Como administrar um clube de curling

Quinta-feira, nove e vinte da noite. O turno tardio está no quarto end, oito pistas estão em jogo e, no andar de cima, os vencedores do primeiro turno pagam uma bebida aos perdedores, porque essa é a regra e sempre foi. Entre a última pedra e o fechamento, o clube vai faturar no balcão mais do que uma noite inteira de taxas de liga. Isso não é uma curiosidade. É o modelo de negócio, e a diretoria que se esquece disso passa três anos tentando entender por que a conta do gelo sempre cresce mais que a receita.

Clubes de curling são uma espécie realmente incomum: metade entidade de competição, metade clube social com bar licenciado, com uma operação técnica de preparo do gelo acoplada em que a maioria dos sócios nunca pensa. O esporte em si é organizado e tolerante: uma tabela fixa, o mesmo horário toda semana, equipes que ficam juntas por anos e uma cultura que acolhe quem chega mais rápido que quase qualquer outro esporte. Mas a administração por trás é real. Alguém monta a tabela. Alguém encontra um quarto jogador quando o capitão (o skip) viaja. Alguém descobre se o bonspiel deu lucro ou deu prejuízo com elegância.

Este guia é para os voluntários que fazem esse trabalho: quem monta a tabela, quem coordena os reservas, quem gerencia o bar, o tesoureiro e quem herdou o e-mail do clube. Ele mostra como montar a tabela das ligas e distribuir as pistas, manter uma lista de reservas que realmente responde, transformar as noites de iniciação em equipes completas e tratar os bonspiels e o bar como o motor de financiamento que eles de fato são.

Que tipo de clube de curling é o seu?

A maior bifurcação do caminho é se o clube controla o próprio gelo ou não. Isso muda os custos, o calendário, a cultura e a captação de recursos.

Nenhum é melhor. São negócios diferentes. Uma instalação própria tem mais fontes de receita e um problema permanente de investimento; um clube em arena quase não tem risco de investimento e quase não tem receita social, o que significa que a captação de recursos precisa ser mais planejada. Saiba qual é o seu caso antes de copiar a estrutura de taxas de outro clube.

O tipo de clube que você administra depende muito de onde você está. Onde o curling é popular, muitos clubes têm instalações próprias, com pistas, salão e bar; onde o esporte é pequeno, o curling costuma acontecer em arenas, em blocos de gelo alugado ao lado do hóquei e da patinação. Os clubes geralmente se filiam à entidade nacional ou regional e se constituem como associação sem fins lucrativos. Um clube em arena leva e recolhe as pedras, trabalha com um gelo preparado para outro esporte e disputa horários, mas o custo de entrada é muito baixo, então a energia do clube vai para atrair e manter sócios, e não para um fundo de substituição de equipamentos.

A tabela: ligas, pistas e a lista de reservas

Uma tabela com a qual as pessoas conseguem planejar a vida

A tabela é o seu produto. Os jogadores se comprometem com uma noite pela temporada inteira, e a qualidade da sua programação é julgada por três coisas: foi publicada cedo, foi justa e não mudou.

Decisões a tomar antes de montá-la:

• Ligas por noite e por tipo. Aberta, feminina, masculina, mista, duplas, juvenil e uma liga diurna, que muitas vezes é o grupo mais fiel. Duas ligas saudáveis valem mais que quatro esvaziadas.
• Turnos por noite. Com oito pistas e dezesseis equipes, você faz dois turnos, cedo e tarde. Com quatro pistas e doze equipes, faz três turnos ou um rodízio de folgas.
• Formato. Todos contra todos, duas metades com novo ranqueamento no meio ou uma temporada com fase final e um torneio de consolação. O novo ranqueamento mantém os jogos equilibrados e evita que as equipes mais fracas percam toda semana.
• Pontos. Dois pela vitória e um pelo empate é o padrão; defina os critérios de desempate com antecedência (confronto direto, depois ends vencidos, depois pedras pontuadas) e publique-os antes que alguém precise deles.
• Duração. Oito ends ou seis, e uma regra de sinal ou de relógio para que o turno tardio comece mesmo no horário.

Distribuição das pistas, e por que importa mais do que parece

Qualquer jogador de curling vai dizer que a pista um e a pista oito são bichos diferentes: as bordas, a trajetória, o jeito como o gelo recebe a pulverização perto das laterais. Se a mesma equipe cai na mesma pista toda semana, ela ganha uma vantagem real, e todo mundo sabe. Faça o rodízio das pistas de forma planejada ao longo da tabela, publique o rodízio junto com a programação e avise a equipe do gelo quais pistas serão usadas e quando, para que a raspagem e a pulverização acompanhem a sua tabela.

Publique tudo em um lugar que os sócios consigam ver no celular, no trabalho, numa terça-feira. Uma página de competições e jogos no seu próprio site, com a tabela, a classificação e os resultados, é melhor que uma planilha enviada por e-mail toda semana e uma folha colada no mural, e permite que quem faltou a uma semana veja a classificação sem perguntar a ninguém. Se você vai montar uma tabela do zero, como montar uma tabela de jogos mostra a mecânica.

A lista de reservas que realmente responde

Todo clube de curling tem uma lista de reservas. A maioria é um documento de quatro temporadas atrás com três telefones desligados. Um sistema de reservas que funciona tem quatro partes:

1. Um cadastro vivo. Nome, posições preferidas, noites disponíveis, nível aproximado de jogo, forma de contato e se a pessoa é sócia do clube. Deixe os sócios atualizarem a própria ficha, em vez de mandarem e-mail ao coordenador.
2. Um protocolo. Quem contata os reservas: o capitão ou um coordenador de reservas? A maioria dos clubes decide que o capitão contata a lista diretamente, e o coordenador entra nas noites difíceis. Diga qual é, por escrito.
3. Regras com força. Quantos reservas uma equipe pode usar, se um reserva pode ser capitão, se um reserva paga alguma coisa e, a que sempre dá problema, a regra de elegibilidade para a fase final. Uma abordagem comum é exigir que o reserva tenha jogado um número mínimo definido de partidas por aquela equipe para poder jogar a fase final. Escreva isso antes de precisar.
4. Um canal rápido. A caça ao reserva acontece entre cinco e sete da noite, e o e-mail é inútil nessa janela. Uma mensagem em grupo para os reservas disponíveis naquela noite é a ferramenta que funciona: mensagens por SMS para uma lista filtrada trazem uma resposta em dez minutos, em vez de três ligações sem resposta.

Trate os seus reservas como futuros sócios, não como um serviço. Alguém que joga como reserva quatro vezes na temporada e gosta é o recrutamento mais fácil para uma equipe completa que você vai ter, então garanta que alguém converse com essa pessoa no andar de cima depois do jogo.

Os esportes no gelo têm uma particularidade estrutural que os esportes ao ar livre não têm: a temporada é definida por equipamentos e por um calendário, e não pelo clima, o que significa que cada hora é planejada, paga e, se não for usada, desperdiçada.

Turmas de iniciação ao curling e equipamentos

A sessão de duas horas que recruta

O curling converte iniciantes melhor que quase qualquer esporte, porque alguém que nunca jogou consegue disputar um end de verdade em menos de uma hora. O formato que funciona é o mesmo em vários clubes:

A última linha é o objetivo de tudo. A sessão no gelo vende o esporte; os vinte minutos depois vendem o clube. Tenha uma pessoa (não um folheto) cuja função é sentar com os iniciantes, aprender os nomes deles e dizer exatamente em que noite os iniciantes jogam e como se inscrever.

O que o clube fornece

O curling tem uma barreira de equipamento maravilhosamente baixa, e os clubes devem explorar isso ao máximo na divulgação:

• O clube fornece pedras, vassouras, deslizadores, solas antiderrapantes e estabilizadores para iniciantes.
• Quem participa traz calçados limpos, de sola lisa, que nunca foram usados na rua, calças elásticas que permitam agachar em avanço e roupas em camadas.
• Ninguém precisa comprar nada para experimentar o esporte, e a maioria dos jogadores só compra os próprios calçados e a vassoura depois de uma temporada inteira.

Mantenha uma caixa de material do clube identificada, com solas antiderrapantes de vários tamanhos, alguns estabilizadores e cabeças de vassoura de reserva. Registre o conteúdo, confira no início da temporada e reserve no orçamento um pequeno valor anual para reposição: cabeças de vassoura gastas e solas rachadas são a coisa mais barata entre um iniciante e uma boa primeira noite.

Como levar um iniciante para uma equipe

É aqui que os clubes perdem gente. Um iniciante termina a noite de apresentação animado e descobre que as ligas são formadas por equipes montadas em 2019 que não têm vaga. Resolva isso de forma estrutural, com uma ou mais destas opções:

• Uma liga de iniciantes em uma ou duas pistas por seis ou oito semanas, com partidas mais curtas em um turno mais cedo.
• Uma noite de jogadores avulsos. Todos que não têm equipe aparecem, jogam uma partida mista e as equipes são formadas na hora, com um sócio fazendo a intermediação. Funciona, e é muito menos intimidador do que parece.
• Um caminho definido pelos reservas: jogar como reserva por uma temporada e ser o primeiro da fila quando uma equipe precisar de um jogador fixo.
• Uma regra de padrinho em uma das ligas, em que cada equipe leva um jogador mais novo e o clube reconhece isso publicamente.

Acompanhe quem foi a uma noite de apresentação, quem voltou e quem se associou. Até uma lista simples mostra se as suas noites de iniciação estão recrutando ou só entretendo. Para a abordagem mais ampla de trazer pessoas, como recrutar voluntários para o clube aplica o mesmo princípio às funções que mantêm o clube funcionando.

Bonspiels e o lado social que paga o gelo

O bonspiel é uma ação de captação com um esporte junto

O bonspiel (torneio aberto de curling) é o mais próximo que um clube de curling tem de um evento de receita controlável. As equipes se inscrevem, jogam um número garantido de partidas ao longo de um dia ou de um fim de semana, comem e bebem no local e voltam para casa felizes. Cada parte dessa frase é uma linha de receita.

Faça as contas antes de definir a taxa de inscrição. Considere uma taxa de inscrição E por equipe e T equipes:

• Receita = (E × T) + faturamento do bar + venda de refeições + rifa + qualquer patrocínio do evento.
• Custos = horas de gelo e tempo do preparador + alimentação + prêmios e troféus + impressão e materiais + árbitros ou ajuda contratada.
• Margem = o que sobra, que deve ser um número decidido com antecedência, e não uma surpresa.

A parte instrutiva é de onde a margem realmente vem. As taxas de inscrição normalmente cobrem o gelo, os prêmios e a alimentação, e sobra muito pouco. O bar, as refeições e a rifa são a captação de recursos. Ou seja, as duas decisões que mais afetam o resultado são quanto tempo as pessoas ficam depois da última partida e se o bar está bem atendido quando elas ficam. Programe o último turno para que todos saiam do gelo em um horário sociável, faça a premiação em um lugar onde as pessoas tenham que passar pelo bar e escale os seus melhores voluntários para o balcão, não para a porta.

Receba as inscrições e o pagamento online pelo seu próprio sistema de eventos e ingressos, nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online, em vez de um formulário e uma transferência bancária, e publique a tabela onde as equipes consigam encontrá-la no celular. Isso elimina as duas dores de cabeça mais comuns do bonspiel: correr atrás de dinheiro na manhã do evento e imprimir a tabela quatro vezes porque uma equipe desistiu.

Um roteiro para o bonspiel

O bar, a licença e a escala

O lado social não é secundário. Em muitos clubes, ele é a diferença entre superávit e déficit, e merece tanta estrutura quanto a tabela.

Faça uma escala de verdade para o bar, com voluntários nomeados em turnos definidos, e não um apelo no fim da noite, e faça rodízio da função para que ela não caia sempre nas mesmas três pessoas. Escreva o procedimento de fechamento em um cartão plastificado atrás do balcão, em vez de confiar na memória: caixa conferido, máquina de cartão fechada, estoque anotado, torneiras e geladeiras resolvidas, portas e luzes.

As licenças de venda de bebidas e as obrigações de serviço responsável são regulamentadas e variam conforme o local. Trate o que vem a seguir como informação geral e confirme as exigências atuais com o órgão regulador ou com um profissional qualificado. Se o seu clube tem uma lanchonete ao lado do bar, como administrar a lanchonete do clube trata da parte da comida e da escala de voluntários.

A venda de bebidas alcoólicas é regulamentada localmente, e um clube geralmente precisa da licença ou autorização certa para a sua situação, com treinamento em serviço responsável para quem serve. As regras para bares de clubes, eventos pontuais e atendimento a quem não é sócio em um bonspiel aberto variam de um lugar para outro, então confirme a situação atual com o órgão de licenciamento onde fica o seu clube. Se você é um clube em arena, verifique se a licença do próprio local cobre você ou se o seu bonspiel precisa de uma autorização separada.

O gelo, os equipamentos e a pessoa que prepara tudo

Se o seu clube tem gelo próprio, o preparador de gelo é a pessoa mais importante do prédio e a mais sujeita a ser subestimada. O trabalho no gelo segue um ritmo (raspar, pulverizar, aparar) antes de cada turno, além de fazer e desfazer o gelo a cada temporada e da atenção constante à umidade e à temperatura. Seja a função remunerada ou voluntária, três coisas protegem o clube:

• Documente o processo. Configurações, programação, manias dos equipamentos, contatos dos fornecedores. Quando isso fica só na cabeça de uma pessoa, uma doença vira uma temporada cancelada.
• Treine um substituto. Duas pessoas capazes de preparar o gelo de um turno é o número mínimo para ter segurança.
• Reserve dinheiro para os equipamentos. Compressores, resfriadores e desumidificadores não duram para sempre. Divida o custo esperado de substituição pelos anos de vida útil restantes e guarde esse valor todo ano: é a linha menos popular do orçamento, e a que salva os clubes.

Os clubes em arena têm o problema oposto: vocês não controlam o gelo de forma alguma. Seja honesto sobre as expectativas com os novos sócios, chegue cedo o bastante para montar tudo, combine por escrito onde as pedras ficam guardadas e cuide bem da equipe de operação do rinque: na prática, são eles que decidem como vai ser a sua quinta-feira.

Associação, taxas e a composição do dinheiro

A maioria dos clubes cobra uma taxa de associação mais uma taxa por liga, o que mantém as contas honestas: a associação financia o clube, e as taxas de liga financiam o gelo que esses jogadores usam. Publique essa divisão para que um sócio que joga duas noites entenda por que paga mais que alguém que joga uma.

A composição da receita é onde o curling difere da maioria dos esportes. As taxas de associação e de liga raramente cobrem sozinhas uma instalação própria. O bar, as refeições, os bonspiels, o aluguel de gelo para grupos corporativos e reservas externas, e os patrocínios carregam o resto juntos. É por isso que o calendário social é uma estratégia financeira, e não um extra agradável, e por isso uma sede vazia depois do turno tardio deveria preocupar mais o tesoureiro que uma liga um pouco pequena. Monte o ano com o modelo de orçamento do clube e, se estiver revendo as taxas, quanto deve custar a associação ao clube analisa os prós e contras.

Os cargos de diretoria de que um clube de curling realmente precisa são específicos: quem monta a tabela, um coordenador de reservas, um responsável pelo gelo, um gerente do bar, um coordenador do bonspiel e um responsável pelos sócios, além dos habituais presidente, secretário e tesoureiro. Escreva uma breve descrição de cada cargo, faça uma transição de verdade no fim de cada temporada e nunca deixe a tabela e a lista de reservas na caixa de entrada da mesma pessoa sobrecarregada.

A tabela, os reservas e o bonspiel em um só lugar

A maior parte da administração de um clube de curling é programação e comunicação: publicar uma tabela, atualizar a classificação, encontrar um quarto jogador até as seis da tarde, receber inscrições do bonspiel sem correr atrás de dinheiro. O ClubHelix faz isso diretamente: competições para a tabela das ligas, os resultados e a classificação no seu próprio site, mensagens por SMS para a caça ao reserva que precisa de resposta hoje à noite, eventos e ingressos para inscrições do bonspiel pagas com antecedência (nos países onde o ClubHelix aceita pagamentos online) e reserva de espaços, para que a distribuição das pistas e os aluguéis externos de gelo fiquem em um único calendário.

Existe um plano gratuito, então um clube pode colocar a tabela de uma liga online e ver se o telefone para de tocar antes de assumir qualquer compromisso. Os planos são publicados, não passados sob consulta, e uma diretoria que reserva uma noite normalmente termina com um site do clube, uma lista de sócios e a tabela da temporada no ar. Crie o site do seu clube antes de o gelo ser feito, e deixe que o primeiro turno da temporada seja a prova.

Perguntas frequentes

Como montar a tabela de uma liga de curling?

Defina primeiro as ligas e as noites, depois quantos turnos por noite as suas pistas comportam e, então, o formato: todos contra todos, duas metades com novo ranqueamento ou uma temporada com fase final e um torneio de consolação. Alterne os turnos cedo e tarde para que nenhuma equipe fique presa ao horário tardio, faça rodízio das pistas porque elas se comportam de forma diferente e publique a metade inteira antes da primeira pedra, e não semana a semana.

Como um clube deve organizar a lista de reservas?

Mantenha um cadastro vivo, com posições, disponibilidade, nível e contatos, que os próprios sócios possam atualizar, e defina regras claras sobre quantos reservas uma equipe pode usar, se um reserva pode ser capitão e o que um reserva precisa fazer para poder jogar a fase final. Use um canal rápido, como uma mensagem em grupo, para a busca no mesmo dia, porque essa decisão acontece nas duas horas antes do turno.

De que equipamento um iniciante no curling precisa?

Quase nada. Os clubes fornecem pedras, vassouras, deslizadores, solas antiderrapantes e estabilizadores, e um iniciante só precisa de calçados limpos, de sola lisa, que não foram usados na rua, e de roupas que permitam agachar em avanço. A maioria dos jogadores só compra os próprios calçados e a vassoura depois de uma temporada inteira, o que faz do curling um dos esportes mais baratos de experimentar, e vale dizer isso em voz alta no seu material de divulgação.

Como os clubes de curling ganham dinheiro?

As taxas de associação e de liga financiam a base do clube, mas, nos clubes com instalação própria, o superávit costuma vir do lado social: o bar, as refeições, os bonspiels, o aluguel de gelo para terceiros e os patrocínios. É por isso que programar os turnos para que as pessoas fiquem depois e montar uma boa escala para o bar são decisões financeiras, e não sociais.

Como transformar participantes da iniciação em sócios das ligas?

Ofereça um próximo passo definido antes que eles saiam do prédio: uma liga de iniciantes, uma noite de jogadores avulsos em que as equipes são formadas na hora ou um caminho pelos reservas, com a promessa de prioridade para uma vaga fixa. A conversão acontece nos vinte minutos no andar de cima depois da sessão no gelo, então garanta que uma pessoa designada esteja lá para ter essa conversa, em vez de entregar um folheto.

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