Cómo gestionar un club de mountain bike

Domingo, nueve de la mañana, y hay once personas paradas en lo alto de un camino cortafuego con picos y azadas en la mano. Dos de ellas van a pasar cuatro horas cavando un drenaje que nadie va a notar jamás. Otra está rehaciendo la entrada de una curva que viene empeorando desde el otoño. El resto mueve piedras. Para las tres de la tarde habrán terminado quizá treinta metros de sendero, y varios cientos de ciclistas (la mayoría no son socios y nunca sabrán sus nombres) lo van a aprovechar durante la próxima década.

Esa es la forma real de un club de mountain bike. Otros clubes venden partidos, canchas o una temporada. Un club de mountain bike vende senderos: una red que diseña, abre, mantiene y defiende, en un terreno que no le pertenece, para un público de ciclistas al que no puede cobrarle en una entrada. La salida semanal es donde se encuentran los socios, pero el sendero es el producto, y la relación con quien administra el terreno es lo que permite que ese producto exista.

Esta guía es para la comisión directiva que tiene un acuerdo con el administrador del terreno, un contenedor lleno de herramientas y un calendario de salidas de los domingos. Cubre cómo formalizar el acceso a los senderos y organizar una cuadrilla de trabajo, cómo clasificar las salidas y formar guías de salida, los días de shuttle y los enduros como eventos y como fuente de ingresos, y cómo financiar un trabajo de senderos que nunca termina.

Qué vende realmente un club de mountain bike

Tenlo claro antes de fijar una cuota de socio, porque explica por qué algunos clubes prosperan con doscientos socios y otros sufren con ochocientos ciclistas en sus senderos.

Casi todo eso lo reciben personas que no son socias. Esa tensión está detrás de casi todas las conversaciones difíciles de una comisión directiva de mountain bike, y la respuesta nunca es cobrar en el inicio del sendero: es hacer que asociarse sea la forma obvia de apoyar algo que la gente ya ama, y dejar a la vista que el club es la razón por la que existen los senderos.

Acuerdos con el administrador del terreno y la cuadrilla de senderos

Todo lo demás depende de un documento y de una relación.

Averigua quién administra realmente el terreno

No quién es el dueño: quién lo administra. Muchas veces son organismos distintos con procesos distintos, y acercarte al equivocado te cuesta una temporada.

Los senderos pueden estar en reservas municipales, terrenos forestales, parques protegidos u otras tierras públicas, cada uno con un administrador distinto y un proceso de aprobación distinto. Mover tierra también puede implicar obligaciones de patrimonio cultural: averigua qué se aplica donde andas y habla con las personas indicadas desde el principio, no cuando ya se estacó una obra.

El acuerdo, cláusula por cláusula

Se llame memorando de entendimiento, permiso de uso o convenio de colaboración, deja estos puntos por escrito. La vaguedad aquí es lo que convierte un cambio de personal en el organismo administrador en una red cerrada.

La cláusula de reportes es la que los clubes subestiman. Un administrador que recibe cada trimestre un resumen ordenado de horas de voluntariado, obras terminadas, incidentes y datos de los contadores de ciclistas puede justificar tu acceso internamente, defenderlo en una reunión de presupuesto e incluir tu proyecto en su plan de inversiones. Es la gestión de representación más barata que vas a hacer.

Cómo mantener una cuadrilla de trabajo en el tiempo

Construir senderos quema a la gente más rápido que cualquier otra actividad del club: el trabajo es duro, la mayoría de los ciclistas no ve los resultados y siempre lo hacen las mismas ocho personas. Estructúralo a propósito.

• Responsables de cuadrilla, en plural. Divide la red por sendero o por zona; cada responsable tiene una cuadrilla fija y un calendario de mantenimiento.
• Publica una lista de tareas, no un pedido de ayuda. "Limpieza de drenajes en la bajada azul, dos horas, herramientas manuales, ideal para quien viene por primera vez" consigue muchas más manos que "jornada de trabajo el domingo".
• Haz inducciones. Seguridad con las herramientas, diseño de senderos y por qué el agua es el enemigo: convierte a la gente con ganas en gente útil y cumple con lo que pide la mayoría de los administradores.
• Separa las tareas según el esfuerzo. El trabajo con piedra y los días de maquinaria necesitan voluntarios con experiencia; la limpieza de drenajes y los conteos de senderos no, y son la puerta de entrada para los socios nuevos.
• Lleva un registro de mantenimiento por sendero: fecha, obras, horas y quiénes participaron. Alimenta tu reporte al administrador y cada solicitud de subsidio.
• Termina a la hora prevista y dales de comer.

La lista de turnos de voluntarios encaja aquí: cada persona se anota en una tarea concreta un día concreto, y obtienes un registro de horas sin que nadie lleve la cuenta en un cuaderno. Cómo organizar una jornada de trabajo voluntario explica el formato, y cómo registrar las horas de voluntariado para los subsidios explica por qué esas horas valen dinero real.

Afiliarse a tu organismo regional o nacional de ciclismo es la vía habitual para tener seguro de responsabilidad civil y cobertura para voluntarios, y la mayoría de los administradores de terrenos pedirán un comprobante de seguro antes de aprobar obras. Verifica específicamente que la póliza cubra a los voluntarios que hacen trabajo físico de construcción de senderos, no solo a quienes andan en bicicleta.

Esto es información general, no asesoramiento. Los seguros, la tenencia del terreno y las obligaciones de consulta varían y cambian: confirma la situación actual con tu organismo rector, tu aseguradora y el administrador del terreno antes de comprometerte.

Clasificación de las salidas, guías de salida y seguridad

Una salida guiada es donde la mayoría de los socios nuevos decide si el club es para ellos, normalmente en los primeros veinte minutos. La falla más común es un sistema de clasificación que no significa nada, de modo que un ciclista que esperaba una salida social termina quedándose atrás en la subida de un camino cortafuego. Clasifica las salidas en cuatro ejes y publica los cuatro, siempre.

Agrega la descripción de una línea que hace el verdadero trabajo: "dos horas, una subida exigente, todas las bajadas azules con opción negra, nos reagrupamos en cada cruce, nadie queda atrás" le dice a un ciclista nervioso más que cualquier clasificación. Limita los grupos a entre ocho y diez ciclistas por guía, y arma dos grupos en lugar de uno de veinte que igual se va a partir.

El guía de salida

Guiar salidas es un rol real con una responsabilidad real, y merece capacitación, no solo buena voluntad. La mayoría de los organismos rectores ofrecen cursos reconocidos de guía de salidas, y vale la pena financiárselos a cuatro o cinco socios. Un guía debería llevar un botiquín de primeros auxilios y tener la capacitación vigente, conocer el recorrido y tener el plan de emergencia en el celular.

Haz la misma charla previa a la salida todas las veces. Son noventa segundos y evitan la mayor parte de lo que puede salir mal.

1. Quién guía, quién cierra el grupo y la regla de que nadie pedalea delante del primero ni detrás del último.
2. El recorrido, los puntos de reagrupamiento y las opciones para abandonar.
3. La dificultad real, y una invitación sin juicios a pasarse ahora al grupo más fácil en lugar de dentro de una hora.
4. Una revisión de las bicis, y que todos lleven agua, una cámara de repuesto, una herramienta multiuso y un teléfono.
5. Dónde se pierde la señal y qué pasa si el grupo se separa.
6. El procedimiento de emergencia: quién llama, qué accesos puede usar una ambulancia y cómo describir tu ubicación a partir de los carteles de marcación.
7. Cierres vigentes, restricciones por lluvia u obras en curso.

Incidentes

El mountain bike produce lesiones reales en lugares a los que no llegan los vehículos. Hay tres cosas que tienen que existir antes de la primera salida guiada de la temporada.

Un plan de acceso de emergencia por zona de senderos, acordado con el administrador del terreno, con los accesos para vehículos, las llaves o códigos de los portones y los marcadores de ubicación que pueden citar los ciclistas. Ponlo en el kit de cada guía.

Un reporte de incidente presentado el mismo día para lesiones, cuasi accidentes y daños al sendero. Un patrón registrado de cuasi accidentes en un mismo obstáculo justifica ante el administrador un cambio de trazado, y un historial documentado es lo que tu aseguradora te va a pedir años después. El registro de incidentes mantiene el registro fácil de consultar en lugar de repartido entre mensajes.

Un procedimiento de cierre de senderos: alguien que pueda cerrar un sendero, encintarlo, señalizarlo y publicarlo en el sitio web en menos de una hora, y un club que sepa quién es esa persona. La gestión de riesgos en un club deportivo cubre la evaluación más amplia que esperan los administradores y las aseguradoras.

Días de shuttle, enduros y el fondo de senderos

Los eventos son donde un club de mountain bike convierte la buena voluntad en dinero para la tierra.

Días de shuttle

Un vehículo, un remolque y un conductor convierten una subida de dos horas en seis bajadas, y los ciclistas pagan bien por eso. Lo esencial: un vehículo y un remolque habilitados para la carga, un conductor con la licencia que se exija donde estés para transportar pasajeros que pagan, buenos soportes para las bicis, un horario de subidas publicado, un auxiliar arriba y otro abajo, y un tope estricto de lugares vendidos.

Un día de ejemplo: un vehículo con diez ciclistas, siete subidas, setenta lugares de shuttle vendidos. Descuenta el combustible, el costo del conductor, el permiso y el recargo del seguro, y un buen día le deja un monto importante al fondo de senderos. Vende los lugares en línea por adelantado y con lista de espera: las ausencias son lo que arruina la economía de un shuttle.

Ponle precio a un día de shuttle para socios según tus costos reales de vehículo, combustible y permisos, no según lo que parezca razonable, y agrega un recargo para quienes no son socios.

Enduros

Un enduro del club es el evento más grande que organizan la mayoría de los clubes de mountain bike: de tres a cinco tramos cronometrados, enlaces sin cronometrar, cientos de ciclistas y un día entero de auxiliares en el recorrido. Lo que lo hace llevadero: un permiso y un recorrido acordado, auxiliares en cada tramo y alguien que cierre cada uno, un intervalo de largada definido, un recorrido señalizado, encintado y caminado el día anterior, primeros auxilios ubicados para llegar a todos los tramos y un proceso de resultados que ya probaste.

Haz un presupuesto honesto. El cronometraje, la cobertura médica, los baños químicos, la señalización y los permisos cuestan dinero real antes de que llegue el primer ciclista, y es habitual que un club descubra que el evento solo salió hecho porque cien horas de voluntariado fueron gratis. Haz las cuentas con la plantilla de presupuesto para clubes, y lee cómo organizar un encuentro deportivo para la logística del día del evento.

El fondo de senderos

Ponle nombre, sepáralo del resto y rinde cuentas. Un fondo de senderos visiblemente separado de los ingresos generales cambia cómo aporta la gente, porque los ciclistas apoyan la tierra con mucha más facilidad que "al club".

• Un aporte para senderos por socio, pequeño e incluido en la cuota de socio, explicado con claridad en la página para asociarse.
• Donaciones con montos sugeridos ligados a algo concreto: un metro de sendero, una carga de piedra, un día de maquinaria.
• Empresas que financian un sendero o un obstáculo con su nombre durante una temporada.
• Excedentes de los eventos transferidos al fondo por resolución, para que no se diluyan sin que nadie lo note.
• Subsidios para las obras grandes, que es donde un registro bien llevado de horas de voluntariado se convierte en tu aporte de contrapartida.

Los proyectos de senderos suelen financiarse con subsidios municipales para la comunidad, programas de infraestructura deportiva y recreativa y fondos regionales de turismo o desarrollo económico, que responden bien a los datos de visitas. Tu organismo rector y tu municipio normalmente pueden indicarte qué convocatorias están abiertas, y cómo escribir una solicitud de subsidio explica la solicitud en sí.

Los socios y quién paga realmente los senderos

El problema de los que usan sin aportar es estructural, y los clubes que mejor lo manejan lo toman con buen humor, no con resentimiento.

La categoría de cuadrilla se gana su lugar. Descontar la cuota según las horas de voluntariado registradas convierte el "deberíamos pagar por eso" en un intercambio visible, y hace que la gente quiera figurar en el registro de horas. La categoría de colaborador atrae a los ciclistas del lugar que nunca van a ir a una salida del domingo pero quieren que los senderos sobrevivan.

Vende la condición de socio a partir de los senderos, no del club. Una página para asociarse que diga "tu cuota paga herramientas, seguro y 40 horas de maquinaria este año, y esto es lo que construimos el año pasado" convierte mejor que una que describe a tu comisión directiva. La inscripción en línea con pago con tarjeta y renovaciones automáticas, donde ClubHelix admite pagos en línea, hace que el encargado de inscripciones revise un panel en lugar de un extracto bancario, y cómo retener a los socios del club cubre las renovaciones.

Compartir los senderos sin pelearse

El conflicto entre distintos usuarios es la forma más rápida de perder el acceso, y casi siempre se resuelve cuando el club se muestra claramente como la parte razonable.

• Otros usuarios. Publica un código de conducta, ponlo en los carteles de inicio de sendero y hazlo cumplir con la presión del grupo. Cede el paso, baja la velocidad, saluda. Un ciclista que pasa a toda velocidad junto a una familia deshace una temporada de buen trabajo.
• Senderos clandestinos. La construcción no autorizada es la mayor amenaza para tu acuerdo, e ignorarla no es una estrategia. Toma una posición pública clara, ofrece una vía legítima a quienes quieren construir y sé honesto con el administrador cuando aparezca algo.
• Medio ambiente y patrimonio. Remover el suelo implica obligaciones respecto de hábitats, cursos de agua y patrimonio cultural. Da por hecho que las obras necesitan evaluación y pregunta antes de cavar, sin importar cuánto tiempo hace que se pedalea ese sendero.
• Cierres por lluvia. Pedalear en senderos empapados causa daños que llevan meses de horas de voluntariado reparar. Publica una política clara, decide rápido y comunícalo en todos lados a la vez.

Estado de los senderos, el calendario de salidas y el problema del grupo de chat

La mayoría de los clubes funciona con un grupo de chat que se volvió inutilizable: seiscientos miembros, propuestas de salida enterradas bajo fotos y ninguna forma de que un recién llegado sepa qué pasa el domingo. Deja el chat para la charla y lleva la información operativa a un lugar donde se pueda encontrar.

• Un calendario de salidas con dificultad, distancia, desnivel, ritmo, guía y punto de encuentro en cada entrada, publicado con un mes de anticipación. La confirmación de asistencia y el control de asistencia te dan topes por grupo y una lista para el guía de quiénes van a ir.
• Una página de estado de los senderos (abierto, cerrado, obras en curso), actualizada por los responsables de cuadrilla y enlazada desde todos lados.
• Alertas rápidas de cierres y cancelaciones por notificación push, porque esas decisiones se toman dos horas antes de la salida.
• Un correo mensual con lo que se construyó, lo que está planificado y un enlace para asociarse, para que los colaboradores vean el resultado de su dinero.

El plan de comunicación del club tiene una plantilla para ese ritmo, y cómo escribir un boletín del club cubre la actualización mensual que mantiene a los colaboradores conectados con la tierra que están pagando.

Un solo lugar para los senderos, las salidas y los turnos

La administración aquí es poco común: no hay calendario de partidos ni tabla de posiciones, pero sí una lista de turnos de trabajo con horas registradas, un calendario de salidas clasificadas con topes y guías, inscripciones a eventos y listas de espera, un registro de incidentes, un fondo de senderos con donantes a quienes agradecer y un reporte trimestral que espera tu administrador del terreno. Es mucho para sostener en una planilla y un hilo de chat. ClubHelix lo reúne en un solo lugar, con la lista de turnos de voluntarios para las jornadas de trabajo y los auxiliares de los eventos, eventos con confirmación de asistencia y topes para las salidas, los días de shuttle y los enduros, donaciones para el fondo de senderos y el registro de incidentes para el registro que esperas no necesitar nunca. El mountain bike está dentro de nuestra página de software de gestión para clubes de ciclismo, que muestra cómo encajan las salidas, los turnos y las afiliaciones.

Hay un plan Free para empezar y los precios están publicados, no se cotizan a pedido. La mayoría de los clubes tiene un sitio real funcionando (página para asociarse, calendario de salidas, estado de los senderos, lista de turnos de trabajo) en una tarde. Crea el sitio de tu club y dales a los responsables de cuadrilla un lugar donde registrar las horas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se consigue permiso para construir senderos de mountain bike?

Identifica al organismo que administra el terreno, no al que es dueño, y negocia un acuerdo por escrito que cubra el alcance, las obras aprobadas, el estándar de construcción, el seguro, la señalización y los reportes. Espera un proceso de evaluación para los senderos nuevos y para cualquier remoción de suelo, y espera que lleve meses.

¿Cómo debería clasificar sus salidas un club de mountain bike?

Publica cuatro datos de cada salida (la dificultad más alta del recorrido, la distancia, el desnivel total y el ritmo), más una línea clara sobre los reagrupamientos y sobre si alguien puede quedar atrás. Limita los grupos a entre ocho y diez ciclistas por guía y arma un segundo grupo en lugar de uno grande.

¿Los clubes de mountain bike necesitan seguro para construir senderos?

Los administradores del terreno suelen exigir un seguro de responsabilidad civil antes de aprobar obras, y normalmente se obtiene a través de la afiliación a un organismo rector. Verifica específicamente que la póliza cubra a los voluntarios que hacen trabajos de construcción y usan herramientas eléctricas, no solo la actividad de pedalear, y confirma la situación con tu aseguradora.

¿Cómo recaudan dinero para los senderos los clubes de mountain bike?

La mayoría combina un aporte para senderos por socio, donaciones ligadas a algo concreto como un metro de sendero o un día de maquinaria, empresas que financian un sendero con su nombre, excedentes de eventos y subsidios. Las horas de voluntariado registradas cuentan como aporte en especie en la mayoría de las solicitudes, y por eso importa el registro de mantenimiento.

¿Cuál es la mejor forma de organizar una jornada de trabajo en los senderos?

Publica tareas concretas con el tiempo estimado y el nivel de habilidad en lugar de un pedido de ayuda general, haz una inducción a los voluntarios nuevos sobre herramientas y diseño de senderos, separa el trabajo pesado de las tareas de iniciación, registra las horas por sendero, termina a la hora que dijiste y dales de comer a todos.

Sigue leyendo: cómo organizar una jornada de trabajo voluntario para el formato que mantiene llenas las jornadas en los senderos, y cómo gestionar un club de ciclismo si tu club también sale a la ruta.