disponibilidade.

Como um clube deve lidar com resultados e pontos de mestre?

Publique os resultados no mesmo dia no site do clube, com um arquivo que vá anos para trás, envie-os ao sistema nacional dentro do prazo e anuncie as promoções de categoria em público. A página de resultados é a mais lida de um clube de bridge, e o reconhecimento público de uma promoção é retenção que não custa nada.

Continue lendo: como administrar um clube de mahjong trata de jogos de mesa com um desafio parecido de lugares, e como reter os sócios do clube aprofunda o tema das renovações.