Funções e responsabilidades da diretoria de uma associação estudantil

Sete pessoas foram eleitas na assembleia geral. Na terceira semana do novo ano letivo, duas pararam de responder, o tesoureiro descobriu que o dinheiro da associação está numa conta que só o presidente do ano passado consegue abrir, e o presidente está desenhando cartazes, reservando salas, mantendo a lista de inscritos e respondendo à caixa de entrada sozinho. Nada deu errado formalmente ainda. Tudo está prestes a dar.

A diretoria de uma associação estudantil é uma organização incomum: todos são voluntários, a maioria nunca fez o trabalho antes, toda a liderança muda a cada doze meses e a quinzena mais movimentada sempre cai num prazo de avaliações. Títulos copiados de um modelo de estatuto não sobrevivem a isso. O que sobrevive é uma descrição escrita do que cada função faz, quando faz e o que passa a quem vem depois.

Este guia vai função por função (presidente, secretário, tesoureiro, eventos, divulgação, bem-estar e representante dos calouros), com o trabalho real, uma estimativa honesta de horas por semana, o modo de falha a vigiar e o que cada um deve na passagem de cargo. Um modelo de descrição de cargo de uma página, perto do fim, leva cerca de dez minutos por função para ser preenchido.

Descubra os trabalhos antes de discutir os títulos

A maioria das diretorias herda a estrutura em vez de escolhê-la, e é por isso que tantas associações têm um responsável por divulgação para o qual ninguém quer se candidatar e um vice-presidente que ninguém sabe descrever. A solução é uma auditoria de tarefas de quarenta minutos na primeira reunião.

Ponha na mesa todas as tarefas que a diretoria do ano passado realmente fez, uma por linha. Não "organizar eventos", mas "reservar a sala", "escrever a avaliação de riscos", "desenhar o cartaz", "receber o dinheiro na porta", "cobrar a nota do bufê", "publicar as fotos". Uma associação que faz um encontro social quinzenal, um jantar formal e uma noite de carreiras vai gerar de sessenta a oitenta linhas. Agrupe-as, ponha uma estimativa honesta de horas em cada grupo e só então discuta quem se chama como.

Dois testes dizem se uma função é real: você consegue citar três coisas que ela faz numa semana média, e existe algo que simplesmente não aconteceria se ela estivesse vaga? Uma função que falha nos dois é uma cadeira, não um trabalho, e quem for eleito para ela se desengaja na sexta semana.

Essas são médias durante o período. Toda função tem semanas com o triplo do seu número (um tesoureiro na semana do baile, um responsável por divulgação na semana da feira de entidades), que é exatamente o motivo pelo qual precisam ser pessoas diferentes, e o motivo pelo qual uma "diretoria" de duas pessoas desmorona na primeira vez que as duas têm prova.

A sua entidade estudantil também vai impor uma forma à diretoria. As regras de filiação dela são o piso, não o teto.

A maioria dos diretórios e associações estudantis mantém um escritório de clubes e associações com um padrão escrito de filiação, e ele costuma especificar uma diretoria mínima: presidente, secretário e tesoureiro, no mínimo, todos estudantes atualmente matriculados, e muitas vezes uma regra de que ninguém acumule dois desses três cargos. Espere também um número mínimo de sócios, com a maioria exigindo que seja estudante da universidade. É no lado burocrático que as associações tropeçam. Depois de cada assembleia geral, pedirão que você registre uma lista atualizada da diretoria, normalmente dentro de um prazo de poucos dias, junto com as atas e uma cópia atual do estatuto. Perder esse registro tem consequências imediatas e práticas: seu pedido de apoio financeiro fica inelegível, sua barraca na feira de entidades do início do ano pode ser retirada e o seu tesoureiro não pode ser incluído como signatário. Muitas entidades exigem também que o tesoureiro, e às vezes o presidente, conclua uma breve orientação de finanças ou governança antes que a associação possa sacar recursos. Isto é informação geral: o manual de clubes da sua entidade é a autoridade, então leia-o na primeira semana, não na décima.

Escreva essas exigências diretamente nas suas descrições de cargo, com datas. A forma mais comum de uma associação perder uma rodada de apoio ou uma barraca na feira de entidades do início do ano não é má conduta: é um formulário pedindo os dados atuais dos dirigentes que ficou sem resposta enquanto todos presumiam que o secretário estava cuidando.

Os três centrais: presidente, secretário e tesoureiro

Esses três carregam as obrigações da associação: as relações, o registro e o dinheiro. Todo o resto de uma diretoria é execução. Quase todo padrão de filiação espera que os três existam, que sejam estudantes atualmente matriculados e que sejam três pessoas diferentes.

Presidente: um trabalho que consiste sobretudo em pedir às pessoas

O trabalho real do presidente não é presidir reuniões, embora ele faça isso. É manter as relações da associação (com a entidade estudantil, o departamento, locais e patrocinadores) e ser a pessoa que pede. Pede a um sócio que organize a noite de perguntas e respostas. Pede a um aluno do segundo ano que acompanhe o tesoureiro. Pede ao responsável por eventos, com gentileza, se o roteiro já existe.

Um presidente que faz o trabalho em vez de distribuí-lo não é um herói, é um ponto único de falha, e o sintoma é uma diretoria onde toda tarefa passa por uma única caixa de entrada. Três hábitos evitam isso: uma reunião de diretoria de quarenta e cinco minutos a cada quinze dias, com a pauta enviada dois dias antes; uma rodada fixa em que cada responsável diz em que está travado; e uma regra pessoal de um pedido por semana: um trabalho específico, oferecido a um sócio específico, numa mensagem que diz por que você pensou nele. A sucessão também pertence a esta função e começa no primeiro mês: escolha prováveis sucessores para os três cargos centrais até a metade do ano, dê a eles algo real para tocar e diga que acha que poderiam fazer o trabalho. As associações raramente se desfazem por falta de interesse; desfazem-se porque ninguém foi convidado. A visão ao longo do ano de como administrar uma associação estudantil mostra onde a atenção do presidente precisa estar em cada parte do calendário.

Tempo: 3–5 horas por semana, mais perto da filiação, da feira de entidades e da assembleia. Modo de falha: virar o gargalo, com todos os logins, contatos e decisões numa única pessoa. Deve na passagem de cargo: contatos, o calendário do ano com o que funcionou, conversas em andamento sobre apoios e patrocínios.

Secretário: a memória da associação

O secretário é a razão pela qual uma associação sabe o que decidiu. O trabalho é pautas, atas em até setenta e duas horas, a guarda do estatuto, o cadastro de sócios e um único calendário de prazos cobrindo filiação, rodadas de financiamento, janelas de reserva de salas, prazos de convocação da assembleia e datas de relatórios.

Duas práticas merecem insistência. Primeiro, o e-mail da associação fica em um endereço de função que a diretoria controla, nunca em uma conta pessoal; do contrário, um secretário que se forma leva consigo três anos de correspondência, e o patrocinador que escreve durante as férias não recebe resposta. Segundo, as atas registram decisões, não conversa: a moção, quem a propôs, o resultado e cada ação com nome e data. Uma página disso vale mais do que seis de narrativa, e é o documento que a sua entidade estudantil pede para ver; um modelo de ata de reunião leva você a um formato utilizável de primeira. Manter reuniões, moções e resoluções no sistema da própria associação, e não no drive de um único estudante, é o que faz o registro sobreviver à pessoa, o que importa aqui mais do que em qualquer outro tipo de clube.

Tempo: 2–4 horas por semana. Modo de falha: a caixa de entrada e o drive pessoais; três anos de história indo embora com um formando. Deve na passagem de cargo: o cadastro, o arquivo de atas, o estatuto, o calendário de prazos e todos os logins.

Tesoureiro: a função com trilha de auditoria

O tesoureiro é o único membro da diretoria cujo trabalho é examinado por pessoas de fora. O dinheiro entra de mensalidades, venda de ingressos, apoios financeiros e patrocínio; sai para locais, bufês, gráficas e reembolsos; e alguém, em algum momento, vai pedir a conciliação.

Quatro regras fazem a maior parte do trabalho. Concilie todo mês, numa data fixa, e não em pânico na semana anterior à assembleia. Nunca deixe uma mesma pessoa aprovar e pagar: membros diferentes da diretoria devem fazer cada coisa, e esse único controle evita a maioria dos desastres financeiros de associações, inclusive os honestos. Reembolse mediante recibos, em um prazo interno publicado, para que os sócios parem de adiantar dinheiro que não têm. E mantenha uma linha de orçado versus realizado por evento, porque "achamos que a noite de perguntas e respostas deu lucro" não é um fato e não sobrevive às perguntas de uma comissão de apoios. Nosso modelo de orçamento para associações estudantis traz uma visão de caixa período a período feita para exatamente isso.

O lugar onde o dinheiro fica fisicamente varia. Algumas entidades estudantis guardam os recursos das associações de forma centralizada e pagam fornecedores em seu nome; outras esperam que a associação tenha a própria conta bancária com dois signatários, ambos estudantes atuais, trocados no banco em poucos dias depois da assembleia. Descubra qual é o seu caso antes do primeiro evento, porque a resposta muda todo o seu processo de reembolso. Os apoios das entidades quase sempre vêm com uma prestação de contas: um breve relatório e a comprovação dos gastos, devidos semanas depois da atividade. As associações perdem a rodada seguinte muito mais por uma prestação de contas perdida do que por um pedido fraco, então marque na agenda a data da prestação de contas no dia em que o apoio for aprovado. A forma jurídica importa quando os números crescem. Uma associação pequena costuma ser um clube sem personalidade jurídica sob o guarda-chuva da entidade; uma associação que guarda dinheiro de verdade (um grande baile, um estoque de equipamentos, um patrocínio contínuo) muitas vezes se sai melhor constituída juridicamente, o que traz responsabilidade limitada e também deveres anuais de prestação de informações. O registro para tributos sobre vendas é uma questão separada, que depende de limites de faturamento, e a maioria das associações estudantis fica bem abaixo deles. Ambos são informações gerais, não aconselhamento: confira com o escritório de clubes da sua entidade e, passado certo tamanho, com um contador.

Tempo: 2–3 horas por semana, seis ou mais perto de um grande evento ou de uma prestação de contas. Modo de falha: uma só pessoa aprovando e pagando; uma caixa de sapatos com recibos conciliada na semana anterior à assembleia. Deve na passagem de cargo: acessos, a conciliação até a data, dívidas e faturas em aberto, condições de apoios ainda em vigor e o fundo de caixa.

Dê a cada função o seu acesso, não uma senha compartilhada

A coisa mais danosa que as diretorias estudantis fazem é compartilhar um único login. Parece eficiente na primeira semana e vira crise no momento em que a pessoa que o criou se forma: o e-mail de recuperação é um endereço desativado da universidade, ninguém lembra a resposta da pergunta de segurança e ninguém sabe dizer quem apagou a lista de sócios.

Associe as funções a contas individuais, com as permissões ligadas ao cargo e não à pessoa: o tesoureiro precisa de pagamentos e relatórios, o responsável por divulgação precisa do site e da lista de e-mails, mas não tem nada a fazer com registros financeiros, o responsável por bem-estar pode precisar dos dados de contato, mas não do histórico de pagamentos, e um membro da diretoria geral que toca um projeto precisa só desse projeto. Quando alguém sai, você revoga uma conta em vez de trocar uma senha que metade da diretoria anotou. É para isso que servem as funções e permissões: a passagem de cargo vira a transferência do cargo, e o registro de auditoria mostra quem mudou o quê.

As funções de execução: eventos, divulgação, bem-estar e representante dos calouros

Responsável por eventos

É dono do calendário e do roteiro. Numa semana média: confirmar a próxima reserva, cobrar um fornecedor, publicar um anúncio, conferir o número de ingressos contra a linha de equilíbrio. Na quinzena anterior a um grande evento, este é o trabalho mais pesado da diretoria, e por isso o responsável por eventos deve conduzir o processo e delegar turnos, e não carregar sozinho as mesas de cavalete às 8 da manhã. Insista em três artefatos por evento: um orçamento com um número de equilíbrio, um roteiro com horários e nomes, e um balanço de quinze minutos registrado por escrito em até dois dias. O balanço é o que transforma uma boa noite em algo repetível.

Responsável por divulgação

É dono de como a associação soa: um e-mail ou boletim por semana, algumas publicações nos canais que os seus sócios realmente usam, a agenda no site da própria associação e as fotos depois. A armadilha é tratar uma página de rede social como o lar da associação: você não é dono desse público, o alcance é imprevisível e nada disso sobrevive a uma passagem de cargo. Metas concretas para uma associação de 120 sócios: taxa de abertura de e-mail acima de 40 por cento e um conjunto de fotos publicado em até 48 horas depois de cada evento. As duas ficam muito mais fáceis quando o cadastro de sócios e a lista de e-mails são a mesma lista.

Responsável por bem-estar e inclusão

O responsável por bem-estar não é um conselheiro e nunca deve ser apresentado como tal. A função é tornar fácil pertencer à associação e saber para onde encaminhar as pessoas: uma pergunta sobre alimentação e acessibilidade em toda inscrição de evento, pelo menos uma opção sem álcool por período, um contato discreto com o sócio que veio uma vez e nunca voltou e uma pessoa de contato identificada quando algo dá errado num evento. Nosso guia sobre bem-estar e inclusão em associações estudantis aprofunda o assunto.

Duas coisas valem ser acertadas cedo. Se a sua associação faz qualquer coisa que envolva menores de 18 anos (uma visita a escolas, um programa júnior, uma barraca no dia aberto de uma escola), os membros da diretoria envolvidos normalmente precisarão de uma verificação de antecedentes ou de aptidão para trabalhar com crianças. O processamento leva semanas, então comece antes de se comprometer com a atividade e confirme com a sua entidade estudantil quando isso se aplica. Segundo, conheça seus pontos de encaminhamento antes de precisar deles. Todo campus tem um serviço de aconselhamento, um serviço de defesa ou bem-estar estudantil e uma linha de crise fora do horário comercial. Coloque esses três contatos numa nota compartilhada que toda a diretoria alcance em trinta segundos e coloque-os no pé da sua página de bem-estar. O trabalho do responsável por bem-estar num momento difícil é ficar com a pessoa, ouvir e ligá-la ao serviço, não diagnosticar nem carregar isso sozinho depois. Faça um balanço com o presidente no mesmo dia. Combine também um processo de conduta simples antes de precisar dele: a quem vai uma queixa quando envolve um membro da diretoria e o que acontece depois. Escrever isso em tempo bom é um trabalho de quinze minutos que poupa uma quinzena feia.

Representante dos calouros

A função de maior retorno na maioria das diretorias e a mais frequentemente pulada. O trabalho todo é que os novos sócios se conheçam nas primeiras seis semanas: um evento de baixa pressão, só para calouros, por período, uma mensagem pessoal a cada inscrito que ainda não foi a nada e um relato honesto à diretoria sobre como a associação parece vista de fora. Costumam ser também o seu próximo secretário ou responsável por eventos.

Qual deve ser o tamanho da diretoria?

Cinco é o mínimo prático, de sete a nove é o ponto ideal, e acima de doze você está fazendo uma reunião sobre a reunião. Dimensione-a pelos trabalhos reais da sua auditoria, mais dois ou três membros gerais que cuidam cada um de um projeto identificado, e não de uma cadeira vaga.

Dois hábitos estruturais importam mais do que o tamanho. A regra da reserva dupla: todo cargo crítico tem um suplente identificado, de preferência um ano abaixo, que acompanha o trabalho e poderia cobrir uma ausência de quinze dias; esse é o seu plano de sucessão, e não custa nada. E os grandes projetos recebem subcomissões, não novos títulos de dirigente: o jantar formal precisa de um grupo de trabalho de cinco pessoas por quatro meses, não de um "responsável pelo baile" permanente sem nada para fazer no resto do ano.

Acima de tudo, pare de tratar a diretoria como as únicas pessoas que trabalham. Uma associação de 150 sócios não tem nove mãos dispostas: tem quarenta pessoas que fariam um turno de duas horas se lhes pedissem de forma específica e lhes dessem um horário, um lugar e um trabalho em uma frase. Publicar turnos e deixar os sócios reservá-los, com uma escala de voluntários em vez de um apelo num grupo de mensagens, costuma dobrar a ajuda que uma diretoria recebe, e é o terreno de recrutamento mais confiável para a diretoria do ano que vem. Nosso guia sobre como recrutar voluntários cobre o próprio pedido.

A descrição de cargo de uma página

Preencha isto para cada cargo na primeira reunião. É o que você circula antes de abrir as candidaturas, e é a melhor defesa contra a conversa do tipo "eu não sabia que isso era trabalho meu" na nona semana.

Cargo: Tesoureiro Responde a: A diretoria, por meio do presidente Mandato: Um ano, a partir da assembleia

Finalidade em uma frase: Manter a associação solvente, gastar o dinheiro dela corretamente e ser capaz de provar as duas coisas.

O trabalho, semana a semana: Processar reembolsos mediante recibos. Depositar as receitas dos eventos. Manter o orçado versus realizado de cada evento. Responder às dúvidas de pagamento dos sócios. O trabalho, todo mês: Conciliar as contas na primeira segunda-feira. Apresentar à diretoria um quadro de uma página. O trabalho, uma vez por ano: Montar o orçamento anual. Preparar as demonstrações financeiras anuais para a assembleia. Enviar pedidos de apoio financeiro e suas prestações de contas. Fazer a passagem de cargo.

Tempo: 2–3 horas por semana; mais de 6 em semanas de evento e de prestação de contas. Decisões que pode tomar sozinho: Gastos já previstos no orçamento aprovado, abaixo do limite combinado. Decisões que não pode tomar sozinho: Qualquer pagamento que ele mesmo aprovou. Qualquer compromisso acima do limite. Qualquer coisa que altere mensalidades. Habilidades necessárias no primeiro dia: Nenhuma. Uma planilha, um calendário e a disposição de perguntar. Deve passar adiante: Alterações de acesso e de signatários, a conciliação até a data, faturas e dívidas em aberto, condições de apoios em vigor, o fundo de caixa.

Adapte o mesmo molde a todos os cargos: o modelo de descrição de cargo de voluntário traz uma versão de uso geral para começar, e o guia de funções da diretoria do clube é uma comparação útil quando uma associação já cresceu até se tornar algo mais próximo de um clube comunitário.

O que cada função deve na passagem de cargo

A passagem de cargo não é um café. É uma transferência de ativos, e cada função guarda ativos diferentes.

Faça isso numa reunião de duas horas na quinzena seguinte à assembleia, com a diretoria que sai e a que entra na mesma sala, percorrendo a lista de cada função, e depois registre por escrito. A lista de verificação de passagem de cargo da associação estudantil é a versão longa, e o guia de assembleia e eleições cobre como colocar pessoas nesses cargos em primeiro lugar.

Perguntas frequentes

O que um presidente de associação estudantil realmente faz?

O presidente preside reuniões, mantém as relações da associação com a entidade estudantil e com parceiros externos e, o mais importante, distribui o trabalho em vez de fazê-lo. Na prática são de três a cinco horas por semana: uma reunião de diretoria a cada quinze dias, um breve contato com cada responsável e o hábito constante de pedir pessoalmente aos sócios que assumam trabalhos específicos. Um presidente que desenha cartazes à meia-noite está fazendo o trabalho errado, e a associação sente isso na assembleia, quando ninguém se candidata para substituí-lo.

Quantas pessoas deve ter a diretoria de uma associação estudantil?

Cinco é o mínimo viável, de sete a nove serve à maioria das associações e, acima de uns doze, as reuniões ficam mais lentas sem que se faça mais. Dimensione a diretoria pelos trabalhos reais que a sua auditoria de tarefas produziu e depois acrescente dois ou três membros gerais que cuidam cada um de um projeto identificado. O tamanho da diretoria não é o tamanho da força de trabalho: uma associação saudável de 150 sócios deve ter trinta ou quarenta pessoas fazendo um turno escalado cada uma ao longo do ano.

A mesma pessoa pode ser secretária e tesoureira?

Muitos estatutos permitem, a sua entidade estudantil pode proibir de vez e, em qualquer caso, é uma má ideia. Juntar as duas coloca o registro e o dinheiro em um único par de mãos e elimina a separação que protege tanto a associação quanto a pessoa que guarda o dinheiro. Se a sua diretoria é realmente pequena demais para separá-las, faça de um terceiro membro o segundo aprovador de todo pagamento e peça que o presidente assine em conjunto a conciliação mensal.

Os membros da diretoria respondem pessoalmente pelas dívidas da associação?

Depende inteiramente da forma jurídica da sua associação, e é uma das poucas áreas em que a diretoria deve acertar isso antes de assinar qualquer coisa. O quadro geral é que, se a associação não é uma entidade jurídica separada, as pessoas que assinam contratos podem ficar expostas pessoalmente, e é por isso que você nunca deve assinar um contrato de local ou um sinal grande em seu próprio nome se houver uma via institucional disponível.

Uma associação pequena que opera sob uma entidade estudantil costuma ser um clube sem personalidade jurídica própria. Na prática, isso significa que o contrato é com as pessoas que o assinaram, os dois membros da diretoria cujos nomes estão na reserva do local, e não "a associação". Muitas entidades reduzem bastante essa exposição ao contratar em nome das associações ou ao assinar em conjunto qualquer coisa acima de determinado valor. Use essa via sempre que ela existir, aceite a semana extra que ela leva e nunca assine o sinal de um local nem a locação de um equipamento em seu próprio nome porque foi mais rápido. A filiação costuma trazer seguro de responsabilidade civil para atividades aprovadas, o que vale a pena ter e não é a mesma coisa que responsabilidade limitada: ele responde a alguém que se machucou, não a uma dívida que a associação não consegue pagar quando um evento com ingressos vende menos do que o previsto. Constituir-se juridicamente cria uma pessoa jurídica separada, limita a responsabilidade dos sócios e permite que a associação tenha bens em seu próprio nome, ao custo de prestação de informações anual, um estatuto adequado e deveres reais dos dirigentes. Vale a pena quando o baile, o estoque de equipamentos ou a receita de patrocínio ficam sérios e é exagero para uma associação com saldo pequeno e um encontro social quinzenal. Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico: confira com o escritório de clubes da sua entidade e, passado certo tamanho, com um profissional.

O que fazer quando um membro da diretoria some no meio do ano?

Pergunte uma vez, com gentileza e em particular, porque a causa costuma ser a carga de avaliações ou algo mais difícil, e não indiferença. Se a pessoa não puder continuar, a maioria dos estatutos permite que a diretoria preencha uma vaga eventual por nomeação até a próxima assembleia; confira a redação das suas próprias regras. Depois faça a parte de que todos se esquecem: revogue os acessos dela, reatribua o cargo direito e verifique se algo ficava só com ela, como uma relação com um fornecedor ou o login da lista de e-mails.

Onde o ClubHelix entra

Uma diretoria que muda a cada doze meses precisa que seus registros vivam em outro lugar que não o notebook de um estudante que se forma. O ClubHelix dá a uma associação um só lugar para cadastro de sócios, inscrições pagas, eventos, lista de e-mails e registro de reuniões, com cargos da diretoria que carregam suas próprias permissões, de modo que a passagem de cargo é a transferência de uma função, e não de uma senha compartilhada, e reuniões e resoluções ficam com a associação, e não com o secretário. As escalas espalham a carga para além da diretoria, e o registro de auditoria diz à próxima diretoria quem mudou o quê. Veja os preços para saber o que cada plano inclui no tamanho da sua associação, ou comece por um modelo de site pronto e tenha um site da associação funcionando antes da sua próxima reunião.